Si vous souhaitez gagner du temps lors de l'envoi de messages privés à vos invités, vous pouvez créer des réponses e-mail enregistrées. Les réponses rapides sont généralement utilisées pour répondre aux questions courantes de vos invités. Au lieu de devoir taper manuellement la réponse à chaque fois, vous pouvez configurer un modèle de réponse. Vous pouvez soit l'envoyer directement à votre invité, soit l'adapter légèrement pour répondre à la demande de votre invité. Dans ce qui suit, nous vous montrerons comment configurer et utiliser des réponses rapides.
💡 Note : Pour des raisons de confidentialité et de sécurité, les réponses rapides sont spécifiques à chaque utilisateur, ce qui signifie que chaque utilisateur ne peut voir que les réponses qu’il a créées personnellement.
Parcourez les sections :
Créer des réponses rapides
Pour répondre rapidement aux demandes similaires de vos invités, vous devrez d´abord configurer les réponses rapides.
Pour configurer des réponses rapides, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Réponses rapides.
- Vous verrez la liste des réponses rapides que vous avez peut-être déjà créées. Pour en créer une nouvelle, cliquez sur Créer dans le coin supérieur droit.
- Vous pouvez maintenant donner un titre et un sujet à votre réponse rapide. Puis créez votre message personnalisé.
💡 Note : Assurez-vous de créer le message dans toutes les langues que vous avez configurées pour votre site Web. - Dans le corps du texte, vous pouvez créer le contenu principal du message en utilisant l' éditeur de texte où vous pouvez insérer des photos, des hyperliens, etc., ou choisir de modifier le message en HTML. Ici, vous pouvez également utiliser {{Marqueur de messagerie}} pour insérer des informations spécifiques à la réservation/hébergement. Pour plus d'informations sur les marqueurs de messagerie, consultez ci-dessous.
💡 Note Airbnb et Booking.com n'acceptent pas les hyperliens, seulement les URL simples. Tout texte hyperlié envoyé aux réservations depuis ces plateformes sera reçu comme du texte brut. - Utilisez Envoyer un e-mail de test pour examiner une version en direct de l'e-mail. Il sera envoyé à l'adresse e-mail du titulaire du compte, en prenant comme exemple la dernière réservation dans votre système de réservations.
Envoyer une réponse rapide
Si vous souhaitez répondre à votre invité en utilisant une réponse rapide, vous pouvez le faire en suivant ces étapes :
- Dans vos Réservations, entrez dans la réservation où vous souhaitez envoyer le message et cliquez sur Messages dans le coin supérieur droit.
- Un curseur apparaîtra où vous pourrez cliquer sur la barre d'écriture et sélectionner Réponses rapides. Ensuite, choisissez la réponse rapide que vous souhaitez utiliser, ou cliquez sur Gérer les réponses rapides pour modifier.
💡 Note : Si vous souhaitez inclure une pièce jointe dans votre réponse rapide et qu’elle soit envoyée à Vrbo, le fichier doit faire moins de 5 Mo, sinon il ne sera pas transmis à Vrbo.
Utiliser des marqueurs de messagerie
Il existe deux types de marqueurs que vous pouvez utiliser dans vos réponses rapides et vos notifications personnalisées:
- Les marqueurs préfabriqués de Lodgify, qui prennent principalement des informations de la réservation, telles que les dates d'arrivée, le nom de l'hébergement, le montant restant à payer, etc.,
- Les marqueurs de messagerie, qui vous permettent de décrire des instructions sur les processus opérationnels de base tels que les instructions de check-in, les instructions de check-out, les règles de la maison, etc. au niveau de l'hébergement.
Vous devrez configurer les informations pour les marqueur de messagerie directement dans votre hébergement. Apprenez ici où et comment configurer les marqueurs de messagerie.
💡 Note : Pour la liste complète des marqueur de messagerie disponibles et leurs détails, consultez cet article.