Guia de funcionalidades Ultimate

Explore os módulos:

Relatórios
Gestão de tarefas
Módulo de hóspedes
Formulário de registo de hóspedes
Extratos de proprietário
Acesso de utilizadores

Relatórios

A secção Relatórios da sua conta Lodgify ajuda-o a manter uma visão geral da sua atividade com estatísticas, transações e a ocupação atual dos seus alojamentos.

Encontre mais informações em este artigo.

No canto superior esquerdo, pode aceder a diferentes secções (hóspedes alojados, ocupação, entre outras).
No canto superior direito, pode filtrar a informação que vê nesta secção (filtrar por alojamentos, datas, e um botão de informação com mais detalhes).
📱 Na aplicação móvel, as estatísticas estão disponíveis no painel de controlo.

Gestão de tarefas

A funcionalidade Gestão de tarefas permite-lhe atribuir e automatizar qualquer tarefa de rotina da sua equipa.

Membros da equipa

Pode adicionar membros da equipa na secção Utilizadores adicionando o seu e-mail e selecionando a sua função. Será enviado um convite por e-mail para se juntarem à Lodgify e criarem a sua própria palavra-passe para iniciar sessão.
Depois de criarem o acesso, terá de atribuí-los aos alojamentos com que trabalham e, se quiser, alterar as suas permissões.
Lembre-se de que o pessoal de limpeza terá de aceder ao seu calendário de tarefas através da aplicação principal da Lodgify. Podem descarregar a aplicação 📱, chamada Lodgify - Vacation Rental App, e irão utilizar o nome de utilizador e a palavra-passe que usaram para criar o acesso.
É importante que a sua equipa ative as notificações da aplicação para ser avisada sobre as tarefas que lhe são atribuídas.

Tarefas

Pode criar três tipos de tarefas:

As tarefas pontuais são trabalhos únicos que não se repetem.
Tarefas agendadas automaticamente
- Tarefas baseadas em reservas que precisam de ser acionadas com base nas reservas (por exemplo, check-ins, limpeza após o check-out).
- Baseadas no tempo (brevemente) - tarefas que não precisam de ser acionadas com base nas reservas (por exemplo, mensalmente, semanalmente, etc.).

Campos da tarefa

Alojamento: Selecione um alojamento existente ou escolha Sem alojamento para tarefas administrativas. Nota: as tarefas "Sem alojamento" não podem ser agendadas automaticamente com base em reservas, uma vez que não estão associadas a nenhum alojamento.
Agendada automaticamente: Pode ativar esta opção para gerar automaticamente tarefas de limpeza após o check-out.
Data, hora de início e de fim: Se for deixado em branco ou se for selecionado Sem alojamento → horário predefinido: 9h00 - 13h00. Se for selecionado um alojamento →
- Hora de início = hora de check-out do alojamento
- Hora de fim = hora de check-out + 4 horas
As tarefas só podem começar e terminar no mesmo dia. (Brevemente: duração da tarefa, substituindo a data de fim fixa.)
Responsável: as tarefas podem ser atribuídas a uma função ("qualquer um de...") ou a uma pessoa específica.
A Descrição e a Checklist são opcionais.

Edição e eliminação de tarefas

Ao editar ou eliminar uma tarefa, ser-lhe-á pedido que escolha se a ação se aplica apenas à tarefa selecionada ou a essa tarefa e a todas as futuras ocorrências recorrentes.

Fotos obrigatórias

Para tarefas com fotos obrigatórias ativadas nos itens da checklist, os utilizadores têm de carregar uma foto para cada item da checklist antes de poderem marcar a tarefa como concluída.

Visualização por função

O pessoal de limpeza, o proprietário do alojamento e o agente de verificação só conseguem ver as tarefas do seu alojamento atribuído e as tarefas criadas sem alojamento (Sem alojamento selecionado).
As tarefas não reclamadas são tarefas atribuídas a uma função específica.

Módulo de hóspedes

A App para Hóspedes dos Módulos de PM é uma aplicação móvel que criámos especificamente para os seus hóspedes. Facilita a comunicação com os seus hóspedes ao longo de todo o processo de reserva. A App para Hóspedes pode ser facilmente descarregada a partir da Google Play Store ou da Apple App Store, por isso veja o que ela pode oferecer a si e aos seus hóspedes. Se está a começar com os Módulos de PM, também pode consultar este artigo de ajuda.

Leia sobre:

App para Hóspedes
Formulário e e-mail de pré-check-in
Guias
Recursos relacionados

App para Hóspedes

Toda a informação no módulo de hóspedes pode ser acedida pelo hóspede a partir da App para Hóspedes (chamada Lodgify Guest) ou a partir de uma versão para computador, como as definições do alojamento e os guias.
O código de que um hóspede necessita para aceder à aplicação é o que se encontra em Reservas - Início de sessão de Hóspedes.

