💡 Note : Cet article couvre la nouvelle version des réponses rapides et des messages programmés disponibles depuis la Boîte de réception, qui est actuellement en version bêta. Si vous ne voyez pas l'option pour les créer dans la Boîte de réception, veuillez suivre les instructions classiques dans cet article à la place.
La messagerie vous permet de centraliser et de gérer toutes les communications avec les invités en un seul endroit, vous aidant à établir la confiance et les relations avec vos invités en répondant rapidement à leurs questions et préoccupations. Dans ce qui suit, nous vous guiderons à travers les différentes fonctionnalités de la messagerie.
En savoir plus sur :
- Fonctionnalités importantes
- Gestion des messages programmés et des réponses rapides
- Envoi de messages
- Détails de la réservation
- Détails de l'invité
Fonctionnalités importantes
Accéder à la messagerie
Pour accéder à la messagerie, allez dans le menu de gauche et cliquez sur Boîte de réception. La notification rouge à droite de Boîte de réception affichera le nombre de messages non lus.
Comment les messages sont affichés
Les messages dans la liste de la boîte de réception sont triés de manière similaire à la façon dont votre boîte de réception d'e-mail serait affichée.
- Les messages non lus sont affichés en haut de la liste de votre boîte de réception.
- Les conversations sont classées par message le plus récent.
💡 Note : Il n’est pas possible de supprimer les messages de la boîte de réception.
Dans les e-mails envoyés aux invités, le nom de l’expéditeur est toujours le nom de l’hébergement, et l’adresse e-mail de l’expéditeur proviendra toujours de @messaging.lodgify.com. Cela ne peut pas être modifié.
Recherche de messages
Avec la fonction de recherche, vous pouvez trouver des messages spécifiques en fonction des détails suivants :
- Nom de l'invité
- Source de la réservation
- ID de la réservation
Utiliser les filtres
Vous pouvez aussi filtrer les messages en utilisant la fonction de filtres rapides. Dès que vous sélectionnez un filtre, votre liste de messages s'affiche en conséquence. Pour revenir à la vue normale de la liste des messages, sélectionnez simplement tous dans la liste des filtres rapides.
| Type de filtre | Détails |
|---|---|
| Tous | Affiche tous vos messages |
| À venir | Affiche les messages des invités dont les réservations commencent demain ou après-demain |
| Passés | Affiche les messages des invités dont les réservations se terminent hier ou avant-hier |
| Actuellement présents | Affiche les messages des invités qui séjournent actuellement dans la location, font le check-in ou le check-out aujourd'hui |
| Potentiel | Affiche les messages des invités avec des réservations/demandes en cours avec un statut Ouvert/Provisoire |
| Channels | Affiche les messages des invités qui ont réservé via votre site web, des OTA ou d'autres canaux |
| Statut de la Réservation | Affiche les messages des invités en fonction du statut de la réservation |
DĂ©tails du message
Pour que vous soyez au courant de tout ce qui concerne votre invité et sa réservation, nous avons veillé à inclure des détails importants dans le fil de messages, tels que :
- Les messages échangés entre vous et l'invité
- Tous les messages programmés qui ont été envoyés ou qui sont programmés pour être envoyés à l'invité.
- Les informations sur les modifications liées aux réservations ou aux détails de l'invité
Gestion des messages programmés et des réponses rapides
Vous pouvez créer et gérer vos messages programmés et vos réponses rapides, ainsi que les langues dans lesquelles elles sont disponibles, en cliquant sur l'icône d'engrenage :
Trouvez plus d'informations sur les messages programmés et les réponses rapides.
Messages disponibles: Nouveaux vs. Anciens
Pour simplifier votre configuration de messagerie, nous avons consolidé plusieurs anciens messages programmés en un ensemble plus réduit de messages optimisés. Voici ce que cela signifie pour vous.
