Les tâches planifiées sont des tâches liées aux réservations et seront toujours associées à celles-ci. Si une réservation est modifiée, toutes les tâches correspondantes seront mises à jour en conséquence.
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- Exemple de comportement d'une tâche planifiée
- Créer une tâche planifiée
- Points importants à propos des tâches planifiées
Exemple de comportement d'une tâche planifiée
Imaginez que vous ayez 2 réservations consécutives pour le même logement, séparées de 2 jours. Vous avez créé une tâche de nettoyage planifiée basée sur le check-out.
➡ la tâche débutera à l'heure de check-out définie et se terminera à l'heure de check-in de la réservation suivante, ou durera au maximum 48h. Si le jour de check-in de la deuxième réservation est déplacé à la date de check-out de la précédente, la tâche de nettoyage sera automatiquement modifiée en conséquence, même si elle appartient à la première réservation qui n'a en réalité pas été modifiée. Dans ce cas, la tâche sera automatiquement raccourcie entre le check-out et le check-in.
Les membres de l'équipe seront informés en fonction de leur rôle et de leur relation avec la tâche en cas de modification, notamment :
- une nouvelle tâche créée
- dates d'une tâche modifiées
- une tâche assignée
- une tâche achevée
- une tâche inspectée
- une tâche rejetée ou non achevée après inspection
Créer une tâche planifiée
Pour créer une tâche planifiée, vous devez d'abord avoir créé au moins un Modèle de tâches. Pour apprendre comment créer un modèle de tâche, consultez cet article. Une fois qu'un modèle de tâche est créé, vous pouvez commencer à configurer les tâches planifiées. Pour cela, suivez ces étapes :
- Rendez-vous dans la section PM Modules, et sélectionnez Tâches dans le menu latéral.
- Ensuite, choisissez Tâches planifiées et cliquez sur l'icône + dans le coin inférieur droit.
- Maintenant, donnez un titre et une description à votre tâche, et configurez les conditions.
| Paramètre | Remarques |
|---|---|
| Activer | Activez le bouton si vous souhaitez que cette tâche soit active immédiatement. |
| Supprimer en cas d'annulation de réservation | Activez le bouton si vous souhaitez que la tâche soit supprimée (devenue inactive) en cas d'annulation d'une réservation (par exemple, la tâche de check-in). |
| Priorité de la tâche | Donnez à votre tâche une priorité (de 1 à 5 = Basse-Urgente), ainsi votre personnel saura quelles tâches prioriser. |
| Sélectionnez les logements pour la réalisation de la tâche avec chaque réservation |
Cliquez sur Sélectionner les logements et choisissez les logements auxquelles cette tâche s'applique. 💡 Note : Vous pouvez les filtrer par Ville ou Propriétaire. Si vous cliquez sur Sélectionner, tous les logements mises en évidence seront assignées. |
| Sélectionnez quand la tâche doit commencer |
Sélectionnez l'une des options du menu déroulant.
|
| Sélectionnez quand la tâche doit se terminer |
Sélectionnez l'une des options du menu déroulant.
|
| Choisissez le modèle de tâche avec la liste des sous-tâches à effectuer |
Sélectionnez l'un de vos modèles de tâche dans le menu déroulant. Découvrez comment créer un modèle de tâche ici. 💡 Note : Vous ne pouvez attribuer une tâche qu'aux personnes ayant accès à tous les logements que vous avez sélectionnés précédemment. Une bonne option ici est d'assigner les tâches à un rôle (par exemple, Équipe de nettoyage). Cela signifie que toutes les personnes ayant ce rôle et accès au logement (de la réservation spécifique) pourront voir la tâche et la revendiquer pour la réalisation. Une fois qu'une tâche planifiée est créée via une réservation, vous pouvez également l'assigner manuellement au lieu que les personnes la réclament. Cela peut être fait dans le Calendrier Tâches sur le site web des PM Modules. |
| La tâche nécessite une inspection |
Activez le bouton si vous souhaitez que cette tâche soit inspectée après réalisation, puis sélectionnez l'un des membres de l'équipe dans le menu déroulant en tant qu'inspecteur. La personne sélectionnée sera chargée d'Approuver ou de Rejeter la tâche une fois que le bénéficiaire l'aura achevée. Si l'inspecteur rejette la tâche, elle sera marquée comme non achevée et reviendra dans la liste des tâches en cours. |
Points importants à propos des tâches planifiées
À présent, voici quelques informations à connaître sur les tâches planifiées :
- Le système recherchera de nouvelles tâches à créer ou à modifier toutes les 5 minutes. Cependant, pour les réservations nouvellement créées ou modifiées, les tâches de cette réservation sont créées/modifiées instantanément.
💡 Note : Les périodes fermées ou les réservations importées via iCal ne seront pas prises en compte. - Le système créera des tâches pour les 365 prochains jours.