Formulário e e-mail de pré-check-in

Aceda a partir de Menu principal → Configurações → Check-in online, onde pode configurar o seu formulário de pré-check-in e o e-mail que será enviado aos hóspedes, pedindo os seus dados de contacto, dados de chegada, meio de transporte e, se decidir, também o número de passaporte/carregamento ou qualquer forma de identificação. Também pode configurar as suas próprias perguntas. Saiba como é feita a configuração completa em este artigo.
Para o formulário de pré-check-in, recomendamos também o envio por SMS (sem custo adicional), uma vez que o Airbnb poderá bloquear o e-mail.
Pode encontrar as respostas ao formulário de pré-check-in na secção Reservas, dentro da reserva - em Check-in online. Se quiser, pode até enviá-lo manualmente a partir daqui.

Definições do alojamento

É essencial ativá-lo para cada alojamento para que os hóspedes possam aceder à aplicação.
Também pode definir a informação de Wi-Fi, o código da porta e as informações de contacto.

Guias

Pode criar um guia com vídeos, fotos e informações sobre o alojamento. Este guia pode ser enviado como PDF ou como uma ligação que leva ao PDF. Caso contrário, estará sempre acessível a partir da aplicação. Se já tiver um guia, pode carregá-lo em formato PDF clicando em Carregar o seu guia em PDF.
Para o hóspede "menos à vontade com a tecnologia", indo à secção Reservas e clicando em Guia do alojamento, pode descarregá-lo e enviá-lo diretamente ao hóspede clicando em Ver fora da Lodgify PM, no logótipo Mensagens. Lembre-se de que as mensagens funcionam com reservas do Airbnb, Vrbo, Booking.com e Google Vacation Rentals.

Vídeos relacionados

Também pode encontrar abaixo alguns vídeos úteis para compreender melhor o formulário de pré-check-in e a app para hóspedes:

Formulário de registo de hóspedes

Pode ativar a funcionalidade de Registo de Hóspedes para automatizar a recolha das informações dos hóspedes exigidas pelas autoridades locais. Esta funcionalidade adapta-se aos requisitos legais de cada região, garantindo que recolhe os dados corretos. Depois de recolhida, a informação é enviada automaticamente às autoridades competentes, poupando-lhe tempo e garantindo a conformidade.

💡 Notas:

A ligação dos alojamentos às autoridades locais tem de ser feita alojamento a alojamento, mesmo que estejam sujeitos às mesmas regulamentações das autoridades locais.
Dependendo do país, poderá também ser necessário ligar as Estatísticas, seguindo o mesmo processo.
Aqui está mais informação sobre o Formulário de registo de hóspedes.

Extratos de proprietário

Pode utilizar a funcionalidade Extratos de proprietário na Lodgify como um relatório ou uma ferramenta básica de contabilidade.

Leia sobre:

Destinatários
Configure as suas regras de pagamento
Extratos
- Como criar um extrato de proprietário
- Descarregar e partilhar extratos

Destinatários

Um destinatário é qualquer pessoa que vai ganhar dinheiro com as reservas de um alojamento (por exemplo, um proprietário ou você). Não se esqueça de adicionar as Informações legais de cada destinatário (como o seu endereço, dados bancários, etc.).

Antes de gerar extratos, tem de configurar cada proprietário no sistema. Isto envolve introduzir as informações do perfil do proprietário, associá-lo a um ou mais alojamentos e definir as regras de pagamento. As regras de pagamento determinam como os rendimentos das reservas, taxas e impostos são divididos entre o proprietário e o gestor. Os proprietários também podem ser associados a um utilizador Lodgify, o que garante que só veem os seus próprios extratos.

O perfil do proprietário: introduza as informações do proprietário. Se este proprietário também for um utilizador da sua conta Lodgify, selecione Associar utilizador para pré-preencher os campos e dar-lhe acesso apenas aos seus próprios extratos.
Os alojamentos do proprietário: selecione o alojamento ou os alojamentos associados a este proprietário.
As regras de pagamento: defina como os rendimentos da reserva são partilhados entre o gestor e o proprietário, incluindo o preço por quarto, taxas e impostos.
Editar um proprietário: clique no proprietário e depois no ícone do lápis para editar as informações relacionadas com esse proprietário.

Configure as suas regras de pagamento

Ser-lhe-á pedido que preencha vários campos para definir a estratégia de pagamento:

Preço por quarto: se todo o preço por quarto for para o proprietário, basta clicar no proprietário e deixar o interruptor desativado. Se quiser dividir o preço por quarto, ative o interruptor de percentagem e defina os pagamentos para o gestor e o proprietário.
Incluir comissões de canal: assinale esta caixa se quiser que a receita seja calculada sobre o valor total antes de deduzir as comissões de canal, dividindo o valor pago pelo hóspede.
Incluir serviços extras da reserva: assinale esta caixa se quiser incluir os encargos de serviços extras nos cálculos da divisão.
Taxas: se todas as taxas forem para o proprietário, basta selecionar o proprietário e deixar o interruptor desativado. Se quiser dividir as taxas, ative o interruptor de percentagem e defina os pagamentos para o gestor e o proprietário. Pode aplicar configurações diferentes para taxas de limpeza e para outras taxas.
Impostos repassados: escolha se os impostos pagos pelos hóspedes devem ser para o gestor ou para o proprietário.

