Las Tareas Programadas son tareas vinculadas a reservas y siempre estarán asociadas a ellas. Si una reserva se modifica, todas las tareas relacionadas se actualizarán en consecuencia.
Las instrucciones dependen de la versión de tu cuenta. Para ver las instrucciones correctas, sigue estos pasos:
Ve al menú de la izquierda y selecciona Calendario.
Elige la versión que ves en tu cuenta:
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Versión antigua |
Nueva versión |
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Versión antigua
Lee sobre:
- Ejemplo de comportamiento de una tarea programada
- Crear una tarea programada
- Datos importantes sobre tareas programadas
Ejemplo de comportamiento de una tarea programada
Imagina que tienes 2 reservas consecutivas para el mismo alojamiento separadas por 2 días. Has creado una tarea de limpieza programada basada en la salida ➡ la tarea comenzará a la hora de salida establecida y finalizará a la hora de entrada de la siguiente reserva, o tendrá una duración máxima de 48 horas. Si la fecha de entrada de la segunda reserva se modifica para coincidir con la fecha de salida de la reserva anterior, la tarea de limpieza se ajustará automáticamente según corresponda, aunque pertenezca a la primera reserva, que en realidad no se modificó. En este caso, la tarea se acortará automáticamente para abarcar el período entre la salida y la nueva entrada.
Los miembros del equipo recibirán notificaciones según su rol y su relación con la tarea en caso de cualquier tipo de modificación, tales como:
- Creación de una nueva tarea
- Modificación de las fechas de una tarea
- Asignación de una tarea
- Finalización de una tarea
- Inspección de una tarea
- Rechazo o falta de finalización de una tarea tras la inspección
Crear una tarea programada
Para crear una tarea programada, primero debes haber creado al menos una Plantilla de tareas. Para aprender a crear una plantilla de tarea, echa un vistazo a este artículo. Una vez que hayas creado una plantilla de tarea, puedes comenzar a configurar tareas programadas. Para hacerlo, sigue estos pasos:
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- Ve a la sección Módulos PM, y selecciona Tareas en el menú lateral.
- Luego elige Tareas programadas y haz clic en el ícono + en la esquina inferior derecha.
- Ahora asigna un Título y una Descripción a tu tarea y configura las condiciones.
| Configuración | Notas |
|---|---|
| Activar | Activa el interruptor si quieres que esta tarea se vuelva activa de inmediato. |
| Eliminar al cancelar la reserva | Activa este interruptor si deseas que la tarea se elimine (se vuelva inactiva) en caso de que una reserva se cancele (por ejemplo, tarea de check-in). |
| Prioridad de la tarea | Asigna una prioridad a la tarea (de 1 a 5 = Baja-Urgente), para que tu equipo sepa qué tareas deben priorizar. |
| Seleccionar los alojamientos para completar la tarea con cada reserva |
Haz clic en Seleccionar Alojamientos y elige los alojamientos a los que se aplica esta tarea. 💡 Nota: Puedes filtrarlos por Ciudad o Propietario. Si haces clic en Seleccionar, se asignarán todos los alojamientos resaltados. |
| Seleccionar cuándo debe comenzar la tarea |
Selecciona una de las opciones del menú desplegable.
|
| Seleccionar cuándo debe finalizar la tarea |
Selecciona una de las opciones del menú desplegable.
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| Elegir la plantilla de tarea con la lista de subtareas a realizar |
Selecciona una de tus plantillas de tarea del menú desplegable. Consulta cómo crear una plantilla de tarea. 💡 Nota: Solo puedes asignar una tarea a personas que tengan acceso a todos los alojamientos que seleccionaste anteriormente. Una opción interesante aquí es asignar las tareas a un rol (por ejemplo, Personal de Limpieza). Esto significa que todas las personas con ese rol y acceso al alojamiento (de la reserva específica) podrán ver la tarea y reclamarla para completarla. Una vez que se crea una tarea programada a través de una reserva, también puedes asignarla manualmente en lugar de que las personas la reclamen. Esto se puede hacer en el Calendario de Tareas en el sitio web de Módulos PM. |
| La tarea requiere inspección |
Activa el interruptor si quieres que se inspeccione esta tarea después de completarla, y luego selecciona a uno de los miembros del equipo en el menú desplegable como Inspector. La persona seleccionada será responsable de Aprobar o Rechazar la tarea una vez que el Asignado la haya completado. Si el Inspector rechaza la tarea, se marcará como incompleta y volverá a la lista de tareas actuales. |
Datos importantes sobre tareas programadas
Ahora, hay algunas cosas que debes saber acerca de las tareas programadas:
- El sistema intentará crear o modificar nuevas tareas cada 5 minutos. Sin embargo, para las reservas recién creadas o modificadas, las tareas asociadas a esas reservas se crearán o modificarán al instante.
