Leitfaden für Ultimate-Features

Module entdecken:

• Berichte
• Aufgabenverwaltung
• Gastmodul
• Gästeregistrierungsformular
• Eigentümerabrechnungen
• Benutzerzugriff

Berichte

Der Bereich Berichte Ihres Lodgify-Kontos hilft Ihnen dabei, mit Analysen, Transaktionen und der aktuellen Belegung Ihrer Unterkünfte den Überblick über Ihre Aktivitäten zu behalten.

Erfahren Sie hier mehr über diesen Artikel.

• Oben links können Sie auf verschiedene Abschnitte zugreifen (unter anderem gehostete Gäste, Belegung).
• Oben rechts können Sie filtern, welche Informationen Sie in diesem Abschnitt sehen (Filter nach Unterkünften, Daten und ein Info-Button mit weiteren Details).
• 📱 In der mobilen App sind die Analysen im Dashboard verfügbar.

Aufgabenverwaltung

Die Funktion Aufgabenverwaltung ermöglicht es Ihnen, jede Routineaufgabe Ihres Teams zuzuweisen und zu automatisieren.

Teammitglieder

• Sie können Teammitglieder im Bereich Benutzer hinzufügen, indem Sie deren E-Mail-Adresse angeben und deren Rolle auswählen. Ihnen wird eine E-Mail-Einladung gesendet, um Lodgify beizutreten und ein eigenes Passwort für den Login zu erstellen.
• Sobald diese einen Login erstellt haben, müssen Sie sie den Unterkünften zuweisen, mit denen sie arbeiten, und bei Bedarf deren Berechtigungen ändern.
• Denken Sie daran, dass Reinigungskräfte über die Lodgify-App auf ihren Aufgabenkalender zugreifen müssen. Sie können die App 📱 mit dem Namen Lodgify - Vacation Rental App herunterladen und sich mit dem Benutzernamen und Passwort anmelden, die sie bei der Registrierung erstellt haben.
• Es ist wichtig, dass Ihr Team die App-Benachrichtigungen einschaltet, um über die ihnen zugewiesenen Aufgaben benachrichtigt zu werden.

Aufgaben

Sie können drei Arten von Aufgaben erstellen:

• Einmalige Aufgaben sind Einzelaufträge, die nicht wiederholt werden.
• Automatisch geplante Aufgaben
  • Buchungsbasiert: Aufgaben, die basierend auf Buchungen ausgelöst werden müssen (z. B. Check-ins, Reinigung nach dem Check-out).
  • Zeitbasiert (demnächst verfügbar): Aufgaben, die nicht basierend auf Buchungen ausgelöst werden müssen (z. B. monatlich, wöchentlich usw.).

Aufgabenfelder

• Unterkunft: Wählen Sie eine vorhandene Unterkunft aus oder wählen Sie Keine Unterkunft für administrative Aufgaben. Hinweis: Aufgaben ohne Unterkunft können nicht automatisch basierend auf Buchungen geplant werden, da sie nicht mit einer Unterkunft verknüpft sind.
• Automatisch geplant: Sie können dies aktivieren, um Reinigungsaufgaben nach dem Check-out automatisch zu generieren.
• Datum, Start- & Endzeit: Wenn leer gelassen oder Keine Unterkunft ausgewählt → Standardzeit: 9:00 – 13:00 Uhr. Wenn eine Unterkunft ausgewählt ist →
  • Startzeit = Check-out-Zeit der Unterkunft
  • Endzeit = Check-out-Zeit + 4 Stunden
• Aufgaben können nur am selben Tag beginnen und enden. (Demnächst verfügbar: Aufgabendauer, die das feste Enddatum ersetzt.)
• Zuständiger: Aufgaben können entweder einer Rolle („beliebige von...“) oder einer bestimmten Person zugewiesen werden.
• Beschreibung und Checkliste sind optional.

Bearbeiten & Löschen von Aufgaben

• Beim Bearbeiten oder Löschen einer Aufgabe werden Sie gefragt, ob die Aktion nur für die ausgewählte Aufgabe oder für diese und alle zukünftigen wiederkehrenden Aufgaben gelten soll.

Erforderliche Bilder

Bei Aufgaben mit aktivierten erforderlichen Bildern in den Checklisten-Elementen müssen Benutzer für jedes Element ein Foto hochladen, bevor sie die Aufgabe als abgeschlossen markieren können.

Visualisierung pro Rolle

• Reinigungspersonal, Eigentümer und Check-in-Agenten können nur Aufgaben ihrer zugewiesenen Unterkunft sowie Aufgaben sehen, die ohne Unterkunft erstellt wurden.
• Nicht beanspruchte Aufgaben sind Aufgaben, die einer bestimmten Rolle zugewiesen wurden.

