Un devis vous permet d'ajouter des prix, des accords de location et des politiques à une réservation. Lorsque vous ajoutez un devis, vous offrez à vos invités une vue d'ensemble complète et transparente de leur réservation. Le système calcule automatiquement le prix exact en fonction de vos paramètres de prix. Cependant, vous avez la liberté d'ajuster chaque devis que vous créez, en offrant, par exemple, une remise spéciale ou en ajoutant un service supplémentaire.
De plus, sur le site Web, les invités peuvent effectuer des réservations jusqu'à 3 ans à l'avance maximum. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours créer une réservation manuellement à partir des sections Réservations ou Calendrier sections, au cas où l'invité serait intéressé et vous contacterait directement via Facebook ou téléphone.
Si vous souhaitez ajouter une réservation sans prix, découvrez comment créer une réservation sans devis.
Voici les instructions pour créer une réservation dans l'application mobile.
Parcourez les sections :
💡 Note : Si vous recevez une demande de réservation par e-mail, apprenez comment la transférer directement dans le système de réservation, puis créez un devis pour celle-ci.
Créer une réservation à partir des Réservations
Pour créer une réservation à partir de l'onglet Réservations, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Réservations.
- Cliquez sur Créer une réservation et sélectionnez Créer une réservation avec devis.
- Un curseur apparaîtra où vous pourrez remplir les détails de la Réservation et les détails de l'Invité. Ensuite, cliquez sur Suivant.
💡 Note : Sur l'application mobile, vous pouvez également définir un nombre d'invités par défaut. - Sur la page suivante, examinez les détails du prix et les suppléments. Vous pouvez utiliser les icônes du plus ou de la croix si vous devez modifier quelque chose, puis cliquez sur Suivant.
- Choisissez si vous souhaitez conserver ou désactiver l' Automatisation des politiques, puis cliquez sur Enregistrer.
- Vous serez redirigé vers la page de la réservation. Une bannière bleue apparaîtra alors avec le message Devis prêt à être envoyé. Il vous suffit de cliquer sur Envoyer le devis pour l'envoyer à votre invité.
Ensuite, la nouvelle réservation apparaîtra dans vos réservations et votre calendrier.
Créer une réservation à partir du Calendrier multiple
Pour créer une réservation à partir du Calendrier, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Calendrier.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône + et sélectionnez Créer une réservation avec devis.
💡 Note : Vous pouvez également simplement cliquer sur le calendrier à la date de début, puis à la date de fin. Une petite fenêtre s'ouvrira où vous pourrez sélectionner de créer une réservation pour les dates sélectionnées. - Un curseur apparaîtra où vous pourrez remplir les détails de la Réservation et les détails de l'Invité. Ensuite, cliquez sur Suivant.
💡 Note : Sur l'application mobile, vous pouvez également définir un nombre d'invités par défaut. - Sur la page suivante, examinez les détails du prix et les suppléments. Vous pouvez utiliser les icônes du plus ou de la croix si vous devez modifier quelque chose, puis cliquez sur Suivant.
- Choisissez si vous souhaitez conserver ou désactiver l'Automatisation des politiques, puis cliquez sur Enregistrer.
- Vous serez redirigé vers la page de la réservation. Une bannière bleue apparaîtra alors avec le message Devis prêt à être envoyé. Il vous suffit de cliquer sur Envoyer le devis pour l'envoyer à votre invité.
- Ensuite, la nouvelle réservation apparaîtra dans vos réservations et votre calendrier.
💡 Notes :
- Vous pouvez envoyer plusieurs devis à vos invités. Découvrez comment ajouter un devis.
- Une fois le check-out effectué, vous pouvez envoyer une facture à votre invité.
Créer une réservation à partir du Calendrier individuel
Vous pouvez également créer une réservation à partir du Calendrier en vue individuelle. La marche à suivre dépend de la version de votre Calendrier. Pour identifier votre version, allez dans le Calendrier et sélectionnez votre hébergement dans la liste. Voici à quoi ressemble chaque version du calendrier (Standard ou Nouveau calendrier)
- Calendrier Standard :
-
Nouveau Calendrier :
La disponibilité du Nouveau Calendrier est actuellement limitée à certains comptes.
Cliquez sur la section correspondante pour voir comment créer une réservation avec devis à partir du Calendrier individuel.
