Dans Lodgify, vous pouvez configurer une caution en cas de dommages causés par les invités dans votre hébergement. Cette caution peut être facturée manuellement à l'arrivée des invités et remboursée au moment du départ, ou elle peut être pré-autorisée (retenue) sur la carte de crédit de vos invités afin que vous puissiez débiter la carte en cas de dommages. Cela vous permet de déduire simplement le coût de la réparation ou du remplacement de la caution, qui doit être restituée si les invités ont causé des dommages à votre hébergement.
💡 Note : Lors de l'activation de la pré-autorisation de la caution, la valeur de la caution ne sera envoyée qu'à VRBO. Si vous choisissez de facturer et de rembourser manuellement la caution, la valeur sera envoyée à Airbnb. Pour Expedia et Booking.com, nous ne synchronisons pas la caution. Pour plus d'informations sur la caution et les OTA, consultez cet article.
Parcourez les sections :
- Configuration de la caution à facturer manuellement
- Pré-autorisation du montant de la caution
- Capturer un montant pour les dommages
- Restitution de la caution
- Ressources associées
Configuration de la caution à facturer manuellement
Vous pouvez configurer la caution dans la section Politiques de votre compte pour informer vos invités qu'une caution sera due à leur arrivée. Cela n'aura aucun effet sur la carte de vos invités car il s'agit uniquement d'une information. Pour configurer la caution, suivez ces étapes :
- Rendez-vous dans votre Menu principal en haut à gauche et sélectionnez Paramètres. Dans le menu de gauche, sélectionnez Politiques. Ici, vous pouvez choisir de créer une nouvelle politique en cliquant sur Créer une politique en haut à droite, ou de modifier une politique existante en cliquant sur les trois petits points.
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Une fenêtre latérale apparaît à droite de l'écran. Faites défiler vers le bas jusqu'à Caution, et sélectionnez Oui, une caution est obligatoire. Définissez votre méthode de protection comme Charger manuellement et rembourser la caution.
💡 Note : L'invité en sera informé à la page de paiement et sur la page des tarifs de votre site web qu'une caution est due. -
Configurez la caution en tant que montant forfaitaire, un pourcentage du montant de la réservation, ou comme pourcentage du montant forfaitaire.
Paramètre Notes Montant forfaitaire Définissez un montant fixe de caution à facturer à tous les invités entrants, quelle que soit la durée de leur séjour. % du montant de la réservation Le montant de la caution à facturer dépendra du coût de la réservation. Pourcentage du montant forfaitaire Selon le coût total de la réservation, un montant fixe ou un pourcentage du coût de la réservation sera dû. Le montant le plus élevé des deux sera la caution finale due.
Pré-autorisation du montant de la caution
La pré-autorisation est une méthode utile pour gérer la caution, c'est une pratique très courante dans l'industrie de la location de vacances. Contrairement à la caution manuelle, vous retiendrez automatiquement (sans débiter) le montant de la caution sur la carte de votre invité. Cela vous permet de simplement déduire le coût des réparations ou des remplacements de la caution, qui doit être restituée si les invités ont causé des dommages à votre hébergement.
Si vous avez choisi de pré-autoriser le montant de la caution, vous devrez configurer la période de protection. Cela définit quand vous pouvez commencer à retenir temporairement des fonds sur la carte de l'invité et jusqu'à quand vous pouvez le faire. Lodgify planifiera automatiquement la date de début de la période de protection pour chaque réservation avec un devis accepté qui a été réservé sous une politique où la pré-autorisation est configurée.
Conditions et Problèmes
- ⚠ Important : La pré-autorisation est une Fonctionnalité exclusivement disponible dans les plans Professionnel et Ultimate.
- L'option de pré-autoriser les cartes de crédit de vos invités est uniquement possible si vous avez activé une passerelle de paiement par carte de crédit dans Lodgify. Les quatre options sont Stripe, Braintree, Payyo et Authorize.Net (PAS Paypal). Si vous n'utilisez pas l'une de ces passerelles, vous devrez gérer la caution manuellement.
- Assurez-vous de ne pas configurer la caution à la fois dans la politique et en tant que frais, car cela créerait un doublon.
- Le montant pré-autorisé sera automatiquement libéré après un maximum de 5 jours.
- L'invité doit avoir effectué au moins un paiement par carte de crédit avant que la pré-autorisation de la caution puisse être effectuée, de sorte que les détails de la carte de crédit soient enregistrés dans le système ➡ assurez-vous que la période de protection commence après le premier paiement.
- Vérifiez les paramètres de votre passerelle de carte de crédit pour choisir entre la pré-autorisation automatique de la caution ou la pré-autorisation manuelle.
Configurer la pré-autorisation
Vous pouvez configurer la pré-autorisation de la caution dans la section Politiques de votre compte, puis l'automatiser ou non depuis votre section Paiements :
- Rendez-vous dans votre Menu principal en haut à gauche et sélectionnez Paramètres. Dans la barre de menu de gauche, sélectionnez Politiques. Ici, vous pouvez choisir soit de créer une nouvelle politique en cliquant sur Créer une politique en haut à droite, soit de modifier une politique existante en cliquant sur les trois petits points.
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Une fenêtre latérale apparaît à droite de l'écran. Faites défiler vers le bas jusqu'à Caution, et sélectionnez Oui, une caution est obligatoire. Définissez votre méthode de protection comme Charger manuellement et rembourser la caution.
💡 Note : L'invité en sera informé à la page de paiement et sur la page des tarifs de votre site web qu'une caution est due. -
Configurez le calcul de votre caution en tant que montant forfaitaire, un pourcentage du montant de la réservation, ou comme pourcentage du montant forfaitaire.
