Configurez et modifiez les messages programmés par défaut et personnalisés pour les invités

Découvrez comment configurer et modifier ces messages automatiques destinés à vos invités. Vous pouvez également traduire ces messages et les gérer par canal OTA.

Si vous souhaitez envoyer des notifications par défaut au contact de votre compte ou de votre hébergement, consultez Configurer et modifier les notifications par défaut pour le contact de l'hébergement et du compte (BETA).

Configurer les notifications par défaut

1. Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres. Cliquez ensuite sur Notifications par défaut.
   
   Si le menu contenant la section Notifications par défaut n'apparaît pas dans les Paramètres, cliquez sur la petite flèche orientée vers la gauche en haut à gauche de l'écran, au-dessus de Politiques.
2. En haut de la page, vous trouverez un menu déroulant avec les trois destinataires possibles : 
   • Invité
   • Contact de l'hébergement (personne renseignée dans les informations de contact de l'hébergement)
   • Contact du compte (personne renseignée dans les informations de contact du compte)
     Note : vous devez configurer votre notification par défaut pour tous les destinataires. Si vous n'avez qu'un seul hébergement, le contact de l'hébergement et le contact du compte sont généralement les mêmes ; vous pouvez donc les désactiver pour l'un des deux rôles.
3. Lorsque vous accédez à l'un des destinataires, vous pouvez sélectionner les éléments suivants :
   • La source de réservation pour laquelle vous souhaitez configurer la notification par défaut (Manuel & site Web, Airbnb, Vrbo, Expedia, Booking.com)
     Note : chaque canal peut nécessiter une configuration légèrement différente de la notification par défaut.
   • Les messages que vous souhaitez activer ou désactiver. 
     Note : utilisez le bouton situé à côté de la notification par défaut pour l'activer ou la désactiver pour un destinataire ou un canal donné.

Modifier le contenu de la notification par défaut

Une fois que vous avez cliqué sur l'icône en forme de crayon à côté d'une notification par défaut, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Une fois que vous avez terminé de modifier votre notification personnalisée, n'oubliez pas d'enregistrer vos modifications.

Découvrez comment configurer et modifier ces messages programmés destinés à vos invités. Vous pouvez également traduire ces messages et les gérer par canal OTA.

Si vous souhaitez envoyer des notifications par défaut au contact du compte ou de l'hébergement, consultez Configurer et modifier les notifications par défaut pour le contact de l'hébergement et du compte (BETA).

Configurer les messages programmés

Pour configurer des messages programmés, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Boite de réception.
2. Cliquez sur le bouton Automatiser, puis choisissez Messages programmés.
   
3. Vous verrez la liste des messages programmés déjà disponibles par défaut, ainsi que ceux que vous avez éventuellement créés. 
4. Vous pouvez activer ou désactiver un message programmé, modifier son contenu et sélectionner les Canaux sur lesquels le message sera envoyé.
5. Si vous souhaitez voir une version réelle de l'e-mail, cliquez sur Message test en bas de la page. Il sera envoyé à l'adresse e-mail du titulaire du compte principal, avec des données fictives au lieu des données réelles de réservation.

Modifier les messages programmés

Cliquez sur un message programmé, puis sur l'icône en forme de crayon à côté des sections modifiables. 

Vous pourrez effectuer les actions suivantes :

Si vous souhaitez envoyer des notifications personnalisées au contact de votre compte ou de votre hébergement, consultez Configurer et modifier les notifications personnalisées pour le contact de l'hébergement et du compte (BETA).

Créer des notifications personnalisées

Pour créer une notification personnalisée, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur Notifications personnalisées.
3. Cliquez sur le bouton vert Créer une notification.
   Note : le bouton se trouve en haut à droite de votre écran si vous avez déjà créé des notifications personnalisées.
   
4. Un modèle de notification vide s'affiche. Commencez par ajouter un Nom afin de pouvoir identifier facilement cette notification personnalisée si vous souhaitez la modifier ou la consulter plus tard. 
5. Définissez la Programmation du moment où la notification doit être envoyée en choisissant le nombre de jours avant/après l'arrivée, le départ ou la confirmation de la réservation de l'invité, ainsi que l'heure à laquelle vous souhaitez que la notification arrive. 
6. Créez le contenu du message à l'aide de l'éditeur de texte enrichi, qui vous permet d'insérer des images, des liens hypertexte, etc. Vous pouvez également utiliser ici des {{Messaging placeholders}} pour insérer des informations propres à une réservation ou à un hébergement. Retrouvez ici la liste des variables et leur utilisation.
7. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton envoyer un e-mail test. Cela génère un exemple de ce à quoi ressemble votre e-mail lorsqu'il est envoyé à un invité. L'e-mail test est envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du compte.
8. Définissez ensuite les conditions d'envoi de la notification personnalisée :
   
   • Choisissez les Destinataires :
     • l'Invité ;
     • le Contact de l'hébergement (les informations de contact définies dans la section Contact de l'hébergement) ;
     • le Contact du compte (les informations définies dans votre section Mon compte).
   • Choisissez les Canaux de réservation pour lesquels la notification personnalisée doit être envoyée. (Par exemple, Airbnb et Vrbo.)
   • Choisissez les Hébergements.

Modifier les notifications personnalisées

Une fois que vous avez créé une notification personnalisée, vous pouvez la modifier à tout moment. Pour modifier une notification :

1. Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur Notifications personnalisées.
3. Repérez la notification personnalisée que vous souhaitez modifier, cliquez sur les trois petits points à droite, puis sur Modifier.
   