Calendrier Standard ▾
Vous pouvez cliquer sur les dates dans le calendrier et sélectionner Créer une réservation avec devis, puis suivre les mêmes étapes que pour le Calendrier multiple afin de finaliser la réservation.
Nouveau Calendrier (BETA) ▾
Vous pouvez cliquer sur les dates dans le calendrier et sélectionner Ajouter une réservation dans le panneau latéral droit, puis suivre les mêmes étapes que pour le Calendrier multiple afin de finaliser la réservation.
Créer une réservation passée
Lors de la connexion à une OTA ou au démarrage avec Lodgify, il se peut que toutes les réservations ne soient pas importées — selon la source, les dates de réservation et d'autres facteurs. Vous pouvez ajouter ces réservations manuellement. Pour ce faire :
Suivez les mêmes étapes que pour la création d'une réservation avec devis, mais veillez à désactiver l'Automatisation des politiques.
- Marquez la réservation comme payée.
- Si vous souhaitez vous assurer que cette réservation est correctement prise en compte dans vos relevés, vous pouvez ensuite créer le paiement correspondant dans le relevé.
Que faire si le devis n'est pas envoyé à l'invité
Si vous avez créé un devis et essayé de l'envoyer, mais qu'il n'est pas parti, cela peut être dû au fait que le message automatique est désactivé.
Pour activer le message automatique, vous devrez identifier votre version actuelle de la Boîte de réception.
- Boîte de réception Standard : vous trouverez les notifications par défaut et les réponses enregistrées dans la section Paramètres du menu de gauche.
-
Nouvelle boîte de réception : vous verrez un bouton Automatiser où vous trouverez les messages programmés, les réponses enregistrées, et les langues.
La disponibilité de la nouvelle boîte de réception est actuellement limitée à certains comptes.
Boîte de réception Standard ▾
Pour vous assurer qu'il est bien activé, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres. Cliquez ensuite sur Notifications par défaut.
- Recherchez ensuite la réponse automatique « Notifier Invité lorsque l'hôte envoie un devis » et assurez-vous que le bouton est activé afin de permettre l'envoi du devis.
- Revenez ensuite à votre réservation et renvoyez le devis en cliquant sur Envoyer le devis dans la bannière bleue, ou en sélectionnant Pas envoyé puis en choisissant Envoyer le devis.
Nouvelle boîte de réception (BETA) ▾
Pour vous assurer qu'il est bien activé, suivez ces étapes :
- Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Boîte de réception. Cliquez ensuite sur Automatiser.
- Recherchez ensuite le message programmé « Envoyer le devis » et assurez-vous que le canal Lodgify est activé.
- Revenez ensuite à votre réservation et renvoyez le devis en cliquant sur Envoyer le devis dans la bannière bleue, ou en sélectionnant Pas envoyé puis en choisissant Envoyer le devis.
Qu'est-ce que l'Automatisation des politiques
Lorsque vous créez une réservation, vous pouvez choisir d'activer l'Automatisation des politiques. Cela vous aidera à automatiser certaines tâches, telles que :
- Calendrier de paiement
- Politique d'annulation
- Caution
- Expiration du devis
Automatiser le calendrier de paiement
Lorsque l'Automatisation des politiques est activée, les paiements suivront le calendrier de paiement configuré dans la politique appliquée à cette réservation (par exemple, 50 % au moment de la réservation). Si elle est désactivée, vous devrez encaisser manuellement chaque paiement pour le montant correct.
Automatiser la politique d'annulation
Lorsque l'Automatisation des politiques est activée, si une réservation est annulée, la politique d'annulation sera appliquée, et un remboursement pourra être effectué si les conditions sont remplies. Si elle est désactivée, le remboursement ne sera pas déclenché et vous devrez l'effectuer manuellement.
Automatiser la caution
Lorsque l'Automatisation des politiques est activée, si vous avez configuré une caution pré-autorisée, elle sera pré-autorisée à la date prévue. Si elle est désactivée, vous devrez capturer manuellement la caution.
Automatiser l'expiration du devis
Lorsque l'Automatisation des politiques est activée, le devis expirera après le délai que vous avez configuré dans votre politique. Cela signifie que si votre invité n'accepte pas le devis dans le délai imparti, le devis expirera et la réservation sera annulée. Si elle est désactivée, le devis n'expirera jamais et vous devrez le désactiver manuellement.