Paramètre Notes Montant forfaitaire Définissez un montant fixe de caution à facturer à tous les invités entrants, quelle que soit la durée de leur séjour. % du montant de la réservation Le montant de la caution à facturer dépendra du coût de la réservation. Pourcentage du montant forfaitaire Selon le coût total de la réservation, un montant fixe ou un pourcentage du coût de la réservation sera dû. Le montant le plus élevé des deux sera la caution finale due. -
Définissez la période de protection en configurant quand la pré-autorisation doit commencer et se terminer. Lodgify planifiera automatiquement la pré-autorisation pour chaque réservation avec un devis accepté.
💡 Note : Lorsque vous définissez la période de protection, gardez à l'esprit que l'invité doit avoir effectué au moins un paiement par carte de crédit pour que les détails de la carte de crédit soient enregistrés dans le système.
💡 Note : Tous les montants pré-autorisés seront automatiquement annulés (libérés) après 5 jours, quelle que soit la date à laquelle vous avez planifié la fin de la période de protection. Ceci est une limitation générale de l'industrie des cartes de crédit. Une fois qu'une pré-autorisation est annulée, nous vous en informerons par e-mail pour que vous puissiez émettre manuellement une nouvelle pré-autorisation pour continuer à retenir des fonds en cas de séjours plus longs. - Une fois la politique configurée, accédez à vos Paramètres, et sélectionnez Paiements.
Dans les paramètres de votre passerelle de carte de crédit, vous pouvez maintenant choisir si la caution sera pré-autorisée automatiquement (réglage par défaut), ou manuellement.
| Notes | |
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Pré-autorisation automatique de la caution |
Lodgify effectue automatiquement une pré-autorisation de la caution conformément au calendrier pour chaque réservation avec un devis accepté, selon la politique de réservation. 💡 Note : Soyez conscient que si la pré-autorisation échoue, vous ne serez pas automatiquement averti. Pour désactiver la pré-autorisation automatique, décochez cette option sous les Paramètres de caution de votre passerelle de carte de crédit. |
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Émission manuelle de pré-autorisations |
Le montant de la caution n'est pas pré-autorisé automatiquement. À la place, vous pourrez émettre manuellement la pré-autorisation à la date de début de la période de protection pour chaque réservation avec un devis accepté, selon la politique de réservation. Pour émettre manuellement la pré-autorisation :
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Capturer un montant pour les dommages
Une fois qu'un montant a été pré-autorisé, vous pouvez enregistrer (facturer) les montants dus chaque fois qu'il y a des dommages à votre location causés par l'invité, pendant la période de protection. Si vous ne facturez qu'une partie du montant pré-autorisé, le montant restant sera annulé (libéré). Dans la suite, nous vous montrerons à l'aide d'un cas pratique comment enregistrer un montant pour dommages, puis pré-autoriser manuellement le montant restant pour le reste du séjour.
💡 Note : Les fonds ne peuvent pas être enregistrés en dehors de la période de protection. Par exemple, si dans la politique vous avez choisi que la caution soit annulée 5 jours après le départ, les fonds ne peuvent pas être enregistrés 6 jours après le départ.
🔎 Cas pratique : Vous avez pré-autorisé 270 $ et souhaitez enregistrer 10 $. Les 260 $ restants seront annulés. Cependant, si vous êtes toujours dans la période de protection, vous pouvez pré-autoriser manuellement à nouveau les 260 $.
➡ Comment enregistrer (facturer) un montant pour dommages
- Accédez à la réservation et faites défiler jusqu'à la section Caution en bas de la page.
- Cliquez sur l'icône plus à côté de la transaction, puis sélectionnez Capture.
- Un curseur s'ouvrira. Entrez une brève description des dommages et le montant à enregistrer (facturer).
💡 Note : Comme pour toutes les transactions par carte de crédit, des frais de transaction de 1 % seront appliqués sur le montant enregistré. Pour les paiements Stripe, les frais de transaction sont de 1 % + TVA.
➡ Comment pré-autoriser le montant restant
- Accédez à la réservation et faites défiler jusqu'à la même section Caution.
- Cliquez sur les "..." et sélectionnez Autoriser.
- Un curseur s'ouvrira. Entrez le montant à pré-autoriser, puis cliquez sur Enregistrer.
Restitution de la caution
Le montant restant pré-autorisé est annulé (libéré) de l'une des quatre manières suivantes :
| Notes | |
|---|---|
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Fin de la période de 5 jours |
Tous les montants pré-autorisés seront libérés 5 jours après leur pré-autorisation. À moins que vous ne pré-autorisiez manuellement la carte à nouveau, le montant restera annulé. |
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Fin de la période de protection |
Quand la pré-autorisation sera annulée. Vous avez défini une période de protection dans la politique de la location réservée. Si, par exemple, vous avez défini dans cette politique que la période de protection se termine 3 jours après le départ, alors le montant pré-autorisé sera annulé en conséquence. |
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Vous Annulez la pré-autorisation |
Dans la section Caution, vous pouvez choisir d'annuler manuellement la pré-autorisation à tout moment. 💡Note : Cette option libérera la réserve sur les fonds de la carte de l'invité. Pour annuler la pré-autorisation :
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Vous Marquez comme annulé |
Si vous avez annulé la pré-autorisation via votre passerelle de paiement (Stripe, Braintree ou Authorize.net), vous pouvez toujours la marquer comme annulée à des fins d'enregistrement. 💡Note : Si vous sélectionnez Marquer comme annulé, vous devrez traiter l'annulation dans votre passerelle de paiement, aucune action ne sera effectuée sur la carte. Pour marquer comme annulé :
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📚 Ressources associées
- Article de blog : Caution de location saisonnière : bons conseils pour les hôtes