Guia de funcionalidades Ultimate

Explorar Módulos:

Relatórios
Gestão de tarefas
Módulo de hóspedes
Formulário de Registo de Hóspedes
Extratos de Proprietário
Acesso de utilizadores

Relatórios

A secção de Relatórios da sua conta Lodgify ajuda-o a manter uma visão geral da sua atividade com análises, transações e a ocupação atual dos seus alojamentos.

Encontre mais informações neste artigo.

No canto superior esquerdo, pode aceder a diferentes secções (hóspedes recebidos, ocupação, entre outras).
No canto superior direito, pode filtrar que informações deseja ver nesta secção (filtrar por alojamentos, datas e um botão de informações com mais detalhes).
📱 Na aplicação móvel, as análises estão disponíveis no painel de controlo.

Gestão de tarefas

A funcionalidade de Gestão de tarefas permite-lhe atribuir e automatizar qualquer tarefa rotineira da sua equipa.

Membros da equipe

Você pode adicionar membros da equipe na seção Usuários, inserindo o e-mail e selecionando a função. Eles receberão um convite por e-mail para entrar no Lodgify e criar a própria senha de acesso.
Depois que criarem o acesso, você precisará atribuí-los às acomodações com as quais trabalham e, se quiser, ajustar permissões.
Lembre-se de que a equipe de limpeza acessará o calendário de tarefas usando o app principal do Lodgify. Eles podem baixar o app 📱, chamado Lodgify - Vacation Rental App, e usarão o usuário e senha com os quais criaram o acesso.
É importante que a equipe ative as notificações do app para receber alertas sobre as tarefas atribuídas.

Tarefas

Você pode criar três tipos de tarefas:

Tarefas únicas: um trabalho pontual que não se repete.
Tarefas agendadas automaticamente
- Baseadas em reservas: tarefas que precisam ser disparadas com base em reservas (por exemplo, check-in, limpeza após o check-out).
- Baseadas em tempo (em breve): tarefas que não precisam ser disparadas com base em reservas (por exemplo, mensalmente, semanalmente etc.).

Campos da Tarefa

Acomodação: selecione uma acomodação existente ou escolha Sem acomodação para tarefas administrativas. Observação: tarefas Sem acomodação não podem ser agendadas automaticamente com base em reservas, pois não estão vinculadas a uma acomodação.
Agendada automaticamente: você pode ativar para gerar automaticamente tarefas de limpeza após o check-out.
Data, hora de início e fim: se ficar vazio ou se Sem acomodação estiver selecionado → horário padrão: 9:00 – 13:00. Se uma acomodação estiver selecionada →
- Hora de início = horário de check-out da acomodação
- Hora de fim = horário de check-out + 4 horas
As tarefas só podem começar e terminar no mesmo dia. (Em breve: duração da tarefa, substituindo a data de término fixa.)
Responsável: as tarefas podem ser atribuídas a uma função (“qualquer um de…”) ou a uma pessoa específica.
Descrição e Checklist são opcionais.

Edição e Eliminação de Tarefas

Ao editar ou excluir uma tarefa, você deverá escolher se a ação se aplica apenas à tarefa selecionada ou a ela e a todas as futuras recorrentes.

Fotos obrigatórias

Para tarefas com fotos obrigatórias habilitadas em itens da checklist, a pessoa usuária deve enviar uma foto para cada item antes de marcar a tarefa como concluída.

Visualização por função

Equipe de limpeza, proprietário e agente de check-in só podem ver tarefas da acomodação atribuída e tarefas criadas sem acomodação (Sem acomodação selecionado).
Tarefas não atribuídas são tarefas designadas para uma função específica.

Módulo de hóspedes

A Aplicação de Hóspedes dos Módulos PM é uma aplicação móvel que criámos especificamente para os seus hóspedes. Facilita a comunicação com os seus hóspedes durante todo o processo de reserva. A Aplicação de Hóspedes pode ser facilmente descarregada da Google Play Store ou da Apple App Store, por isso verifique o que pode oferecer a si e aos seus hóspedes. Se está agora a começar com os Módulos PM, também pode consultar este artigo de ajuda.

Aplicação de hóspedes

Toda a informação no módulo de hóspedes pode ser acedida pelo hóspede a partir da Aplicação de Hóspedes (chamada Lodgify Guest) ou a partir de uma versão desktop, tal como as configurações do alojamento e guias.
O código de que um hóspede necessita para aceder à aplicação é o que se encontra em Reservas - Login de hóspedes.

