Les tâches récurrentes créent des tâches qui se répètent à intervalles de temps (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels). Ces tâches sont indépendantes d'une réservation et peuvent être assignées à un logement ou non.
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Créer une tâche récurrente
Pour créer une tâche récurrente, vous devez d'abord avoir créé au moins un Modèle de tâches. Pour apprendre comment créer un modèle de tâche, consultez cet article. Une fois qu'un modèle de tâche est créé, vous pouvez commencer à configurer les tâches récurrentes. Pour ce faire, suivez ces étapes :
- Allez dans votre menu de gauche, sélectionnez Avancé, puis cliquez sur PM modules.
- Cliquez sur Tâches dans la barre de menu de gauche.
- Ensuite, choisissez Tâches récurrentes et cliquez sur l'icône + en bas à droite.
- Maintenant, donnez un titre et une description à votre tâche et configurez les conditions :
| Réglage | Notes |
| Activer | Activez le bouton si vous souhaitez que cette tâche devienne immédiatement active. |
| Priorité | Donnez à votre tâche une priorité (de 1 à 5 = Faible-Urgent), afin que votre personnel sache quelles tâches privilégier. |
| Sélectionnez les logements où la tâche doit être effectuée |
Cliquez sur Sélectionner Logements et choisissez les logements auxquelles s'appliquent ces tâches. |
| Définir la période de récurrence de la tâche | Sélectionnez la date et l'heure à laquelle cette tâche récurrente débutera et choisissez s'il y a une date de fin. S'il n'y a pas de date de fin, les tâches se répéteront indéfiniment. |
| Définir l'intervalle de récurrence de la tâche |
Sélectionnez la fréquence de la tâche : Quotidien : La tâche se répète quotidiennement et vous pouvez choisir le nombre de jours entre les répétitions. Par exemple, en sélectionnant 1 jour, la tâche se répétera chaque jour, tandis qu'en choisissant 6 jours, la répétition se fera tous les 6 jours. Hebdomadaire : La tâche se répète chaque semaine, et vous pouvez choisir le nombre de semaines entre les répétitions. Par exemple, vous pouvez choisir une tâche bimensuelle en sélectionnant une répétition de 2 semaines. Mensuel : La tâche se répète en fonction de la période de répétition que vous avez choisie, pouvant aller de "Tous les 1 mois" à "Tous les 12 mois". Vous devez également choisir le type de répétition : a. La tâche se répète un jour spécifique chaque mois : par exemple, vous pouvez définir la tâche pour se répéter tous les 14 jours du mois. b. La tâche se répète un jour et une semaine spécifique du mois. Par exemple, vous pouvez définir que la tâche se répète chaque deuxième mardi du mois. Enfin, vous définissez la durée de la tâche en termes de jours, d'heures et de minutes. |
| Choisissez le modèle de tâche et à qui l'assigner |
Sélectionnez l'un de vos modèles de tâche dans le menu déroulant. Découvrez comment créer un modèle de tâche. 💡 Note : Vous pouvez assigner une tâche uniquement aux personnes ayant accès à tous les logements que vous avez sélectionnés ci-dessus. |
| La tâche nécessite une inspection |
Activez le bouton si vous souhaitez que cette tâche soit inspectée après qu'elle soit terminée, puis sélectionnez l'un des membres de l'équipe dans le menu déroulant en tant qu'inspecteur. La personne sélectionnée sera responsable d'Approuver ou de Rejeter la tâche une fois que le responsable l'aura complétée. Si l'inspecteur rejette la tâche, elle sera marquée comme non complétée et reviendra à la liste des tâches en cours. |
Points importants concernant les tâches récurrentes
À présent, voici quelques éléments importants à connaître sur les tâches récurrentes :
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Supprimer une tâche récurrente ne supprimera que les tâches futures du calendrier. Les tâches passées et actuelles doivent être supprimées manuellement.
- Si une tâche récurrente n'est assignée à aucun logement spécifique, elle sera affichée dans la ligne "Divers" du calendrier des tâches. Cela vous permettra d'identifier facilement et de différencier les tâches non assignées de celles associées à des logements spécifiques.
- Si une tâche est assignée à un rôle, tous les membres de ce rôle ayant accès aux logements de la tâche récurrente pourront prendre en charge la tâche. Toute personne occupant ce rôle, mais n'ayant pas accès à l'hébergement, ne verra pas la tâche.