Configura y envía el formulario de registro de viajeros

Puedes activar la funcionalidad de formulario de registro de viajeros para automatizar la recopilación de la información requerida por las autoridades locales. Se adapta a los requisitos legales de cada región, asegurando que recopiles los datos correctos. Una vez recopilada, la información se envía automáticamente a las autoridades correspondientes, ahorrándote tiempo y asegurando el cumplimiento normativo.

El formulario de registro de viajeros recopila y envía la información requerida por las autoridades locales, asegurando el cumplimiento con las normativas regionales, mientras que el formulario de check-in en línea se centra en detalles específicos de la reserva, como la hora de llegada del huésped o preguntas personalizadas, y no comparte información con las autoridades.
Puedes elegir activar ambos formularios o solo uno. Si activas el formulario de registro de viajeros, cualquier pregunta que ya esté cubierta por ese formulario será automáticamente eliminada del formulario de check-in en línea para evitar duplicidades. 

💡 Notas:

• Esta funcionalidad estará disponible en tu cuenta solo si tienes al menos un alojamiento en uno de los países cubiertos.
• Esta funcionalidad está incluida en tu Plan Ultimate sin coste adicional.

Leer sobre:

• Países cubiertos
• Activar el formulario de registro de viajeros
• Conectar tus alojamientos con las autoridades locales
• Compartir el formulario de registro con los huéspedes
• Vista previa de la interfaz para el huésped
• Ver la información del formulario de registro de viajeros
• Descargar la información del formulario de registro de viajeros
• Desactivar el formulario de registro de viajeros
  • Desactivar la conexión con las autoridades locales
  • Desactivar el formulario de registro de viajeros

Países cubiertos

Los países actualmente cubiertos por esta funcionalidad son:

• Dentro de Europa: España, Italia, Portugal, Países Bajos, Austria, Francia, Bélgica, República Checa, Grecia, Suiza (solo Zúrich), Alemania, Croacia, Rumanía.
• Fuera de Europa: Colombia, Dubái, Tailandia.

¡Permanece atento! Se están añadiendo nuevos países de forma regular.

Activar el formulario de registro de viajeros

Para activar el formulario de registro de viajeros, sigue estos pasos:

1. Ve a tu menú de la izquierda y selecciona Ajustes
2. Haz clic en Check-in en línea desde la barra lateral izquierda.
3. Ahora haz clic en Formulario de registro de viajeros:
4. Se generarán credenciales específicas al activar la funcionalidad. Después de la activación, el sistema sincronizará todos los alojamientos y reservas con fecha de check-in a partir de la fecha de activación.
   Sigue las instrucciones a continuación para conectar tu alojamiento con las autoridades locales.

Conectar tus alojamientos con las autoridades locales

Si acabas de activar el formulario de registro de viajeros, has añadido más alojamientos o has desconectado y vuelto a conectar tu cuenta, tendrás que establecer la conexión entre tus propiedades y la autoridad local. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Ve a tu menú de la izquierda y selecciona Ajustes
2. Haz clic en Check-in en línea desde la barra lateral izquierda.
3. Ahora haz clic en Formulario de registro de viajeros:
4. Ahora selecciona Propiedades:
   
    
5. Rellena la información requerida, activa el Botón de Estado Conexión con la Autoridad, selecciona la autoridad local correspondiente e introduce tus credenciales.
6. Luego valida y haz clic en Guardar cambios.

💡 Notas:

• La conexión de alojamientos con las autoridades locales debe hacerse de forma individual por cada alojamiento, incluso si pertenecen a la misma autoridad local.
• Dependiendo del país, también puede que necesites conectar Estadísticas, siguiendo el mismo proceso.

La información de los huéspedes será enviada a las autoridades locales según la normativa del país donde esté ubicado el alojamiento. Aquí tienes una tabla con los detalles de la hora en que se enviará el formulario:

💡  Notas:

• Para 🇳🇱 Países Bajos, 🇫🇷 Francia, 🇧🇪 Bélgica, 🇬🇷 Grecia, 🇷🇴 Rumanía: No hay integración con portales policiales en estos países, por lo que no se aplican horarios de envío automáticos.
• Para 🇦🇹 Feratel (Austria): Si se añade un nuevo huésped tras el registro inicial, se genera automáticamente un segundo registro a las 17:00 UTC.