Formulário e e-mail de pré-check-in

Acesse em Main Menu → Settings → Online check in. Você pode configurar o formulário de pré check-in e o e-mail que será enviado aos hóspedes, solicitando dados de contato, detalhes de chegada, meio de transporte e, se desejar, também número de passaporte e upload do passaporte ou outro documento de identificação. Você também pode configurar as perguntas. Veja o passo a passo completo neste artigo.
Para o formulário de pré check-in, também é recomendável enviar por SMS (sem custo extra), pois o Airbnb pode bloquear o e-mail.
Você encontra as respostas do formulário de pré check-in na seção Reservas, dentro da reserva → Check-in online. Se quiser, você pode até enviá-lo manualmente por ali.

Configurações do alojamento

É essencial ativar para cada acomodação para que os hóspedes possam acessar o app.
Você também pode definir informações de Wi‑Fi, código da porta e informações de contato.

Guias

Você pode criar um guia com vídeos, fotos e informações sobre a acomodação. Esse guia pode ser enviado como PDF ou como um link que leva ao PDF. Caso contrário, ele ficará sempre acessível no app. Se você já tiver um guia, pode fazer upload em PDF clicando em Upload your PDF guide.
Para hóspedes “pouco familiarizados com tecnologia”, na seção Bookings e clicando em Rental Guide, você pode baixar e enviar diretamente clicando em View Outside of Lodgify PM, no ícone de Messages. Lembre-se de que o sistema de mensagens funciona com reservas do Airbnb, Vrbo, Booking.com e Google Vacation Rentals.

Vídeos relacionados

Pode também encontrar abaixo alguns vídeos úteis para compreender melhor o formulário de pré-check-in e a aplicação de hóspedes:

Formulário de Registo de Hóspedes

Você pode ativar a funcionalidade de Registro de hóspedes para automatizar a coleta das informações exigidas pelas autoridades locais. Ela se adapta aos requisitos legais de cada região, garantindo que você reúna os dados corretos. Depois que as informações forem coletadas, elas serão enviadas automaticamente às autoridades relevantes, economizando tempo e ajudando a manter a conformidade.

💡 Notas:

A conexão das acomodações com as autoridades locais deve ser feita acomodação por acomodação, mesmo que estejam sob as mesmas regras da autoridade local.
Dependendo do país, pode ser necessário conectar também Estatísticas, seguindo o mesmo processo.
Aqui há mais informações sobre o Formulário de registro de hóspedes.

Extratos de Proprietário

Pode utilizar a funcionalidade de Extratos de Proprietário na Lodgify como um relatório ou uma ferramenta básica de contabilidade.

Leia sobre:

Destinatários
Configurar as suas regras de pagamento
Extratos
- Como criar um extrato de proprietário
- Descarregar e partilhar extratos

Destinatários

Um destinatário é qualquer pessoa que irá receber dinheiro das reservas de um alojamento (por exemplo, um proprietário ou você). Não se esqueça de adicionar a Informação Legal dentro de todos eles (como a morada, detalhes da conta bancária, etc.).

Antes de gerar os extratos, você precisa configurar cada proprietário no sistema. Isso envolve inserir as informações do perfil do proprietário, vinculá-lo a uma ou mais acomodações e definir regras de repasse. As regras de repasse determinam como a receita das reservas, taxas e impostos são divididos entre o proprietário e o gestor. Os proprietários também podem ser vinculados a um usuário do Lodgify, garantindo que vejam apenas os próprios extratos.

Perfil do proprietário: insira as informações do proprietário. Se este proprietário também for usuário na sua conta do Lodgify, selecione Associate user para preencher automaticamente os campos e dar acesso apenas aos próprios extratos.
Acomodações do proprietário: selecione a(s) acomodação(ões) associada(s) a este proprietário.
Regras de repasse: defina como os ganhos das reservas são compartilhados entre o gestor e o proprietário, incluindo diária, taxas e impostos.
Editar um proprietário: clique no proprietário e depois no ícone de lápis para editar as informações.

