As Tarefas Programadas são tarefas ligadas a reservas e estarão sempre associadas a elas. Se uma reserva for modificada, todas as tarefas relacionadas serão atualizadas em conformidade.
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Leia sobre:
- Exemplo de comportamento de uma tarefa programada
- Criar uma tarefa programada
- Factos importantes sobre tarefas programadas
Exemplo de comportamento de uma tarefa programada
Imagine que tem 2 reservas consecutivas para o mesmo alojamento separadas por 2 dias. Criou uma tarefa de limpeza programada com base no check-out ➡ a tarefa começará na hora definida para o check-out e terminará na hora do check-in da próxima reserva, ou durará no máximo 48h. Se o dia de check-in da segunda reserva for alterado para o dia de check-out da anterior, a tarefa de limpeza será automaticamente modificada em conformidade, mesmo que pertença à primeira reserva, que na realidade não foi modificada. Neste caso, a tarefa será automaticamente encurtada entre o check-out e o check-in.
Os membros da equipa serão notificados dependendo da sua função e da sua relação com a tarefa se houver qualquer tipo de modificação, como:
- uma nova tarefa criada
- datas de uma tarefa modificadas
- uma tarefa atribuída
- uma tarefa concluída
- uma tarefa inspecionada
- uma tarefa rejeitada ou não concluída após inspeção
Criar uma tarefa programada
Para criar uma tarefa programada, primeiro precisa de ter criado pelo menos um Modelo de Tarefa. Para aprender como criar um modelo de tarefa, consulte este artigo. Depois de criar um modelo de tarefa, pode começar a configurar tarefas programadas. Para isso, siga estes passos:
- Vá à secção Módulos PM e selecione Tarefas no menu lateral.
- Depois escolha Tarefas agendadas e clique no ícone + no canto inferior direito.
- Agora preencha dando à sua tarefa um Título e uma Descrição, e defina as condições.
| Configuração | Notas |
|---|---|
| Ativar | Ative o indicador de estado se quiser que esta tarefa fique ativa imediatamente. |
| Remover após cancelamento da reserva | Ative este indicador de estado se quiser que a tarefa seja removida (fique inativa) caso uma reserva seja cancelada (por exemplo, tarefa de check-in). |
| Prioridade da tarefa | Atribua uma prioridade à sua tarefa (de 1-5 = Baixa-Urgente), para que a sua equipa saiba quais as tarefas a priorizar. |
| Selecione os alojamentos para a conclusão da tarefa com cada reserva |
Clique em Selecionar Alojamentos e escolha a quais alojamentos esta tarefa se aplica. 💡 Nota: Pode filtrá-los por Cidade ou Proprietário. Se clicar em Selecionar, todos os alojamentos destacados serão atribuídos. |
| Selecione quando a tarefa deve começar | Selecione uma das opções do menu suspenso. 💡 Nota: Pode encontrar descrições para cada opção numa caixa azul diretamente por baixo. |
| Selecione quando a tarefa deve terminar | Selecione uma das opções do menu suspenso. 💡 Nota: Pode encontrar descrições para cada opção numa caixa azul diretamente por baixo. |
| Escolha o modelo de tarefa com a lista de subtarefas a serem realizadas |
Selecione um dos seus modelos de tarefa no menu suspenso. Veja como criar um modelo de tarefa. 💡 Nota: Só pode atribuir uma tarefa a pessoas que tenham acesso a todos os alojamentos que selecionou acima. Uma boa opção aqui é atribuir as tarefas a uma função (por exemplo, Pessoal de Limpeza). Isto significa que todas as pessoas com essa função e acesso ao alojamento (da reserva específica) poderão ver a tarefa e reivindicá-la para conclusão. Depois de uma tarefa programada ser criada através de uma reserva, também pode atribuí-la manualmente em vez de as pessoas a reivindicarem. Isto pode ser feito no Calendário de Tarefas no site dos Módulos PM. |
| A tarefa requer inspeção |
Ative o indicador de estado se quiser que esta tarefa seja inspecionada após a conclusão, e depois selecione um dos membros da equipa no menu suspenso como Inspetor. A pessoa selecionada ficará encarregada de Aprovar ou Rejeitar a tarefa assim que o Responsável a tiver concluído. Se o Inspetor rejeitar a tarefa, esta será marcada como não concluída e voltará para a lista de tarefas atuais. |
Factos importantes sobre tarefas programadas
Agora, há algumas coisas que deve saber sobre tarefas programadas:
- O sistema procurará novas tarefas para criar ou modificar a cada 5 minutos. No entanto, para reservas recém-criadas ou modificações, as tarefas dessa reserva são criadas/modificadas instantaneamente.