💡 Nota: Los periodos cerrados o las reservas importadas a través de enlaces iCal no serán tenidos en cuenta. - El sistema creará tareas con 365 días de anticipación.
- Si se cancela una reserva, las tareas relacionadas también se eliminarán si esta opción está activada en la configuración de las tareas.
- Si hay un cambio en las fechas o en los horarios de check-in/check-out de una reserva, la tarea se ajustará automáticamente para coincidir con la reserva. No es necesario realizar cambios manuales.
- Si una tarea se asigna a un rol, todos los miembros de ese rol con acceso a los alojamientos de la tarea programada podrán reclamarla. Cualquier persona en ese rol que no tenga acceso al alojamiento no verá la tarea.
Nueva versión
Leer sobre:
- Ejemplo del comportamiento de una tarea programada
- Crear una tarea programada
- Hechos importantes sobre las tareas programadas
Ejemplo del comportamiento de una tarea programada
Imagina que tienes dos reservas consecutivas para el mismo alojamiento con un intervalo de 2 días. Has programado una tarea de limpieza basada en la hora de la salida de la primera reserva. Esta tarea comienza en el momento de la salida y termina en el siguiente check-in, o dura hasta 48 horas. Si el check-in de la segunda reserva se mueve al día de la salida de la primera, la tarea de limpieza se ajustará automáticamente, aunque la primera reserva no haya cambiado. La duración de la tarea se acortará en consecuencia.
Los miembros del equipo serán notificados en función de su rol y su relación con la tarea si se produce alguna modificación, como:
- se crea una nueva tarea
- se modifican las fechas de una tarea
- una tarea es asignada
- una tarea se completa
- una tarea es inspeccionada
- una tarea es rechazada o marcada como incompleta después de la inspección
Crear una tarea programada
Para crear una tarea programada, sigue estos pasos:
- Ve a la sección Calendario y selecciona Tareas.
- Haz clic en el ícono + para crear una tarea.
- Elige un alojamiento al que quieras asignar la tarea.
💡 Nota: Como tu tarea programada estará basada en una reserva, no podrás seleccionar “ningún alojamiento” y luego crear una tarea programada. - Activa el Botón Programar automáticamente limpieza después de la salida para generar automáticamente tu tarea tras la salida.
💡 Nota: No puedes ver las tareas programadas automáticamente si aún no has recibido ninguna reserva para el alojamiento asignado. - Por defecto, la hora de inicio será la hora de salida del alojamiento seleccionado, pero puedes cambiarla. También puedes ajustar la hora de fin.
💡 Nota: Actualmente, las tareas solo pueden comenzar y terminar el mismo día. - Luego, selecciona el Asignado. Las tareas pueden ser asignadas a un rol (por ejemplo, “cualquier miembro del personal de limpieza de este alojamiento”) o a una persona específica.
- Activa la opción de inspección si se requiere una inspección después de completar la tarea, y selecciona un miembro del equipo en el menú desplegable como Inspector.
La persona seleccionada será responsable de aprobar o rechazar la tarea una vez que el Asignado la haya completado. - Añade un título y una descripción opcional.
- A continuación, puedes añadir una lista de verificación. Las listas de verificación ayudan a los usuarios proporcionando una guía clara paso a paso para completar una tarea, y ayudan a los inspectores a asegurarse de que las tareas se completan por completo. También puedes requerir que la persona que realiza la tarea suba fotos obligatorias para los elementos de la lista. En este caso, los usuarios deben subir una foto para cada elemento antes de poder marcar la tarea como completada.
- Después, haz clic en Guardar.
Hechos importantes sobre las tareas programadas
Ahora, hay algunas cosas que deberías saber sobre las tareas programadas:
- Solo los titulares de cuenta, los administradores y los gestores de alojamiento pueden crear tareas.
- El sistema comprueba nuevas tareas o tareas actualizadas cada 5 minutos. Pero cuando se crea o cambia una reserva, sus tareas se actualizan de inmediato.
💡 Nota: Los periodos bloqueados y las reservas importadas mediante Enlaces iCal no están incluidos. - Las tareas pueden programarse con hasta 365 días de antelación.
- Si una reserva se cancela, sus tareas también se eliminarán. Si cambian las fechas de la reserva o las horas de check-in/salida, la tarea se moverá automáticamente con la reserva. No necesitas actualizar las tareas manualmente.
- Si una tarea está asignada a un Rol (como “personal de limpieza”), todos los miembros de ese rol que tengan acceso al alojamiento verán la tarea y podrán reclamarla. Los miembros sin acceso al alojamiento no verán la tarea.