Créer manuellement une tâche

Ancienne version

Lire à ce sujet :

• Créer une tâche liée à une réservation
• Créer une tâche manuellement

Créer une tâche liée à une réservation

Les tâches liées aux réservations sont des tâches attachées à une réservation. Cela signifie que leurs dates de début et d'échéance sont liées aux heures de check-in et check-out de cette réservation. Vous les verrez dans le calendrier, elles auront l'aspect de toutes les tâches. La différence est que lorsque vous survolez une réservation, toutes ses tâches liées seront mises en évidence, et lorsque vous survolez une tâche, sa réservation liée sera mise en évidence. Les tâches liées aux réservations peuvent être créées via des tâches programmées ou manuellement.

💡 Note : Si vous utilisez des tâches planifiées, chaque nouvelle réservation reçue créera automatiquement une nouvelle tâches liée à la réservation en fonction de ses paramètres. Ces tâches seront mises à jour automatiquement par le système toutes les quelques minutes en fonction des modifications apportées aux horaires de réservation ou des modifications apportées à la tâche planifiée qui l'a créée.

Pour créer manuellement une tâche liée à une réservation, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans la section PM Modules, puis sélectionnez Tâches dans le menu latéral.
2. Ensuite, choisissez Calendrier et sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez créer la tâche.
3. Cliquez simplement sur la réservation et cliquez sur Créer une tâche.
4. Donnez maintenant un nom et une description à la tâche. Sélectionnez une date et une heure de début et également jusqu'à quand la tâche est prévue.
5. Enfin, sélectionnez qui doit accomplir la tâche. Vous pouvez soit attribuer la tâche à une personne spécifique, soit aux membres de l'équipe d'un rôle spécifique qui ont accès au logement. 
   💡 Note : Si vous avez besoin d'inclure quelque chose qui n'est pas affiché dans le formulaire lors de la création de la tâche, cliquez sur Enregistrer. Une fois créée, modifiez-la, et vous pourrez inclure plus de détails sur cette tâche.
   💡 Note : Cette tâche ne sera mise à jour qu'en fonction des modifications des heures de check-in et check-out de la réservation.

Créer une tâche manuellement

Une tâche manuelle est un type de tâche qui n'est pas liée à une réservation particulière et qui n'est pas créée grâce à une tâche planifiée. Vous choisissez simplement l'heure de début et de fin de la tâche et ajoutez manuellement ses détails.
Retrouvez ici comment créer une tâche depuis l'application mobile.

Pour créer une tâche manuellement, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans la section PM Modules, puis sélectionnez Tâches dans le menu latéral.
2. Ensuite, choisissez Calendrier et sélectionnez le logement pour lequel vous souhaitez créer la tâche.
3. Passez la souris sur la date à laquelle vous souhaitez que la tâche commence et cliquez sur l'icône + qui apparaît.
4. Donnez maintenant un nom et une description à la tâche. Sélectionnez une date et une heure de début et également jusqu'à quand la tâche est prévue.
5. Enfin, sélectionnez qui doit accomplir la tâche. Vous pouvez soit attribuer la tâche à une personne spécifique, soit aux membres de l'équipe d'un rôle spécifique qui ont accès au logement.
   

💡 Notes : 

• Si vous avez besoin d'inclure quelque chose qui n'est pas affiché dans le formulaire lors de la création de la tâche, cliquez simplement sur Enregistrer. Une fois créée, modifiez-la, et vous pourrez inclure plus de détails sur cette tâche.
• Si vous souhaitez créer des tâches non liées à une réservation de manière régulière, vous pouvez créer des tâches récurrentes.

Nouvelle version

Une tâche manuelle est un type de tâche qui n’est pas liée à une réservation spécifique ni à un intervalle de temps. Vous choisissez simplement l’heure de début et de fin, puis ajoutez les détails de la tâche manuellement.
Découvrez ici comment créer une tâche depuis l’application mobile.

Pour créer une tâche manuelle, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans la section Calendrier et choisissez Tâches.
2. Cliquez sur l’icône + pour créer une tâche.
3. Choisissez un hébergement auquel la tâche doit être assignée, ou sélectionnez « Aucun hébergement » si vous souhaitez créer une tâche indépendante d’un hébergement, par exemple une tâche administrative.
4. Laissez le bouton Planification automatique du ménage après le départ désactivé.
5. Sélectionnez une date, une heure de début et une heure de fin pour votre tâche.
   💡 Note : Actuellement, les tâches ne peuvent commencer et se terminer que le même jour.
6. Ensuite, sélectionnez l’Assigné. Les tâches peuvent être attribuées soit à un rôle (par ex. « n’importe quel membre du personnel de ménage pour cet hébergement »), soit à une personne spécifique.
7. Activez l’option Inspection obligatoire si une inspection est requise après la réalisation de la tâche, et sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant comme Inspecteur.
   La personne sélectionnée sera responsable d’accepter ou de rejeter la tâche une fois que l’Assigné l’aura terminée. Si la tâche est rejetée, elle sera marquée comme incomplète et renvoyée dans la liste des tâches en cours.
8. Ajoutez un titre et une description facultative.
9. Vous pouvez ensuite ajouter une checklist. Les checklists aident les utilisateurs en fournissant un guide clair, étape par étape, pour accomplir une tâche, et elles permettent aux inspecteurs de s’assurer que les tâches sont entièrement complétées. Vous pouvez également exiger que la personne qui effectue la tâche téléverse des photos obligatoires pour les éléments de la checklist. Dans ce cas, les utilisateurs doivent téléverser une photo pour chaque élément de la checklist avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée.
10. Enfin, cliquez sur Enregistrer.

💡 Note : Seuls les titulaire du compte, les administrateurs et les gestionnaires de location peuvent créer des tâches.