Compartir el formulario de registro de viajeros con los huéspedes

Si el formulario de check-in de la reserva está activado, el formulario de registro de viajeros se enviará junto con él. Al activar el formulario de check-in, puedes elegir activar los Mensajes automáticos. Si lo haces, el formulario de registro de viajeros se enviará automáticamente al mismo tiempo que el formulario de check-in, siguiendo las reglas configuradas en tus ajustes de Mensajes automáticos.

También puedes compartir el formulario manualmente con tus huéspedes desde la pestaña de Reservas, por correo electrónico o copiando y enviando el enlace.

Vista previa de la interfaz para el huésped

Aquí tienes una vista previa de lo que verá el huésped cuando se le envíe el formulario de registro de viajeros:

1. Cuando el Huésped abra el enlace del formulario de registro de viajeros, verá la página donde puede introducir sus datos personales:
   
   💡  Nota: Si tienes activado el formulario de check-in en línea, el Huésped será redirigido al formulario de registro de viajeros después de completar el formulario de check-in.
2. Tendrán dos opciones: pueden añadir su DNI o pasaporte para rellenar el formulario automáticamente, o introducir su información personal manualmente.
   • Si eligen rellenar el formulario automáticamente, podrán hacer una foto de su documento o subirlo.
   • Si eligen completar el formulario manualmente, se les pedirá que proporcionen información personal, datos del documento y datos de contacto.
3. A continuación, se pedirá al huésped que registre a cualquier huésped adicional si la reserva incluye más de un Huésped.
4. Si el huésped tiene activado el portal para huéspedes, será redirigido automáticamente a él después de completar el formulario de registro de viajeros.

Ver la información del registro de viajeros

Una vez que el huésped haya enviado la información, esta aparecerá automáticamente tanto en la sección de Reserva como en la sección de Registro de viajeros.

• En la sección de Reserva, la información enviada aparecerá en el recuadro de Check-in en línea. También tendrás la opción de reenviar el formulario en caso de que no se haya completado por completo.
• En la sección de Registro de viajeros, la información enviada aparecerá en la pestaña Reservas.

Descargar la información del registro de viajeros

Si las autoridades locales lo solicitan, puedes descargar los datos del registro de viajeros desde la sección de Registro de viajeros.

• Para descargar un formulario de registro de viajeros de una reserva específica:
  1. Ve a la sección de Registro de viajeros.
  2. Abre la pestaña Reservas y selecciona la reserva correspondiente.
  3. Puedes elegir descargar la información enviada por un huésped específico o por todos los huéspedes asociados a esa reserva.
     
• Para descargar un libro de visitas que reúna todos los formularios de registro de viajeros de un alojamiento específico:
  1. Ve a la sección de Registro de viajeros.
  2. Abre la pestaña Propiedades y selecciona Documentos.
     Desde ahí, puedes Generar libro de visitas.
  3. Selecciona el rango de fechas y elige si el libro de huéspedes también debe enviarse a otra dirección de correo electrónico además de la tuya.

Desactivar el registro de viajeros

Desactivar la conexión con las autoridades locales

Si quieres desactivar el envío automático del formulario a las autoridades locales, sigue estos pasos:

1. Ve a tu menú de la izquierda y selecciona Ajustes
2. Haz clic en Check-in en línea desde el menú lateral.
3. Haz clic en Registro de viajeros:
4. Desactiva el Botón de Estado de Conexión con autoridades:
   
    

Una vez desactivada la conexión, los datos de futuras reservas ya no se compartirán con las autoridades locales.

Desactivar el formulario de registro de viajeros

Si quieres desactivar el registro de viajeros, sigue estos pasos:

1. Ve a tu menú de la izquierda y selecciona Ajustes
2. Haz clic en Check-in en línea desde el menú lateral.
3. Haz clic en Registro de viajeros:
4. Después, simplemente haz clic en Desactivar:

Al desactivar tu cuenta, se eliminará la conexión con tus anuncios y todos los datos de los huéspedes almacenados.

Las reservas con todos los datos de los huéspedes enviados seguirán mostrando la información en la sección de detalles de la reserva. Sin embargo, las reservas antiguas con información enviada parcialmente perderán esos datos, y deberás solicitarlos manualmente.