Gastmodul

Die Gast-App der PM-Module ist eine mobile Anwendung, die wir speziell für Ihre Gäste entwickelt haben. Sie erleichtert die Kommunikation mit Ihren Gästen während des gesamten Buchungsprozesses. Die Gast-App kann einfach im Google Play Store oder im Apple App Store heruntergeladen werden, also schauen Sie sich an, was sie Ihnen und Ihren Gästen bieten kann. Wenn Sie gerade erst mit den PM-Modulen beginnen, können Sie sich auch diesen Hilfeartikel ansehen.

Springen Sie zum Abschnitt:

• Gast-App
• Online-Check-In-Formular und E-Mail
• Gästemappe
• Weiterführende Ressourcen

Gast-App

• Alle Informationen im Gastmodul können vom Gast über die Gast-App (genannt Lodgify Guest) oder über eine Desktop-Version aufgerufen werden, wie z. B. die Unterkunftseinstellungen und Gästemappen.
• Der Code, den ein Gast für den Zugriff auf die App benötigt, befindet sich unter Buchungen - App Login.

Online-Check-In-Formular und E-Mail

• Über das Hauptmenü → Einstellungen → Online-Check-In können Sie Ihr Online-Check-In-Formular und die E-Mail einrichten, die an die Gäste gesendet wird. Darin werden sie nach ihren Kontaktdaten, Ankunftsinformationen, der Transportart und, falls Sie dies wünschen, auch nach der Passnummer/Upload oder einem Ausweis gefragt. Sie können auch eigene Fragen erstellen. Erfahren Sie hier mehr über die vollständige Einrichtung in diesem Artikel.
• Für das Online-Check-In-Formular empfehle ich, dieses auch als SMS zu versenden (ohne zusätzliche Kosten), da Airbnb die E-Mail blockieren könnte.
• Die Antworten auf das Online-Check-In-Formular finden Sie im Bereich Buchungen innerhalb der Buchung unter Online Check-In. Wenn Sie möchten, können Sie es von hier aus sogar manuell versenden.
  

Unterkunftseinstellungen

• Es ist wichtig, dies für jede Unterkunft zu aktivieren, damit Gäste auf die App zugreifen können.
• Sie können hier auch WLAN-Infos, Tür-Codes und Kontaktinformationen hinterlegen.

Gästemappe

• Sie können eine Gästemappe erstellen, um Videos, Fotos und Informationen über die Unterkunft bereitzustellen. Diese Gästemappe kann als PDF oder als Link versendet werden. Andernfalls ist sie immer über die App zugänglich. Wenn Sie bereits eine Gästemappe haben, können Sie diese im PDF-Format hochladen, indem Sie auf PDF-Gästemappe hochladen klicken.
• Für Gäste, die weniger technikaffin sind, können Sie im Bereich Buchungen auf Gästemappe klicken, diese herunterladen und direkt an sie senden, indem Sie auf Außerhalb von Lodgify PM anzeigen im Nachrichten-Logo klicken. Denken Sie daran, dass das Messaging-System mit Reservierungen von Airbnb, Vrbo, Booking.com und Google Vacation Rentals funktioniert.

Zugehörige Videos

Nachfolgend finden Sie einige nützliche Videos, um das Online-Check-In-Formular und die Gast-App besser zu verstehen:

• Erfahren Sie hier mehr über den Ablauf des Online-Check-In-Formulars.
• Erfahren Sie hier mehr über den Ablauf der Gast-App.
• Erfahren Sie hier mehr über das Gastmodul.

Gästeregistrierungsformular

Sie können die Funktion zur Gästeregistrierung aktivieren, um die Erfassung von Gästedaten zu automatisieren, die von den lokalen Behörden verlangt werden. Sie passt sich den rechtlichen Anforderungen jeder Region an und stellt sicher, dass Sie die richtigen Details erfassen. Sobald die Informationen gesammelt wurden, werden sie automatisch an die zuständigen Behörden gesendet, was Ihnen Zeit spart und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.

💡 Hinweise:

• Die Anbindung der Unterkünfte an die lokalen Behörden muss für jede Unterkunft einzeln erfolgen, auch wenn sie denselben lokalen Vorschriften unterliegen.
• Je nach Land müssen Sie möglicherweise auch Statistiken nach demselben Verfahren anbinden.
• Erfahren Sie hier mehr über das Gästeregistrierungsformular.

Eigentümerabrechnungen

Sie können die Funktion Eigentümerabrechnungen in Lodgify wie einen Bericht oder ein einfaches Buchhaltungstool nutzen.

Springen Sie zum Abschnitt:

• Empfänger
• Auszahlungsregeln einrichten
• Auszüge
  • So erstellen Sie eine Eigentümerabrechnung
  • Herunterladen und Teilen von Abrechnungen

Empfänger

Ein Empfänger ist jeder, der mit den Reservierungen einer Unterkunft Geld verdient (z. B. ein Eigentümer oder Sie selbst). Vergessen Sie nicht, bei allen Empfängern die rechtlichen Informationen zu hinterlegen (wie z. B. deren Adresse, Bankverbindung usw.).

