Envoyer et gérer les factures client

Les factures clients vous permettent de créer et partager facilement des factures avec les invités pour les réservations directes et manuelles. Cela peut aussi servir de solution si vous devez, par exemple, fournir un reçu à un client.

⚠︎ Important : Les factures sont disponibles uniquement pour les réservations à partir du 1er janvier 2024.

Parcourez les sections :

• Générer une facture
• Envoyer une facture
• Modifier une facture
• Gérer les paramètres des factures

Générer une facture

Vous pouvez générer une facture pour vos réservations directes, manuelles et OTA avec les détails du devis.

• Si aucune TVA n’est appliquée à un élément de la facture, la colonne TVA n’apparaîtra pas sur la facture.
• Si une réservation provient d’une OTA et que la TVA est configurée dans Lodgify, celle-ci sera automatiquement appliquée aux éléments de la facture concernés. Elle s’affichera à la fois dans la colonne TVA et dans la section récapitulative, même si l’OTA ne fournit pas de ventilation détaillée de la TVA.
• Si une réservation provient d’une OTA et que des taxes locales ou d’État sont fournies en tant que lignes distinctes, ces taxes seront affichées individuellement dans la facture, avec le montant total indiqué dans la section récapitulative.

Pour générer une facture, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Réservations.
2. Faites défiler jusqu'à la section Facturation. De là, cliquez sur Générer une facture :
   💡 Notes :
   • Les détails de la facture seront basés sur la réservation au moment de sa génération. Si vous ajoutez de nouveaux éléments au devis plus tard (par exemple, un frais supplémentaire), vous pouvez cliquer sur les trois petites points et sur Regénérer pour la mettre à jour avec les nouveaux éléments.
   • Les factures peuvent être générées à minuit, un jour après le check-out, et pour toutes les réservations Réservées si vous utilisez la génération manuelle des factures.
   • Le PDF de la facture sera généré et envoyé dans la langue définie dans le profil de votre compte Lodgify.
   • Les factures sont générées dans la même devise que le devis.
   • Il n’est pas possible de supprimer ou d’annuler des factures.
   • Les éléments des factures client suivent toujours l’ordre suivant : prix du logement, frais, taxes, suppléments et promotions.

Une fois générée, vous verrez le numéro de la facture ainsi que sa date de génération.
Vous pouvez cliquer sur les trois petits points pour soit Télécharger au format pdf, Envoyer, Regénérer ou Modifier la facture.

Si la réservation est annulée, une facture sera générée avec le montant des frais d'annulation. Cela ne s’applique pas aux réservations provenant des OTA.
Si une facture a déjà été générée en utilisant le montant total de la réservation, elle ne sera pas mise à jour automatiquement. Vous devrez régénérer manuellement la facture afin qu’elle reflète les frais d’annulation. Veuillez noter que le numéro de facture restera inchangé si la facture est régénérée après l’annulation de la réservation.

Envoyer une facture

Envoyer une facture par email

Pour envoyer la facture à vos invités par email, suivez ces étapes :

1. Allez dans votre réservation et accédez à la section Facturation. Cliquez sur les trois points et sélectionnez Envoyer à l'invité.
   
2. La facture sera automatiquement envoyée à l'adresse email saisie dans la réservation.
   💡 Note : Vous pouvez voir les détails du message envoyé en accédant à votre Boîte de réception.

Modifier le contenu du message

L'invité recevra un e-mail avec la facture jointe en PDF.
Si vous souhaitez modifier le message dans l'e-mail envoyé à l'invité, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur Notifications automatiques.
3. Sous Paiements, cliquez sur l'icône de crayon à côté de Notifier l'invité lorsque le propriétaire envoie une facture.
4. À partir de là, vous pouvez modifier le message de l'e-mail. N'oubliez pas de traduire le contenu si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
   Le prochain e-mail de facture inclura ce contenu mis à jour.
   

Modifier une facture

Vous pouvez modifier une facture pour mettre à jour les informations de votre société, les informations de l'invité affichées sur cette facture spécifique, et ajouter des notes.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. 1. Allez dans votre réservation et accédez à la section Facturation. Cliquez sur les trois petits points et sélectionnez Modifier.
      
   2. Une fenêtre coulissante s'ouvrira, vous permettant de modifier les informations sur l'entreprise et de l'invité qui apparaîtront sur la facture.
      💡 Note : Assurez-vous de remplir les champs obligatoires marqués d'une étoile rouge *.
   3. Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur Enregistrer. Les informations mises à jour seront enregistrées dans le système, et vous pouvez cliquer sur les trois petits points pour Télécharger la facture si nécessaire.

Gérer les paramètres des factures

Dans vos paramètres de facturation, vous pouvez personnaliser votre modèle de facture, mettre à jour les informations de votre entreprise, les détails des invités, les notes, la numérotation des factures et les paramètres de génération automatique.

Pour accéder à vos paramètres de facturation, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Faites défiler le menu de gauche et cliquez sur Paramètres de facturation.

Voici les paramètres que vous pouvez modifier :

• Génération manuelle ou automatique des factures
  Cliquez sur le bouton bascule pour passer entre la génération manuelle et automatique des factures.
  • Avec la sélection manuelle, vous générez les factures une par une en cliquant sur le bouton Générer pour chaque réservation.
  • Avec la sélection automatique, les factures sont générées automatiquement et stockées dans la page des détails de la réservation. Si vous choisissez la sélection automatique, il vous sera demandé de sélectionner l'option de numérotation automatique pour garantir que toutes les factures reçoivent un numéro.
    Vous pouvez choisir si vous souhaitez que les factures soient générées :
    • Après la date de départ : à minuit, le jour suivant le check-out,
    • Après confirmation de la réservation : dès qu’une réservation atteint le statut Réservé.
• Numérotation des factures
  
  • Séquence automatique: Vous pouvez définir un préfixe personnalisé et un numéro initial pour attribuer automatiquement des numéros de facture séquentiels.
    Par exemple, si vous définissez AB-1000 comme numéro initial, les factures seront générées comme AB-1000, AB-1001, AB-1002, et ainsi de suite. 
  • Manuelle: Cette option utilise le format de numérotation par défaut de Lodgify, commençant à 1 sans préfixe. Vous pouvez mettre à jour manuellement le format de numérotation en modifiant la facture sur la page des Détails de la réservation.
• Informations sur l'entreprise
  Vous pouvez mettre à jour les informations de votre entreprise et ajouter un logo à afficher sur le PDF des factures.
• Informations des invités
  Vous pouvez sélectionner les informations des invités qui seront affichées par défaut sur les factures.
  

💡 Note : Les factures sont fournies uniquement au format PDF et ne sont pas compatibles avec les normes de facturation électronique.