Configurar as suas regras de pagamento

Você precisará preencher alguns campos para definir a estratégia de repasse:

Diária (Room rate): se toda a diária for para o proprietário, clique no proprietário e deixe o toggle desativado. Se quiser dividir, ative o toggle de porcentagem e defina os percentuais para gestor e proprietário.
Incluir comissões do canal: marque se quiser calcular a receita sobre o valor total antes de deduzir comissões do canal, dividindo o valor pago pelo hóspede.
Incluir add-ons da reserva: marque se quiser incluir cobranças de add-ons nos cálculos de divisão.
Taxas (Fees): se todas as taxas forem para o proprietário, selecione o proprietário e deixe o toggle desativado. Se quiser dividir, ative o toggle de porcentagem e defina os percentuais. Você pode aplicar configurações diferentes para taxa de limpeza e outras taxas.
Impostos repassados (Pass-through taxes): escolha se os impostos pagos pelos hóspedes devem ser destinados ao gestor ou ao proprietário.

Leia mais sobre a gestão de proprietários para os seus extratos e regras de pagamento:

Transações

Transações como despesas ou créditos relacionados às acomodações podem ser registradas para serem incluídas nos extratos. Elas podem ser pontuais ou recorrentes, por exemplo, uma assinatura mensal, e são vinculadas tanto ao proprietário quanto à acomodação.

Extratos

Você pode gerar extratos para períodos específicos:

Extratos podem ser criados como relatórios pontuais ou recorrentes (gerando automaticamente, por exemplo, extratos mensais).
O extrato inclui todas as acomodações relevantes e um detalhamento de repasses, taxas, impostos e quaisquer cobranças adicionais.
As comissões das OTAs são importadas automaticamente, então não é necessário inseri-las manualmente.
Após processar os repasses, os extratos podem ser marcados como pagos.

Como criar um extrato de proprietário

No menu à esquerda, selecione Advanced e depois Reports. Em seguida, selecione Owner statements na barra lateral.
Clique no proprietário para quem você quer criar um novo extrato e selecione + Statement.
Escolha se o extrato será pontual ou recorrente:
- Pontual: selecione data de início e fim.
- Recorrente: escolha a frequência e o primeiro dia de início (por exemplo, mensalmente a partir do dia 3).
Ative se quiser Allocate revenue per night of stay.
Selecione as acomodações e clique em Generate.

Leia mais sobre como criar e gerir extratos de proprietário aqui:

Descarregar e partilhar extratos

Os extratos podem ser baixados em PDF ou XLS.

Encontre o extrato que deseja baixar.
Clique em um proprietário para ver os extratos vinculados, ou clique em Statements para ver todos.
Clique no extrato para abrir uma nova janela. Clique em Download e selecione o formato.
Para mais informações: Descarregar os seus extratos de proprietário

Acesso de utilizadores

Pode adicionar membros da equipa na secção Utilizadores da sua conta adicionando o seu e-mail e selecionando a sua função. Ser-lhes-á enviado um convite por e-mail para se juntarem à Lodgify e criarem a sua própria palavra-passe para iniciar sessão.

Leia sobre a gestão de utilizadores neste artigo.

Você pode adicionar membros da equipe na seção Users, inserindo o e-mail e selecionando a função. Eles receberão um convite por e-mail para entrar no Lodgify e criar a própria senha de acesso.
Depois que criarem o acesso, você precisará atribuí-los às acomodações com as quais trabalham e, se quiser, ajustar permissões.
Lembre-se de que a equipe de limpeza acessará o calendário de tarefas usando o app principal do Lodgify. Eles podem baixar o app 📱, chamado Lodgify - Vacation Rental App, e usarão o usuário e senha com os quais criaram o acesso.
Por padrão, os proprietários não conseguem ver a versão web do PM Modules. Eles acessarão as tarefas pelo app principal do Lodgify. Eles podem baixar o app 📱, chamado Lodgify - Vacation Rental App, e usarão o usuário e senha do acesso do Lodgify para entrar no app.
- Você pode dar acesso à versão web ativando a permissão "Can access PM Module features” + "Can access to PM modules website".
- Para que usuários tenham acesso às estatísticas, além da permissão acima, ative também "Can view revenue related charts" e/ou "Can view non-revenue related charts". Esta opção só aparece na versão web do PM Modules.
- Na versão web, indo até a seção Rental, a pessoa poderá ver um calendário e a disponibilidade. Porém, é apenas leitura.
O proprietário também pode ver as estatísticas no Control Center, pelo app ou pelo desktop.