Bevor Sie Abrechnungen erstellen können, müssen Sie jeden Eigentümer im System anlegen. Dazu gehören die Eingabe des Eigentümerprofils, die Verknüpfung mit einer oder mehreren Unterkünften und die Festlegung von Auszahlungsregeln. Auszahlungsregeln bestimmen, wie Mieteinnahmen, Gebühren und Steuern zwischen dem Eigentümer und dem Verwalter aufgeteilt werden. Eigentümer können auch mit einem Lodgify-Benutzer verknüpft werden, was sicherstellt, dass sie nur ihre eigenen Abrechnungen sehen.

• Das Eigentümerprofil: Geben Sie die Informationen des Eigentümers ein. Wenn dieser Eigentümer auch ein Benutzer in Ihrem Lodgify-Konto ist, wählen Sie „Benutzer zuordnen“, um die Felder vorauszufüllen und ihm nur Zugriff auf seine eigenen Abrechnungen zu geben.
• Die Unterkünfte des Eigentümers: Wählen Sie die Unterkunft/Unterkünfte aus, die mit diesem Eigentümer verknüpft sind.
• Die Auszahlungsregeln: Legen Sie fest, wie die Mieteinnahmen zwischen dem Verwalter und dem Eigentümer aufgeteilt werden, einschließlich Zimmerpreis, Gebühren und Steuern.
• Eigentümer bearbeiten: Klicken Sie auf den Eigentümer und dann auf das Bleistift-Symbol, um die Informationen zu diesem Eigentümer zu bearbeiten.

Auszahlungsregeln einrichten

Sie werden gebeten, mehrere Felder auszufüllen, um die Auszahlungsstrategie zu definieren:

• Zimmerpreis: Wenn der gesamte Zimmerpreis an den Eigentümer geht, klicken Sie einfach auf den Eigentümer und lassen Sie den Schalter aus. Wenn Sie den Zimmerpreis aufteilen möchten, schalten Sie die prozentuale Aufteilung ein und legen Sie die Auszahlungen für den Verwalter und den Eigentümer fest.
• Kanalkommissionen einbeziehen: Markieren Sie dieses Kästchen, wenn die Einnahmen auf Basis des Gesamtbetrags vor Abzug der Kanalkommissionen berechnet werden sollen (Aufteilung des vom Gast gezahlten Betrags).
• Zusatzleistungen einbeziehen: Markieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie Gebühren für Zusatzleistungen in die Aufteilungsberechnung einbeziehen möchten.
• Gebühren: Wenn die gesamten Gebühren an den Eigentümer gehen, wählen Sie einfach den Eigentümer aus und lassen Sie den Schalter aus. Wenn Sie die Gebühren aufteilen möchten, schalten Sie die prozentuale Aufteilung ein und legen Sie die Auszahlungen für den Verwalter und den Eigentümer fest. Sie können unterschiedliche Einstellungen für Reinigungsgebühren und andere Gebühren vornehmen.
• Durchlaufende Steuern: Wählen Sie, ob die vom Gast gezahlten Steuern an den Verwalter oder an den Eigentümer gehen sollen.

Lesen Sie hier mehr über die Verwaltung von Eigentümern für Ihre Abrechnungen und Auszahlungsregeln:

• Eigentümer für Eigentümerabrechnungen erstellen, bearbeiten und löschen
• Auszahlungsregeln der Eigentümer verwalten

Transaktionen

Transaktionen wie Ausgaben oder Gutschriften im Zusammenhang mit Unterkünften können erfasst werden, um sie in die Abrechnungen einzubeziehen. Diese Transaktionen können einmalig oder wiederkehrend sein (z. B. für ein monatliches Abonnement eines Dienstes) und sind sowohl mit dem Eigentümer als auch mit der Unterkunft verknüpft.

Auszüge

Sie können Abrechnungen für bestimmte Zeiträume erstellen:

• Abrechnungen können als einmalige Berichte oder als wiederkehrende Berichte für regelmäßige Updates erstellt werden (automatische Generierung z. B. monatlicher Abrechnungen).
• Die Abrechnung enthält alle relevanten Unterkünfte und bietet eine detaillierte Aufschlüsselung der Auszahlungen, Gebühren, Steuern sowie etwaiger zusätzlicher Kosten oder Zusatzleistungen.
• OTA-Kommissionen werden automatisch von den OTAs importiert, sodass diese nicht manuell eingegeben werden müssen.
• Nachdem die Auszahlungen verarbeitet wurden, können Abrechnungen als „bezahlt“ markiert werden (dies hilft, die Finanzunterlagen zu organisieren und sicherzustellen, dass sowohl der Verwalter als auch der Eigentümer wissen, welche Zahlungen abgeschlossen sind).

