Configurer et envoyer le formulaire d'enregistrement des invités

Vous pouvez activer la fonctionnalité de formulaire d'enregistrement des invités pour automatiser la collecte des informations exigées par les autorités locales. Elle s'adapte aux exigences légales de chaque région afin de garantir que vous collectez les bonnes informations. Une fois les données collectées, elles sont automatiquement envoyées aux autorités compétentes, vous faisant gagner du temps tout en assurant votre conformité.

Le formulaire d'enregistrement des invités collecte et envoie les informations requises par les autorités locales, garantissant ainsi le respect des réglementations régionales, tandis que le formulaire de check-in de réservation est plutôt centré sur les détails spécifiques à la réservation, comme l’heure d’arrivée de l’invité ou des questions personnalisées, et ne transmet aucune donnée aux autorités locales.
Vous pouvez choisir d’activer les deux formulaires ou un seul. Si le formulaire d'enregistrement des invités est activé, les questions déjà couvertes par celui-ci seront automatiquement supprimées du formulaire de check-in de réservation pour éviter les doublons.

💡 Notes :

• Cette fonctionnalité sera disponible sur votre compte uniquement si vous avez au moins un hébergement dans l’un des pays couverts.
• Cette fonctionnalité est incluse dans votre plan Ultimate sans coût supplémentaire.

Parcourez les sections :

• Pays couverts
• Activer le formulaire d'enregistrement des invités
• Connecter vos hébergements aux autorités locales
• Partager le formulaire avec les invités
• Aperçu de l’interface côté Invité
• Afficher les informations d’enregistrement des invités
• Télécharger les informations d’enregistrement des invités
• Désactiver l'enregistrement des invités
  • Désactiver la connexion aux autorités locales
  • Désactiver le formulaire d'enregistrement des invités

Pays couverts

Les pays actuellement couverts par cette fonctionnalité sont :

• En Europe : Espagne, Italie, Portugal, Pays-Bas, Autriche, France, Belgique, République tchèque, Grèce, Suisse (uniquement Zurich), Allemagne, Croatie, Roumanie.
• Hors Europe : Colombie, Dubaï, Thaïlande.

Restez à l’écoute, de nouveaux pays sont régulièrement ajoutés à la liste !

Activer le formulaire d'enregistrement des invités

Pour activer le formulaire d'enregistrement des invités, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le menu à gauche et sélectionnez Paramètres
2. Cliquez sur Enregistrement en ligne dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez maintenant sur Formulaire d'enregistrement des invités pour les autorités :
4. Des identifiants spécifiques seront générés lors de l’activation. Après activation, le système synchronisera tous les hébergements et réservations en cours dont la date de Check-in est postérieure à la date d’activation.
   Suivez les instructions ci-dessous pour connecter votre hébergement aux autorités locales.

Connecter vos hébergements aux autorités locales

Si vous venez d’activer l’enregistrement des invités, ajouté de nouveaux hébergements ou reconnecté votre compte, vous devrez établir la connexion entre vos hébergements et les autorités locales. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans le menu à gauche et sélectionnez Paramètres
2. Cliquez sur Enregistrement en ligne dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez maintenant sur Formulaire d'enregistrement des invités :
4. Sélectionnez maintenant Propriétés :
   
    
5. Renseignez les informations requises, activez le bouton Connexion à une autorité, sélectionnez l’autorité locale concernée, puis saisissez vos identifiants de connexion à l’autorité.
6. Validez ensuite et cliquez sur Enregistrer les modifications.

💡 Notes :

• La connexion des hébergements aux autorités locales doit être effectuée individuellement, même s’ils relèvent des mêmes réglementations locales.
• En fonction du pays, vous devrez peut-être également connecter les statistiques, en suivant le même processus.

Les informations des invités seront envoyées aux autorités locales conformément aux réglementations du pays où se situe l’hébergement. Voici un tableau indiquant l’heure à laquelle le formulaire est transmis aux autorités :

💡  Notes :

• Pour 🇳🇱 Pays-Bas, 🇫🇷 France, 🇧🇪 Belgique, 🇬🇷 Grèce, 🇷🇴 Roumanie :
  Il n'y a pas d'intégration avec un portail de police dans ces pays, aucun horaire d'envoi automatique ne s'applique.
• Pour 🇦🇹 Feratel (Autriche) : Si un nouvel invité est ajouté après l'enregistrement initial, un second enregistrement est automatiquement déclenché à 17:00 UTC.