Ce qui a changé
Auparavant, certains événements de réservation déclenchaient plusieurs messages séparés. Ceux-ci ont été fusionnés pour que chaque événement déclenche un seul message, rendant votre bibliothèque de messages plus facile à gérer.
Comment nous avons conservé votre contenu
Lors de la fusion des messages, nous avons conservé le contenu de l'ancien message le plus pertinent pour chaque événement. Par exemple :
- Demande de réservation : Si vous aviez précédemment activé à la fois le message « Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme provisoire » et « Notifier le voyageur lorsque le voyageur fait une demande de réservation », ceux-ci sont désormais un seul message « Demande de réservation ». Le contenu de « Notifier le voyageur lorsque le voyageur fait une demande de réservation » a été conservé.
- Réservation refusée : Si vous aviez précédemment activé à la fois le message « Notifier le voyageur lorsque l'hôte refuse une réservation » et « Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme refusée », ceux-ci sont désormais un seul message « Réservation refusée ». Le contenu de « Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme refusée » a été conservé.
Que se passe-t-il si vous avez personnalisé les messages par canal
Si vous aviez des versions différentes d'un message pour différents canaux (par exemple, Airbnb, Booking.com, etc.), nous n'avons pu conserver qu'une seule version lors de la fusion. Dans ce cas, nous avons appliqué l'ordre de priorité suivant :
Airbnb → Booking.com → Lodgify → Vrbo → Expedia
La personnalisation du canal le plus prioritaire dans cette liste est celle qui a été conservée dans votre message fusionné.
| Nom du message | Description | Anciennes notifications fusionnées | Ancienne notification dont le contenu est extrait |
| Réservation acceptée | Ce message programmé est envoyé lorsque la réservation est confirmée. | Notifier le voyageur lorsque le voyageur fait une réservation / Notifier le voyageur lorsque l'hôte confirme une réservation / Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme confirmée | Notifier le voyageur lorsque l'hôte confirme une réservation |
| Message de bienvenue | Ce message programmé est envoyé le jour de l'arrivée. | N/A | N/A |
| Demande reçue | Ce message programmé est envoyé lorsque le voyageur fait une demande. | N/A | N/A |
| Envoyer un devis | Ce message programmé est envoyé lorsque vous envoyez un devis au voyageur. | N/A | N/A |
| Rappel de devis | Ce message programmé est envoyé lorsque le devis est sur le point d'expirer (ceci est configuré dans votre politique). | N/A | N/A |
| Demande de modification acceptée | Ce message programmé est envoyé lorsque vous acceptez une modification de réservation demandée par le voyageur. | N/A | N/A |
| Paiement reçu | Ce message programmé est envoyé lorsque le voyageur effectue un paiement avec succès. | N/A | N/A |
| Paiement échoué | Ce message programmé est envoyé lorsque le paiement du voyageur échoue. | N/A | N/A |
| Préautorisation de carte | Ce message programmé est envoyé le jour où la pré-autorisation est émise sur la carte de crédit du voyageur. | N/A | N/A |
| Demande de réservation | Ce message programmé est envoyé lorsque le voyageur soumet une demande de réservation. | Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme provisoire / Notifier le voyageur lorsque le voyageur fait une demande de réservation | Notifier le voyageur lorsque le voyageur fait une demande de réservation |
| Devis expiré | Ce message programmé est envoyé lorsque le devis de réservation expire. | Notifier le voyageur lorsque l'hôte expire un devis / Notifier le voyageur lorsque le voyageur expire un devis | Notifier le voyageur lorsque le voyageur expire un devis |
| Réservation refusée | Ce message programmé est envoyé lorsqu'une demande de réservation est refusée. | Notifier le voyageur lorsque l'hôte refuse une réservation / Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme refusée | Notifier le voyageur lorsqu'une réservation est définie comme refusée |
