Un devis vous permet d'ajouter des prix, des accords de location et des politiques à une réservation. Lorsque vous ajoutez un devis, vous offrez à vos invités une vue d'ensemble complète et transparente de leur réservation. Le système calcule automatiquement le prix exact en fonction de vos paramètres de prix. Cependant, vous avez la liberté d'ajuster chaque devis que vous créez, en offrant par exemple une remise spéciale ou en ajoutant un service supplémentaire.
De plus, sur le site Web, les invités peuvent effectuer des réservations jusqu'à un maximum de 3 ans à l'avance. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours créer une réservation manuellement à partir des sections Réservations ou Calendrier, au cas où l'invité serait intéressé et vous contacterait directement via Facebook ou téléphone.
Si vous souhaitez ajouter une réservation sans prix, découvrez comment créer une réservation sans devis.
Voici les instructions pour créer une réservation dans l’application mobile.
Parcourez les sections :
- Créer une réservation à partir des Réservations
- Créer une réservation à partir du Calendrier
- Créer une réservation passée
- Que faire si le devis n’a pas pu être envoyé à l’invité
💡 Note : Si vous recevez une demande de réservation par e-mail, apprenez comment la transférer directement dans le système de réservation, puis créez un devis pour celle-ci.
Créer une réservation à partir des Réservations
Pour créer une réservation à partir de l'onglet Réservations, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Réservations.
- Cliquez sur Créer une réservation et sélectionnez Créer une réservation avec devis.
- Un curseur apparaîtra où vous pourrez remplir les détails de la Réservation et les détails de l'Invité. Ensuite, cliquez sur Suivant.
💡 Note : Sur l'application mobile, vous pouvez également définir un nombre d'invités par défaut.
- Sur la page suivante, examinez les détails du prix et les suppléments. Vous pouvez utiliser le bouton Éditer si vous devez modifier quelque chose, puis cliquez sur Suivant.
- Choisissez si vous souhaitez conserver ou désactiver le Flux de la politique et du devis, puis cliquez sur Enregistrer.
- Vous serez redirigé vers la page de la réservation. De là, une bannière bleue apparaîtra avec le message Devis prêt à envoyer. Il vous suffit de cliquer sur Envoyer le devis pour envoyer le devis à votre invité.
Ensuite, la nouvelle réservation apparaîtra dans vos réservations et votre calendrier.
Créer une réservation à partir du Calendrier
Pour créer une réservation à partir du Calendrier, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Calendrier.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer une réservation et sélectionnez Créer une réservation avec devis.
💡 Note : Vous pouvez également simplement cliquer sur le calendrier sur la date de début, puis sur la date de fin. Une petite fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner de créer une réservation pour les dates sélectionnées.
- Un curseur apparaîtra où vous pourrez remplir les détails de la Réservation et les détails de l'Invité. Ensuite, cliquez sur Suivant.
💡 Note : Sur l'application mobile, vous pouvez également définir un nombre d'invités par défaut. - Sur la page suivante, examinez les détails du prix et les suppléments. Vous pouvez utiliser le bouton Modifier si vous devez modifier quelque chose, puis cliquez sur Suivant.
- Choisissez si vous souhaitez conserver ou désactiver le Flux de la politique et du devis, puis cliquez sur Enregistrer.
- Vous serez redirigé vers la page de la réservation. De là, une bannière bleue apparaîtra avec le message Devis prêt à envoyer. Il vous suffit de cliquer sur Envoyer le devis pour envoyer le devis à votre invité.
Ensuite, la nouvelle réservation apparaîtra dans vos réservations et votre calendrier.
💡 Notes :
- Vous pouvez envoyer plusieurs devis à vos invités. Découvrez comment ajouter un devis.
- Une fois que le check-out est effectué, vous pouvez envoyer une facture à votre invité.
Créer une réservation passée
Lors de la connexion à une OTA ou au démarrage avec Lodgify, toutes les réservations ne sont pas forcément importées, selon la source, les dates de réservation et d'autres facteurs. Vous pouvez ajouter ces réservations manuellement. Pour ce faire :
Suivez les mêmes étapes que pour la création d’une réservation avec un devis, mais veillez à désactiver le Flux de la politique et du devis.
- Marquez la réservation comme payée.
- Si vous souhaitez vous assurer que cette réservation soit correctement prise en compte dans vos relevés, vous pouvez ensuite créer le paiement correspondant dans le relevé.
Que faire si le devis n’a pas pu être envoyé à l’invité
Si vous avez créé un devis et tenté de l’envoyer sans succès, cela peut être dû au fait que la réponse automatique « Notifier Invité lorsque l'hôte envoie un devis » est désactivée.
Pour vérifier qu’elle est bien activée, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres. Maintenant, cliquez sur Réponses automatiques.
- Recherchez ensuite la réponse automatique « Notifier Invité lorsque l'hôte envoie un devis » et assurez-vous que le bouton est activé afin de permettre l’envoi du devis.
- Revenez ensuite à votre réservation et renvoyez le devis en cliquant sur Envoyer le devis dans la bannière bleue, ou en sélectionnant Pas envoyé puis en choisissant Envoyer le devis.