💡 Nota: Períodos fechados ou reservas importadas via iCal não serão tidos em conta. - O sistema criará tarefas com 365 dias de antecedência.
- Se uma reserva for cancelada, as tarefas relacionadas com ela também serão removidas, se esta opção estiver ativada nas configurações da tarefa.
- Se uma reserva alterar as suas datas, a tarefa mover-se-á com a reserva. Não é necessário alterar nada manualmente.
- Se uma tarefa for atribuída a uma Função, todos os membros dessa função e com acesso aos alojamentos da tarefa programada poderão reivindicar a tarefa. Qualquer pessoa nessa função, mas sem acesso ao alojamento, não verá a tarefa.
Nova versão
Leia sobre:
- Exemplo de comportamento de uma tarefa agendada
- Criar uma tarefa agendada
- Fatos importantes sobre tarefas agendadas
Exemplo de comportamento de uma tarefa agendada
Imagine que tem duas reservas consecutivas para o mesmo alojamento com um intervalo de 2 dias. Agendou uma tarefa de limpeza com base na hora de check-out da primeira reserva. Esta tarefa começa no check-out e termina no check-in seguinte, ou dura até 48 horas. Se o check-in da segunda reserva for alterado para o dia do check-out da primeira, a tarefa de limpeza será ajustada automaticamente, mesmo que a primeira reserva não tenha sido modificada. A duração da tarefa será encurtada em conformidade.
Os membros da equipa serão notificados dependendo do seu papel e da sua relação com a tarefa se houver algum tipo de modificação, como:
- uma nova tarefa criada
- datas de uma tarefa modificadas
- uma tarefa atribuída
- uma tarefa concluída
- uma tarefa inspecionada
- uma tarefa rejeitada ou marcada como incompleta após inspeção
Criar uma tarefa agendada
Para criar uma tarefa agendada, siga estes passos:
- Vá à secção Calendário e selecione Tarefas.
- Clique no ícone + para criar uma tarefa.
- Escolha um alojamento ao qual pretende atribuir a tarefa.
💡 Nota: Como a sua tarefa agendada será baseada numa reserva, não poderá selecionar “nenhum alojamento” e, depois, criar uma tarefa agendada. - Ative o Agendar automaticamente limpeza após o check-out para gerar automaticamente a sua tarefa após o check-out.
💡 Nota: Não poderá ver as tarefas agendadas automaticamente se ainda não tiver recebido nenhuma reserva para o alojamento atribuído. - Por defeito, a hora de início será a hora de check-out do alojamento selecionado, mas pode alterá-la. Também pode ajustar a hora de fim.
💡 Nota: Atualmente, as tarefas só podem começar e terminar no mesmo dia. - Depois, selecione o Responsável. As tarefas podem ser atribuídas a uma função (por exemplo, “qualquer funcionário de limpeza deste alojamento”) ou a uma pessoa específica.
- Ative a opção inspeção se for necessária uma inspeção após a conclusão da tarefa, e selecione um membro da equipa a partir do menu suspenso como Inspetor.
A pessoa selecionada será responsável por aprovar ou rejeitar a tarefa assim que o Responsável a tiver concluído. - Adicione um título e uma descrição opcional.
- Em seguida, pode adicionar uma lista de verificação. As listas de verificação ajudam os utilizadores ao fornecer um guia claro e passo a passo para concluir uma tarefa, e ajudam os inspetores a garantir que as tarefas são concluídas na totalidade. Também pode exigir que a pessoa que executa a tarefa carregue fotos obrigatórias para os itens da lista de verificação. Neste caso, os utilizadores devem carregar uma foto para cada item antes de poderem marcar a tarefa como concluída.
- De seguida, clique em Guardar.
Fatos importantes sobre tarefas agendadas
Eis alguns pontos que deve saber sobre tarefas agendadas:
- Apenas os titulares de conta, administradores e gestores de alojamento podem criar tarefas.
- O sistema verifica novas tarefas ou tarefas atualizadas a cada 5 minutos. Mas quando uma reserva é criada ou alterada, as respetivas tarefas são atualizadas imediatamente.
💡 Nota: Períodos bloqueados e reservas importadas via iCal não estão incluídos. - As tarefas podem ser agendadas com até 365 dias de antecedência.
- Se uma reserva for cancelada, as respetivas tarefas também serão eliminadas. Se as datas da reserva ou as horas de check-in/check-out forem alteradas, a tarefa será automaticamente ajustada de acordo com a reserva. Não precisa de atualizar as tarefas manualmente.
- Se uma tarefa for atribuída a uma Função (como “Equipa de limpeza”), todos os membros dessa função que tenham acesso ao alojamento verão a tarefa e poderão reclamá-la. Os membros sem acesso ao alojamento não verão a tarefa.