Enviar e gerir faturas para o hóspede

As faturas para hóspedes permitem-lhe criar e partilhar facilmente faturas com os hóspedes, tanto para reservas diretas como manuais. Isto também pode servir como solução, por exemplo, se precisar de fornecer um recibo a um cliente.

⚠︎ Importante: As faturas estão disponíveis apenas para reservas a partir de 1 de janeiro de 2024.

Leia sobre:

• Gerar uma fatura
• Enviar uma fatura
• Editar uma fatura
• Gerir configurações de faturas

Gerar uma fatura

Pode gerar uma fatura para as suas reservas diretas, manuais e provenientes de OTAs, com os detalhes do orçamento.

• Se não for aplicado IVA a nenhum item da fatura, a coluna do IVA não será exibida na fatura.
• Se uma reserva for recebida através de uma OTA e o IVA estiver configurado na Lodgify, o IVA será automaticamente aplicado aos itens relevantes. Irá aparecer tanto na coluna do IVA como na secção de resumo, mesmo que a OTA não forneça um detalhe do IVA.
• Se a reserva for proveniente de uma OTA e os impostos locais ou estaduais forem fornecidos como itens separados, esses impostos serão apresentados individualmente na fatura, com o montante total indicado na secção do resumo.

Para gerar uma fatura, siga estes passos:

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Reservas.
2. Desça até à secção de Faturação. A partir daqui, clique em Gerar fatura:
   💡 Notas:
   • Os detalhes da fatura serão baseados na reserva no momento da geração. Se adicionar novos elementos ao orçamento mais tarde (por exemplo, uma taxa adicional), pode clicar nos três pontos e selecionar Regenerar para atualizá-lo com os novos elementos.
   • As faturas podem ser geradas à meia-noite, um dia após o check-out, e para todas as reservas Reservadas se estiver a utilizar a geração manual de faturas.
   • O PDF da fatura será gerado e enviado no idioma definido no perfil da sua conta Lodgify.
   • As faturas são geradas na mesma moeda do orçamento.
   • Não é possível apagar ou anular faturas.
   • Os itens das faturas dos hóspedes seguem sempre a seguinte ordem: preço por quarto, taxas, impostos, serviços extras e promoções.
3. Depois de gerada, verá o número da fatura e a data de geração.
   Pode clicar nos três pontos para Descarregar como PDF, Regenerar, Enviar ou Editar a fatura.

Se a reserva for cancelada, será gerada uma fatura com o valor da taxa de cancelamento. Isto não se aplica a reservas provenientes de OTAs.
Se uma fatura já tiver sido gerada com o valor total da reserva, esta não será atualizada automaticamente. Terá de gerar manualmente uma nova fatura para refletir a taxa de cancelamento. Note que o número da fatura permanecerá o mesmo se a fatura for gerada novamente após o cancelamento da reserva.

Enviar uma fatura

Enviar uma fatura por e-mail

Para enviar a fatura aos seus hóspedes por email, siga estes passos:

1. Vá à sua reserva e navegue até à secção de Faturação. Clique nos três pontos e selecione Enviar para o hóspede.
   
2. A fatura será automaticamente enviada para o endereço de email introduzido na reserva.
   💡 Nota: Pode visualizar os detalhes da mensagem enviada acedendo à sua Caixa de entrada.

Alterar o conteúdo da mensagem

O hóspede receberá um e-mail com a fatura anexada em PDF.
Se desejar alterar a mensagem no e-mail enviado ao hóspede, siga estes passos:

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Configurações.
2. No menu lateral, clique em Respostas automáticas.
3. Em Pagamentos, clique no ícone de lápis ao lado de Notificar hóspede quando o proprietário enviar uma fatura.
4. Aqui, pode modificar a mensagem do e-mail. Lembre-se de traduzir o conteúdo, se necessário, e clique em Guardar.
   A próxima fatura enviada por e-mail incluirá este conteúdo atualizado.

Editar uma fatura

Pode editar uma fatura para atualizar as informações da sua empresa, as informações do hóspede que aparecem nessa fatura específica e adicionar notas.

Para fazer isso, siga estes passos:

1. Vá à sua reserva e navegue até à secção de Faturação. Clique nos três pontos e selecione Editar.
   
2. Uma janela destacada será aberta, permitindo-lhe editar as informações da empresa e do hóspede que aparecerão na fatura.
   💡 Nota: Certifique-se de preencher os campos obrigatórios marcados com um * vermelho.
3. Após fazer as alterações, clique em Guardar. As informações atualizadas serão guardadas no sistema, e poderá clicar nos três pontos para Descarregar a fatura, se necessário.

Gerir configurações de faturas

Nas configurações de faturas, pode personalizar o modelo da sua fatura, atualizar as informações da sua empresa, detalhes dos hóspedes, notas, numeração de faturas e configurações de geração automática.

Para aceder às configurações de faturas, siga estes passos:

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Configurações.
2. Desça no menu lateral esquerdo e clique em Definições de faturação.

Estas são as configurações que pode alterar:

• Geração Manual ou Automática de Faturas
  Clique no alternador para mudar entre geração manual e automática de faturas.
  • Com a seleção manual, as faturas serão geradas uma a uma ao clicar no botão Gerar para cada reserva.
  • Com a seleção automática, as faturas são geradas automaticamente e armazenadas na página de detalhes da reserva. Se optar pela seleção automática, será solicitado que configure a opção de numeração sequencial automática para garantir que todas as faturas tenham um número atribuído.
    Pode escolher se deseja que as faturas sejam geradas:
    • Após a data de check-out: à meia-noite do dia seguinte ao check-out,
    • Após a reserva ser confirmada: assim que a reserva atingir o estado de Reservada.
      
      
• Numeração de faturas
  • Sequência automática: Pode definir um prefixo personalizado e um número inicial para atribuir automaticamente números sequenciais às faturas.
    Por exemplo, se definir AB-1000 como o número inicial, as faturas serão geradas como AB-1000, AB-1001, AB-1002 e assim por diante.
  • Manual: Esta opção utiliza o formato de numeração padrão do Lodgify, começando no número 1 sem prefixo. Pode atualizar manualmente o formato de numeração ao editar a fatura na página de Detalhes da Reserva.
• Informações da empresa
  Atualize as informações da empresa e carregue um logotipo para ser exibido no PDF da fatura.
• Informações do hóspede
  Selecione as informações dos hóspedes que serão exibidas por padrão nas faturas.
  

💡 Nota: As faturas são fornecidas apenas em formato PDF e não são compatíveis com os padrões de faturação eletrónica.