- Si une réservation est annulée, les tâches qui y sont liées seront également supprimées si cette option est activée dans les paramètres de la tâche.
- S'il y a un changement de dates ou d'heures de check-in/check-out sur une réservation, la tâche sera déplacée avec la réservation. Pas besoin de changer manuellement quoi que ce soit.
- Si une tâche est attribuée à un rôle, tous les membres de ce rôle ayant accès aux logements de la tâche planifiée pourront revendiquer la tâche. Toute personne ayant ce rôle, mais sans accès au logement, ne verra pas la tâche.
Nouvelle version
Parcourez les sections :
- Exemple du comportement d’une tâche planifiée
- Créer une tâche planifiée
- Informations importantes sur les tâches planifiées
Exemple du comportement d’une tâche planifiée
Imaginez que vous ayez deux réservations consécutives pour le même hébergement avec un écart de 2 jours. Vous avez planifié une tâche de ménage basée sur l’heure de check-out de la première réservation. Cette tâche commence au check-out et se termine au prochain check-in, ou dure jusqu’à 48 heures. Si le check-in de la deuxième réservation est avancé au jour du check-out de la première, la tâche de ménage s’ajustera automatiquement, même si la première réservation n’a pas changé. La durée de la tâche sera réduite en conséquence.
Les membres de l’équipe seront notifiés en fonction de leur rôle et de leur relation avec la tâche s’il y a une modification telle que :
- création d’une nouvelle tâche
- modification des dates d’une tâche
- attribution d’une tâche
- achèvement d’une tâche
- inspection d’une tâche
- rejet ou non-achèvement d’une tâche après inspection
Créer une tâche planifiée
Pour créer une tâche planifiée, suivez ces étapes :
- Rendez-vous dans la section Calendrier et choisissez Tâches.
- Cliquez sur l’icône + pour créer une tâche.
- Choisissez l’hébergement auquel vous souhaitez assigner la tâche.
💡 Note : Comme votre tâche planifiée sera basée sur une réservation, vous ne pourrez pas sélectionner « aucun hébergement » pour ensuite créer une tâche planifiée. - Activez le boutonPlanification automatique du ménage après le départ pour générer automatiquement votre tâche après le check-out.
💡 Note : Vous ne pouvez pas voir les tâches auto-planifiées si vous n’avez pas encore reçu de réservations pour l’hébergement assigné. - Par défaut, l’heure de début sera l’heure de check-out de l’hébergement sélectionné, mais vous pouvez la modifier. Vous pouvez également ajuster l’heure de fin.
💡 Note : Actuellement, les tâches ne peuvent commencer et se terminer que le même jour. - Ensuite, sélectionnez l’Assigné. Les tâches peuvent être attribuées soit à un rôle (par ex. « n’importe quel membre du personnel de ménage pour cet hébergement »), soit à une personne spécifique.
- Activez l’option Inspection si une vérification est requise après l’achèvement de la tâche, et sélectionnez un membre de l’équipe dans le menu déroulant comme Inspecteur.
La personne sélectionnée sera responsable d’approuver ou de rejeter la tâche une fois que l’Assigné l’aura complétée. - Ajoutez un titre et une description facultative.
- Vous pouvez ensuite ajouter une checklist. Les checklists aident les utilisateurs en fournissant un guide clair, étape par étape, pour accomplir une tâche, et elles permettent aux inspecteurs de s’assurer que les tâches sont entièrement complétées. Vous pouvez également exiger que la personne qui effectue la tâche téléverse des photos obligatoires pour les éléments de la checklist. Dans ce cas, les utilisateurs doivent téléverser une photo pour chaque élément de la checklist avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée.
- Enfin, cliquez sur Enregistrer.
Informations importantes sur les tâches planifiées
Voici quelques éléments que vous devez savoir sur les tâches planifiées :
- Seuls les titulaire du compte, les administrateurs et les gestionnaires de location peuvent créer des tâches.
- Le système vérifie toutes les 5 minutes la présence de nouvelles tâches ou de tâches mises à jour. Mais lorsqu’une réservation est créée ou modifiée, ses tâches sont mises à jour immédiatement.
💡 Note : Les périodes bloquées et les réservations importées via les Liens iCal ne sont pas incluses. - Les tâches peuvent être planifiées jusqu’à 365 jours à l’avance.
- Si une réservation est annulée, ses tâches seront également supprimées. Si les dates ou les heures de check-in/check-out de la réservation changent, la tâche se déplacera automatiquement avec la réservation. Vous n’avez pas besoin de mettre à jour les tâches manuellement.
- Si une tâche est attribuée à un Rôle (comme « personnel de ménage »), tous les membres de ce rôle ayant accès à l’hébergement verront la tâche et pourront la revendiquer. Les membres sans accès à l’hébergement ne verront pas la tâche.