Configurer et envoyer le formulaire d'enregistrement de la réservation

Vous pouvez activer les e-mails et SMS d'enregistrement de la réservation pour collecter les informations personnelles de vos invités avant le check-in et leur fournir des détails supplémentaires. Automatiser l’envoi des rappels pour le formulaire d'enregistrement de la réservation augmente les chances de recevoir des formulaires complétés et simplifie le processus de check-in, le rendant plus rapide et facile.

Le formulaire d'enregistrement des invités collecte et envoie les informations requises par les autorités locales, garantissant ainsi le respect des réglementations régionales, tandis que le formulaire de check-in de réservation est plutôt centré sur les détails spécifiques à la réservation, comme l’heure d’arrivée de l’invité ou des questions personnalisées, et ne transmet aucune donnée aux autorités locales.
Vous pouvez choisir d’activer les deux formulaires ou un seul. Si le formulaire d'enregistrement des invités est activé, les questions déjà couvertes par celui-ci seront automatiquement supprimées du formulaire de check-in de réservation pour éviter les doublons.

💡 Note : Sur l’application mobile Lodgify, vous pouvez partager le formulaire d’enregistrement de la réservation, consulter les réponses des invités et les modifier.

Parcourez les sections :

• Configurer le formulaire d'enregistrement de la réservation
• Configurer l'envoi de messages SMS
• Gérer les informations d'enregistrement sur la réservation

Configurer le formulaire d'enregistrement de la réservation

Pour configurer le formulaire d'enregistrement, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres
2. Cliquez sur Enregistrement en ligne dans la barre de menu de gauche.
3. Cliquez maintenant sur Formulaire d'enregistrement et activez le bouton pour l’activer.
4. Vous pouvez sélectionner les questions qui seront posées à l'invité dans le formulaire d'enregistrement de la réservation. Chaque question sélectionnée sera obligatoire pour les invités.
5. Vous pouvez également ajouter des questions personnalisées, auxquelles les invités pourront répondre par texte.
   💡 Note : Les questions seront automatiquement traduites dans la langue du formulaire d'enregistrement.
6. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer après avoir ajouté toutes vos questions au formulaire.

Vous pouvez également personnaliser l'e-mail envoyé à l'invité lui demandant de remplir le formulaire d'enregistrement de la réservation. Pour modifier l'e-mail par défaut et les paramètres d'envoi, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres
2. Cliquez sur Enregistrement en ligne dans la barre de menu de gauche.
3. Cliquez maintenant sur Messages automatisés et activez le bouton pour l’activer.
   
   💡 Note : Les messages automatisés ne peuvent être activés qu'une fois le formulaire activé.
   
4. Vous pouvez modifier le texte de l'e-mail par défaut et le traduire dans les différentes langues disponibles pour cet e-mail :
   💡 Note : Le marqueur de messagerie {{CheckinFormLink}} est obligatoire car il redirige les invités vers le formulaire d'enregistrement.
5. Ensuite, vous pouvez configurer la fréquence et le moment où ces e-mails seront envoyés avant la date de check-in ou après la date de création de la réservation.
   Vous pouvez envoyer un maximum de 4 e-mails. Si vous souhaitez en envoyer moins, par exemple 2, il suffit de sélectionner quand envoyer le premier et le dernier e-mail, et de définir les deux autres sur Aucun.
   ⚠️ Important : Veuillez prendre en compte la logique de la chronologie en relation avec la date de check-in et la date de création de la réservation. Si vous définissez le premier e-mail pour être envoyé "20 jours," dans le premier scénario, il sera envoyé 20 jours avant la date de check-in ; tandis que dans le second scénario, il sera envoyé 20 jours après la date de création de la réservation.
6. Vous avez la possibilité de cocher la case pour activer l'envoi automatique du formulaire d'enregistrement lorsqu'un invité fait une réservation le jour du check-in. Cela s'applique aux réservations ayant un statut Réservée.
   
7. Vous pouvez également configurer l'envoi de messages SMS.
8. Vous pouvez choisir de supprimer certains de vos logement afin que le formulaire ne soit pas envoyé pour eux. Les e-mails automatiques d'enregistrement seront envoyés automatiquement entre 13h00 et 14h00, heure UTC.
   💡 Note : Les invités Airbnb recevront le formulaire d'enregistrement de la réservation dans leur boîte de réception Airbnb, et non par e-mail.
9. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer en bas de la page.

⚠ Important : L'e-mail du formulaire de pré-enregistrement contiendra votre logo et le nom de votre entreprise, veillez donc à télécharger le logo et à insérer le nom de votre entreprise dans les paramètres de l'équipe des PM Modules.

💡 Note : Si l'invité reçoit le formulaire mais n'a encore répondu à aucune question, toute modification que vous apportez au formulaire mettra à jour le formulaire qu'il a reçu. Une fois qu'il commence à le remplir ou le complète, les modifications futures n'affecteront pas ce formulaire spécifique.

Configurer l'envoi de messages SMS

Vous pouvez également envoyer des rappels par SMS pour les formulaires d'enregistrement de la réservation.

Pour activer le service SMS, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Cliquez sur Enregistrement en ligne dans la barre de menu de gauche.
3. Cliquez maintenant sur Messages automatisés et activez le bouton pour l’activer.
   
4. 
   💡 Note : Les messages automatisés peuvent être activés uniquement lorsque le formulaire est activé.
5. Vous pouvez maintenant sélectionner avec quel e-mail de rappel de formulaire d'enregistrement cet SMS doit être envoyé.
6. Ensuite, saisissez votre ID d'envoi de SMS qui apparaîtra comme l'expéditeur du SMS à vos invités.
   💡 Note : Ce serait généralement le nom de votre entreprise ou quelque chose à quoi vos invités peuvent se rapporter.

Le SMS ressemblera à ceci (le texte est standardisé et ne peut pas être modifié).
💡 Notes :

• Si vous souhaitez désactiver à nouveau le service SMS, vous pouvez simplement sélectionner Ne pas envoyer de SMS dans les options d'envoi et les modifications prendront effet immédiatement. Vous pouvez donc facilement l'essayer pendant quelques jours.
• Le service SMS est uniquement disponible en conjonction avec un formulaire d'enregistrement  actif.

Gérer les informations d'enregistrement sur la réservation

Vous pouvez envoyer manuellement le formulaire d'enregistrement à l'invité depuis la réservation et apporter des modifications aux informations incluses.

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Réservations.
2. Choisissez la réservation que vous souhaitez gérer, puis faites défiler jusqu'à la section Enregistrement en ligne.
3. À partir de là, vous pouvez :
   • Cliquez sur Envoyer un message pour envoyer manuellement le formulaire d'enregistrement  à votre invité.
     
   • Voir l'Historique des envois d'e-mails précédents et vérifier quand le formulaire a été complété.
     
   • Voir les informations complétées sur le formulaire d'enregistrement :
     
   • Modifier ou ajouter des informations au formulaire d'enregistrementmanuellement en cliquant sur l'icône de stylo :
     
     💡 Note : Vous pouvez également consulter les réponses du formulaire d'enregistrement dans les notes de réservation des PM modules.