Configurar y enviar el formulario de check-in de la reserva

Puedes habilitar los correos electrónicos y SMS de check-in de la reserva para recopilar la información personal de tus huéspedes antes del check-in y proporcionar detalles adicionales. Automatizar el envío de recordatorios del formulario de check-in aumenta la probabilidad de recibir formularios completados y simplifica el proceso de check-in, haciéndolo más rápido y sencillo.

El formulario de registro de viajeros recopila y envía la información requerida por las autoridades locales, asegurando el cumplimiento con las normativas regionales, mientras que el formulario de check-in en línea se centra en detalles específicos de la reserva, como la hora de llegada del huésped o preguntas personalizadas, y no comparte información con las autoridades.
Puedes elegir activar ambos formularios o solo uno. Si activas el formulario de registro de viajeros, cualquier pregunta que ya esté cubierta por ese formulario será automáticamente eliminada del formulario de check-in en línea para evitar duplicidades. 

💡 Nota: En la app móvil de Lodgify, puedes compartir el formulario de check-in de la reserva, ver las respuestas de los huéspedes y editarlas.

Leer sobre:

• Configurar el formulario de check-in 
• Configurar mensajes SMS
• Vista previa de la interfaz para el huésped
• Gestionar la información del check-in en la reserva

Configurar el formulario de check-in

Para configurar el formulario de check-in, sigue estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Ajustes
2. Haz clic en Check-in en línea en la barra de menú a la izquierda.
3. Ahora haz clic en Formulario de check-in y activa el botón de estado para habilitarlo.
4. Puedes seleccionar las preguntas que se harán al huésped en el formulario de check-in. Cada pregunta que se seleccione será obligatoria para los huéspedes.
5. También puedes añadir Preguntas personalizadas, a las cuales los huéspedes podrán responder con texto.
   💡 Nota: Las preguntas se traducirán automáticamente al idioma del formulario de check-in.
6. No olvides hacer clic en Guardar después de añadir todas tus preguntas al formulario.

También puedes personalizar el correo electrónico enviado al huésped pidiéndole que complete el formulario de check-in. Para modificar el correo electrónico predeterminado y los ajustes de envío, sigue estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Ajustes
2. Haz clic en Check-in en línea en la barra de menú a la izquierda.
3. Ahora haz clic en Mensajes automatizados y activa el botón de estado para habilitarlo.
   💡 Nota: Los mensajes automatizados solo se pueden activar una vez que el formulario está activado.
    
4. Puedes cambiar el texto del correo electrónico predeterminado y traducirlo a los diferentes idiomas disponibles para este correo electrónico:
   💡 Nota: El marcador de posición {{CheckinFormLink}} es obligatorio ya que redirige a los huéspedes al formulario de check-in.
5. Luego, puedes configurar con qué frecuencia y cuándo se enviarán estos correos electrónicos antes de la fecha de check-in o después de la fecha de creación de la reserva.
   Puedes enviar un máximo de 4 correos electrónicos. Si deseas enviar menos, por ejemplo, 2, simplemente selecciona cuándo enviar el primer y último correo electrónico, y configura los otros dos como Ninguno.
   ⚠️ Importante: Ten en cuenta la lógica de la cronología en relación con la fecha de check-in y la fecha de creación de la reserva. Si configuras el primer correo electrónico para que se envíe "20 días", en el primer escenario, se enviará 20 días antes de la fecha de check-in; mientras que en el segundo escenario, se enviará 20 días después de la fecha de creación de la reserva.
6. Tienes la opción de seleccionar la casilla para habilitar el envío automático del formulario de check-in cuando un huésped hace una reserva el día del check-in. Esto se aplica a reservas con estado Reservado.
7. También puedes configurar el envío de mensajes SMS.
8. Puedes elegir eliminar algunos de tus alojamientos para que no se envíe el formulario para ellos. Los formularios de check-in se enviarán automáticamente entre la 1:00 y las 2:00 p.m., hora UTC.
   💡 Nota: Los huéspedes de Airbnb recibirán el formulario de check-in en su bandeja de entrada de Airbnb, no por correo electrónico.
9. No olvides hacer clic en Guardar al final de la página.

⚠ Importante: El correo electrónico del formulario de pre-check-in contendrá el logotipo y el nombre de tu empresa, así que asegúrate de cargar el logotipo e insertar el nombre de tu empresa en la Config. equipo de los Módulos PM.

💡 Nota: Si el huésped recibe el formulario pero aún no ha respondido a ninguna pregunta, cualquier cambio que realices actualizará el formulario que recibió. Una vez que comiencen a completarlo o lo terminen, los cambios futuros no afectarán a ese formulario específico.

Configurar mensajes SMS

También puedes enviar los recordatorios de los formularios de check-in por SMS. Esta funcionalidad está incluida en tu plan de suscripción sin coste adicional.
Para activar el servicio de SMS, debes seguir estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Ajustes.
2. Haz clic en Check-in en línea en la barra de menú izquierda.
3. Ahora haz clic en Mensajes automatizados y activa el botón de estado para habilitarlo.💡 Nota: Los mensajes automatizados solo se pueden activar una vez que el formulario de check-in esté activado.
4. Ahora puedes seleccionar con cuál de los correos electrónicos de recordatorio del formulario de check-in se debe enviar este SMS:
5. Luego, completa tu ID de envío de SMS que aparecerá como el remitente del SMS para tus huéspedes. 
   💡 Nota: Por lo general, esto sería el nombre de tu empresa o algo con lo que tus huéspedes puedan relacionarse. 

El SMS se verá así (el texto está estandarizado y no se puede modificar:
💡 Notas:

• Si deseas desactivar el servicio de SMS nuevamente, simplemente puedes seleccionar No enviar SMS en las opciones de envío y los cambios se harán efectivos de inmediato. Así que puedes probarlo fácilmente durante unos días.
• El servicio de SMS solo está disponible en conjunto con un formulario de check-in activo.

Vista previa de la interfaz para el huésped

Aquí tienes una vista previa de lo que verá el Huésped cuando se le envíe el formulario de check-in de la reserva:

1. Cuando el Huésped abra el enlace al formulario de check-in de la reserva, verá la página donde puede completar el formulario:
   
2. Después de completar la información en el formulario de check-in de la reserva, si el formulario de registro de viajeros está activado, el Huésped será invitado automáticamente a completarlo:
3. Finalmente, si el Huésped tiene activado el portal para huéspedes, será redirigido automáticamente a él después de completar su información.

Gestionar la información del check-in en la reserva

Puedes enviar manualmente el formulario de check-in al huésped desde la reserva y realizar cambios en la información incluida.

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Reservas.
2. Elige la reserva que quieres gestionar, luego desplázate hacia abajo hasta la sección de check-in en línea.
3. Desde aquí, puedes:
   • Hacer clic en Enviar mensaje para enviar manualmente el formulario de check-in a tu huésped.
     
   • Ver el Historial de correos electrónicos enviados anteriormente y ver cuándo se ha completado el formulario.
     
   • Ver la información completada en el formulario de check-in:
     
   • Editar o añadir manualmente información en el formulario de check-in en nombre del huésped haciendo clic en el ícono del lápiz:
     
     💡 Nota: También puedes ver las respuestas del formulario de check-in en las notas de reserva de los módulos PMS.