So erstellen Sie eine Eigentümerabrechnung

• Öffnen Sie Ihr Hauptmenü in der oberen linken Ecke, wählen Sie Fortgeschritten und klicken Sie dann auf Berichte. Wählen Sie Eigentümerabrechnungen in der linken Seitenleiste.
• Klicken Sie auf den Eigentümer, für den Sie eine neue Abrechnung erstellen möchten, und wählen Sie dann „+ Abrechnung“.
• Wählen Sie, ob es sich um eine einmalige oder eine wiederkehrende Abrechnung handeln soll:
  • Bei einer einmaligen Abrechnung wählen Sie einfach das Start- und Enddatum.
  • Bei einer wiederkehrenden Abrechnung wählen Sie die Häufigkeit und den ersten Tag des Beginns (z. B. jeden Monat am 3. des Monats).
• Aktivieren Sie die Option Umsatz pro Übernachtung zuweisen, wenn Sie möchten, dass der Betrag Nacht für Nacht über die gesamte Aufenthaltsdauer verteilt wird (statt den gesamten Umsatz einer Reservierung einem einzigen Datum zuzuweisen).
• Wählen Sie die Unterkunft/Unterkünfte aus und klicken Sie auf Code generieren, um Ihre Abrechnung zu speichern.

Lesen Sie hier mehr über das Erstellen und Verwalten von Eigentümerabrechnungen:

• Das Modul Eigentümerabrechnungen verstehen
• Eigentümerabrechnungen erstellen und verwalten

Herunterladen und Teilen von Abrechnungen

Abrechnungen können im PDF- oder XLS-Format heruntergeladen werden, was das Speichern oder Teilen mit Eigentümern erleichtert. Wenn der Eigentümer ein Benutzer ist, hat er über sein Lodgify-Konto nur Zugriff auf seine eigenen Abrechnungen.

• Suchen Sie die Abrechnung, die Sie herunterladen möchten.
• Klicken Sie auf einen Eigentümer, um alle mit ihm verknüpften Abrechnungen zu sehen, oder klicken Sie auf „Auszüge“, um alle Abrechnungen anzuzeigen.
• Sobald Sie die Abrechnung gefunden haben, klicken Sie darauf. Ein neues Fenster öffnet sich. Klicken Sie unten rechts auf „Herunterladen“ und wählen Sie das gewünschte Format für den Bericht aus.
• Weitere Informationen finden Sie hier: Laden Sie Ihre Eigentümerabrechnungen herunter

Benutzerzugriff

Sie können Teammitglieder im Bereich Benutzer Ihres Kontos hinzufügen, indem Sie deren E-Mail-Adresse angeben und deren Rolle auswählen. Ihnen wird eine E-Mail-Einladung gesendet, um Lodgify beizutreten und ein eigenes Passwort für den Login zu erstellen.

Erfahren Sie hier mehr über die Verwaltung von Benutzern in diesem Artikel.

• Sobald diese einen Login erstellt haben, müssen Sie sie den Unterkünften zuweisen, mit denen sie arbeiten, und bei Bedarf deren Berechtigungen ändern.
• Denken Sie daran, dass Reinigungskräfte über die Lodgify-App auf ihren Aufgabenkalender zugreifen müssen. Sie können die App 📱 mit dem Namen Lodgify - Vacation Rental App herunterladen und sich mit dem Benutzernamen und Passwort anmelden, die sie bei der Registrierung erstellt haben.
• Denken Sie daran, dass Eigentümer standardmäßig keine Desktop-Version der PM-Module sehen können. Sie müssen über die Lodgify-App auf ihre Aufgaben zugreifen. Sie können die App 📱 mit dem Namen Lodgify - Vacation Rental App herunterladen und sich mit den Login-Daten anmelden, die sie für Lodgify erstellt haben.
  • Sie können ihnen Zugriff auf die Desktop-Version geben, indem Sie die Berechtigungen „Kann auf Funktionen des PM-Moduls zugreifen“ + „Kann auf die Website der PM-Module zugreifen“ aktivieren.
  • Wenn Benutzer Zugriff auf die Statistiken haben sollen, müssen Sie zusätzlich zu der oben genannten Berechtigung auch „Kann umsatzbezogene Diagramme anzeigen“ und/oder „Kann nicht-umsatzbezogene Diagramme anzeigen“ aktivieren. Diese Option ist nur in der Website-Version der PM-Module sichtbar.
  • In der Desktop-Version kann er unter dem Abschnitt Unterkunft einen Kalender und die Verfügbarkeit einsehen. Dies ist jedoch ein reiner Lesezugriff.
• Der Eigentümer kann die Statistiken auch über das Kontrollzentrum, in der App oder am Desktop einsehen.