| Réservation annulée | Ce message programmé est envoyé lorsque vous annulez une réservation. | Notifier le voyageur lorsque l'hôte annule une réservation / Notifier le voyageur lorsque l'hôte annule et rembourse selon la politique (le voyageur annule) | Notifier le voyageur lorsque l'hôte annule une réservation |
| Remboursement effectué | Ce message programmé est envoyé lorsque vous émettez un remboursement à votre voyageur. | N/A | N/A |
| Rappel de paiement | paiementCe message programmé est envoyé lorsqu'un paiement ultérieur est dû selon le calendrier de paiement configuré dans la politique. | Notifier le voyageur lorsque l'hôte demande un paiement / Notifier le voyageur lorsque l'hôte demande un paiement programmé 3 jours avant l'échéance | Notifier le voyageur lorsque l'hôte demande un paiement |
| Demande d'avis | Ce message programmé est envoyé deux jours après le départ pour demander un avis à votre voyageur. | N/A | N/A |
| Prévenir le voyageur lorsque l’hôte envoie une facture | Ce message programmé est envoyé lorsque vous émettez et envoyez une facture à votre voyageur. | N/A | N/A |
| Rappel de départ | Ce message programmé est envoyé un jour avant le départ. | N/A | N/A |
| Frais pour dommages | Ce message programmé est envoyé lorsque vous débitez une partie ou la totalité du montant préalablement pré-autorisé sur la carte de crédit du voyageur. | N/A | N/A |
Envoi de messages
Vous pouvez communiquer directement avec vos invités en envoyant des messages depuis votre boîte de réception Lodgify, votre section Réservations, votre Calendrier et depuis votre boîte mail.
Depuis votre compte Lodgify
Depuis votre compte Lodgify, ouvrez un nouveau message et utilisez l'Ă©diteur de texte en bas du fil de discussion. Vous pouvez ensuite rĂ©diger votre message dans le champ de texte, cliquer sur GĂ©nĂ©rer avec l'IA, ou sĂ©lectionner l'une de vos RĂ©ponses rapides dans le menu dĂ©roulant. Vous pouvez Ă©galement joindre des images ou des fichiers Ă vos messages.Â
Découvrez comment utiliser l'IA pour générer et améliorer vos messages aux invités.
Tous les messages envoyés de cette manière et les réponses de votre invité seront enregistrés dans la réservation.
💡 Note : Si vous recevez un message d'erreur indiquant que votre message n'a pas pu être envoyé, cliquez sur le bouton situé à côté pour le renvoyer.
Si vous devez renvoyer un message qui a déjà été envoyé avec succès, vous devrez le faire manuellement en copiant le contenu du message original et en l’envoyant à nouveau. S’il s’agit d’un message que vous devez renvoyer fréquemment, pensez à l’enregistrer comme Réponse enregistrée pour y accéder plus facilement à l’avenir.
Depuis votre boîte mail
Lorsque vous recevez une réservation ou une demande de renseignements, une notification vous est également envoyée par e-mail avec tous les détails.
💡 Note : Vous recevrez la notification à l'adresse e-mail que vous avez configurée dans les informations de contact de location.
Pour envoyer un e-mail à l'invité, répondez toujours directement à l'e-mail de notification ou assurez-vous d'avoir inclus la Chaîne d'e-mail unique de la réservation en CC. Ce n'est qu'alors que la conversation sera enregistrée dans la réservation pour un suivi détaillé adéquat.
Détails de la réservation
Chaque fois que vous ouvrez un message, il sera accompagné de tous les détails pertinents de la réservation, qui seront affichés à droite du contenu du message. Pour afficher ou gérer plus de détails de réservation, cliquez sur l'icône "ouvrir la réservation" à droite de l'ID de réservation.
Détails de l'invité
Dans la section Détails de l'Invité, vous trouverez les coordonnées de votre invité, afin de pouvoir facilement les contacter.
Pour utiliser la fonctionnalité WhatsApp, vous devez soit télécharger WhatsApp sur votre appareil, soit choisir d'utiliser leur version Web sur votre ordinateur.