Partager le formulaire d'enregistrement avec les invités

Si le formulaire de check-in de la réservation est activé, le formulaire d'enregistrement sera envoyé avec celui-ci. Lors de l'activation du formulaire de check-in, vous pouvez choisir d’activer les Messages automatisés. Si vous le faites, le formulaire d'enregistrement sera envoyé automatiquement en même temps que le formulaire de check-in, en suivant les règles d’envoi définies dans vos paramètres de messages automatisés.

Vous pouvez également partager manuellement le formulaire avec vos invités depuis l’onglet Réservations, par e-mail ou en copiant le lien à envoyer.

```html

Aperçu de l’interface côté Invité

Voici un aperçu de ce que l’Invité verra lorsque le formulaire d'enregistrement des invités lui sera envoyé :

1. Lorsque l’Invité ouvre le lien du formulaire d'enregistrement des invités, il verra la page où il peut saisir ses données personnelles :
   
   💡 Note : Si vous avez activé le formulaire de check-in de réservation, l’Invité sera redirigé vers le formulaire d'enregistrement des invités après avoir complété le formulaire de check-in.
2. Deux options s’offrent à lui : il peut soit ajouter sa carte d’identité ou son passeport pour remplir automatiquement le formulaire, soit saisir ses informations personnelles manuellement.
   • S’il choisit le remplissage automatique, il pourra prendre une photo de son document ou le télécharger.
   • S’il choisit de compléter le formulaire manuellement, il devra fournir ses informations personnelles, les détails de son document et ses coordonnées.
3. L’Invité sera ensuite invité à enregistrer tout autre Invité supplémentaire si la réservation comprend plusieurs personnes.
4. Si l’Invité a activé le portail invités, il y sera automatiquement redirigé après avoir rempli le formulaire d'enregistrement des invités.

Consulter les informations d'enregistrement des invités

Une fois les informations envoyées par l’invité, elles apparaîtront automatiquement dans les sections Réservation et Formulaire d'enregistrement des invités.

• Dans la section Réservation, les informations saisies apparaîtront dans l'encadré Enregistrement en ligne. Vous aurez également la possibilité de renvoyer le formulaire si celui-ci n’a pas été entièrement rempli.
• Dans la section Formulaire d'enregistrement des invités, les informations apparaîtront sous l'onglet Réservations.

Télécharger les informations d'enregistrement des invités

Si les autorités locales le demandent, vous pouvez télécharger les informations depuis la section Formulaire d'enregistrement des invités.

• Pour télécharger un formulaire d'enregistrement pour une réservation spécifique :
  1. Accédez à la section Formulaire d'enregistrement des invités.
  2. Ouvrez l'onglet Réservations et sélectionnez la réservation concernée.
  3. Vous pouvez choisir de télécharger les informations d’un seul invité ou de tous les invités associés à cette réservation.
     
• Pour télécharger un registre qui regroupe tous les formulaires d'enregistrement pour un hébergement spécifique :
  1. Accédez à la section Formulaire d'enregistrement des invités.
  2. Ouvrez l'onglet Propriétés et sélectionnez Documents.
     À partir de là, vous pouvez Générer les documents des voyageurs.
  3. Sélectionnez la période concernée et choisissez si le registre doit aussi être envoyé à une autre adresse e-mail que la vôtre.

Désactiver le formulaire d'enregistrement des invités

Désactiver la connexion avec les autorités locales

Si vous souhaitez désactiver l’envoi automatique du formulaire aux autorités locales, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres
2. Cliquez sur Check-in en ligne
3. Cliquez maintenant sur Formulaire d'enregistrement des invités :
4. Désactivez le bouton Connexion à une autorité :
   

Une fois la connexion désactivée, les données des réservations futures ne seront plus partagées avec les autorités locales.

Désactiver le formulaire d'enregistrement des invités

Si vous souhaitez désactiver le formulaire d’enregistrement des invités, suivez ces étapes :

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres
2. Cliquez sur Check-in en ligne
3. Cliquez maintenant sur Formulaire d'enregistrement des invités :
4. Ensuite, cliquez simplement sur Désactiver :

En désactivant votre compte, la connexion avec vos logements et toutes les données stockées seront supprimées.

Les réservations avec des informations d’invités entièrement complétées afficheront toujours les données dans les détails de la réservation. En revanche, les anciennes réservations avec des données partielles perdront les informations saisies, et vous devrez demander les détails à nouveau manuellement.