Désactiver les notifications personnalisées

Pour désactiver une notification personnalisée que vous avez créée, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur Notifications personnalisées.
3. Cliquez sur le bouton pour désactiver une notification personnalisée active. Cliquez à nouveau dessus pour la réactiver.
   

Les messages programmés personnalisés sont des messages automatiques envoyés à vos invités en fonction des événements liés au temps décrits précédemment.

Pour envoyer un message personnalisé au contact du compte ou de l'hébergement, consultez Configurer et modifier les notifications personnalisées pour le contact de l'hébergement et du compte (BETA).

Configurer les messages programmés personnalisés

Pour créer un message programmé personnalisé, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Boite de réception.
2. Cliquez sur le bouton Automatiser, puis choisissez Message programmé.
3. Pour créer un nouveau message programmé personnalisé, cliquez sur Créer.
4. Vous pouvez maintenant donner un nom au message et choisir la langue dans laquelle vous allez le rédiger. Veillez à créer le message dans toutes les langues configurées pour votre site Web.
   Découvrez ici comment activer des langues et traduire vos messages.
5. Définissez un objet, puis ajoutez le contenu du message. Vous pouvez utiliser l'éditeur de texte pour insérer des images, des liens hypertexte et des pièces jointes, ou choisir de modifier le message en HTML.
   Exemple : « Merci pour votre réservation à {{HouseName}} » devient automatiquement « Merci pour votre réservation à Cosy Mountain Cottage »
   Note : Airbnb et Booking.com n'acceptent pas les liens hypertexte, uniquement les URL brutes. Tout texte comportant un lien hypertexte envoyé aux réservations provenant de ces plateformes sera reçu sous forme de texte brut.

6. Activez Activer les SMS pour envoyer un SMS en même temps que l'e-mail programmé. Cette fonctionnalité est disponible gratuitement avec le plan Ultimate. 
   Le SMS est envoyé en même temps que l'e-mail, mais vous pouvez y saisir un message différent. Vous pouvez également utiliser des variables dans le contenu du SMS.

   ⚠️ Important :

   • Si le contenu du SMS dépasse 450 caractères, il ne sera pas envoyé.
   • Le numéro de téléphone de l'invité doit figurer dans ses coordonnées. Dans le cas contraire, le SMS ne peut pas être envoyé et un message d'erreur apparaît dans votre boite de réception.
   • Il est de votre responsabilité d'obtenir le consentement de l'invité avant de lui envoyer des SMS.
7. Définissez la programmation du moment où le message doit être envoyé en choisissant le nombre de jours avant/après l'arrivée, le départ ou la confirmation de la réservation de l'invité, ainsi que l'heure à laquelle vous souhaitez que la notification arrive. 
8. Choisissez les Canaux pour lesquels le message doit être envoyé. (Par exemple, Airbnb et Vrbo). Découvrez ici comment gérer vos messages par canal OTA.
9. Choisissez les Hébergements.
10. Cliquez sur Confirmer. Si vous souhaitez voir une version réelle de l'e-mail, cliquez sur Message test en bas de la page. Il sera envoyé à l'adresse e-mail du titulaire du compte principal, avec des données fictives au lieu des données réelles de réservation.

Modifier les messages programmés personnalisés

Cliquez sur un message programmé que vous avez créé, puis sur l'icône en forme de crayon à côté des sections modifiables. 

Vous pourrez modifier les éléments suivants :

Utilisation	Notes
Nom	Définissez le nom de la notification. Il sera visible uniquement par vous.
Activer/Désactiver le message	Cliquez sur le bouton pour activer ou désactiver un message.
Activer les SMS	Cliquez sur le bouton pour activer ou désactiver l'envoi du message par SMS. Une nouvelle section apparaît pour vous permettre de modifier le contenu du SMS. Note : les SMS sont limités à 450 caractères.
Langue	Sélectionnez la Langue pour afficher et traduire un message. Note : le message modèle est déjà traduit dans toutes les langues. En revanche, si vous avez modifié le contenu de la notification par défaut, vous devrez traduire vos modifications manuellement.
Objet	Définissez un objet Note : vous pouvez utiliser des {{Placeholders}} pour insérer des informations propres à une réservation ou à un hébergement. Le logiciel reconnaît les variables et les remplit automatiquement avec les informations de la réservation ou les détails de l'hébergement. Retrouvez ici la liste des variables et leur utilisation. Exemple : « Merci pour votre réservation à {{HouseName}} » devient automatiquement « Merci pour votre réservation à The Seven Sisters Cottage »
Corps du texte	Vous pouvez modifier ici le contenu principal du message à l'aide de l'éditeur de texte enrichi, qui vous permet d'insérer des images, des liens hypertexte, d'ajouter des pièces jointes, etc., ou choisir de modifier la notification par défaut en HTML. Vous pouvez également utiliser ici des {{Placeholders}} pour insérer des informations propres à une réservation ou à un hébergement. Note : le logiciel reconnaît les variables et les remplit automatiquement avec les informations de la réservation ou les détails de l'hébergement. Retrouvez ici la liste des variables et leur utilisation. Exemple : Bonjour {{GuestName}} devient automatiquement Bonjour Adam Smith.
Canaux	Vous pouvez sélectionner ici les canaux sur lesquels le message sera envoyé (par exemple, par E-mail pour les réservations manuelles et celles du site Web, via API Messaging pour les réservations Airbnb, etc.) Découvrez ici comment gérer les messages par canal OTA.
Envoyer un e-mail test	Si vous cliquez sur Message test en bas de la page, un exemple de ce à quoi ressemble votre e-mail lorsqu'il est envoyé à un invité sera envoyé. L'e-mail test est envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du compte.
Supprimer	Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer le message programmé personnalisé que vous avez créé.