Leia mais sobre a gestão de proprietários para os seus extratos e regras de pagamento:

Transações

Transações como despesas ou créditos relacionados com alojamentos podem ser registadas para serem incluídas nos extratos. Estas transações podem ser pontuais ou recorrentes, por exemplo, para uma subscrição mensal de um serviço, e estão associadas tanto ao proprietário como ao alojamento.

Extratos

Pode gerar extratos para períodos específicos:

Os extratos podem ser criados como relatórios pontuais ou como relatórios recorrentes para atualizações regulares (gerando automaticamente, por exemplo, extratos mensais)
O extrato incluirá todos os alojamentos relevantes e fornecerá uma discriminação detalhada de pagamentos, taxas, impostos e quaisquer encargos ou serviços extras adicionais
As comissões das OTA são importadas automaticamente das OTA, pelo que não é necessário introduzi-las manualmente
Depois de processados os pagamentos, os extratos podem ser marcados como pagos (para ajudar a manter os registos financeiros organizados e garantir que tanto o gestor como o proprietário sabem quais os pagamentos concluídos)

Como criar um extrato de proprietário

Vá ao menu do lado esquerdo, selecione Avançado, e depois clique em Relatórios. Selecione Extratos de proprietário na barra lateral esquerda.
Clique no proprietário para o qual pretende criar um novo extrato e, em seguida, selecione + Extrato.
Escolha se pretende que o extrato seja pontual ou recorrente:
- Se for pontual, basta selecionar a data de início e a data de fim.
- Se for recorrente, escolha a frequência e o primeiro dia em que a recorrência começa (por exemplo, todos os meses a partir do dia 3 de cada mês).
Ative se quiser atribuir a receita por noite de estadia (em vez de atribuir toda a receita de uma reserva a uma única data, o valor será distribuído noite a noite ao longo de toda a duração da estadia).
Selecione o alojamento ou os alojamentos e clique em Gerar para guardar o seu extrato.

Leia mais sobre a criação e gestão de extratos de proprietário aqui:

Descarregar e partilhar extratos

Os extratos podem ser descarregados em formato PDF ou XLS, facilitando o seu armazenamento ou partilha com os proprietários. Se o proprietário for um utilizador, só tem acesso aos seus próprios extratos através da sua conta Lodgify.

Encontre o extrato que pretende descarregar
Clique num proprietário para ver todos os extratos associados a esse proprietário, ou clique em Extratos para ver todos os extratos.
Depois de localizar o extrato, clique nele e uma nova janela irá abrir-se. Clique em Descarregar no canto inferior direito e selecione o formato em que pretende descarregar o relatório.
Para mais informações: Descarregue os seus extratos de proprietário

Acesso de utilizadores

Pode adicionar membros da equipa na secção Utilizadores da sua conta adicionando o seu e-mail e selecionando a sua função. Será enviado um convite por e-mail para se juntarem à Lodgify e criarem a sua própria palavra-passe para iniciar sessão.

Leia sobre a gestão de utilizadores em este artigo.

Depois de criarem o acesso, terá de atribuí-los aos alojamentos com que trabalham e, se quiser, alterar as suas permissões.
Lembre-se de que o pessoal de limpeza terá de aceder ao seu calendário de tarefas através da aplicação principal da Lodgify. Podem descarregar a aplicação 📱, chamada Lodgify - Vacation Rental App, e irão utilizar o nome de utilizador e a palavra-passe que usaram para criar o acesso.
Lembre-se de que, por predefinição, os proprietários não conseguem ver a versão para computador dos Módulos de PM. Terão de aceder às suas tarefas através da aplicação principal da Lodgify. Podem descarregar a aplicação 📱, chamada Lodgify - Vacation Rental App, e irão utilizar o nome de utilizador e a palavra-passe que usaram para criar o seu acesso à Lodgify para iniciar sessão na aplicação.
- Pode dar-lhes acesso à versão para computador ativando as permissões "Pode aceder às funcionalidades dos Módulos de PM" e "Pode aceder ao site dos Módulos de PM".
- Se quiser que os Utilizadores tenham acesso às estatísticas, além da permissão acima, também tem de ativar "Pode ver gráficos relacionados com receitas" e/ou "Pode ver gráficos não relacionados com receitas". Esta opção só é visível na versão do site dos Módulos de PM.
- A partir da versão para computador, indo à secção Alojamento, poderão ver um calendário e a sua disponibilidade. No entanto, trata-se de um acesso apenas de visualização.
O proprietário também pode ver as estatísticas a partir do Centro de controlo, da aplicação ou do computador.