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Leitfaden für Ultimate-Features

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Lodgify Resources Team
  • Aktualisiert

Erkunden Sie die Module:

Berichte

Der Bereich Berichte Ihres Lodgify-Kontos hilft Ihnen, mit Statistiken, Transaktionen und der aktuellen Belegung Ihrer Unterkünfte den Überblick über Ihre Aktivität zu behalten.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

  • Oben links können Sie auf verschiedene Bereiche zugreifen (u. a. beherbergte Gäste, Belegung).
  • Oben rechts können Sie filtern, welche Informationen Sie in diesem Bereich sehen (Filter nach Unterkünften, Terminen und eine Informationsschaltfläche mit weiteren Details).
  • 📱 In der mobilen App sind Statistiken im Dashboard verfügbar.

Aufgabenverwaltung

Mit der Funktion Aufgabenverwaltung  können Sie beliebige Routineaufgaben Ihres Teams zuweisen und automatisieren.

Teammitglieder

  • Sie können Teammitglieder im Bereich Benutzer  hinzufügen, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben und ihre Rolle auswählen. Sie erhalten eine E-Mail-Einladung, um Lodgify beizutreten und ihr eigenes Passwort für die Anmeldung zu erstellen.
  • Sobald sie einen Zugang erstellt haben, müssen Sie  sie den Unterkünften zuweisen , mit denen sie arbeiten, und bei Bedarf ihre Berechtigungen anpassen.
  • Denken Sie daran, dass Reinigungskräfte über die Lodgify-Kern-App auf ihren Aufgabenkalender zugreifen müssen. Sie können die  App herunterladen 📱, namens Lodgify - Vacation Rental App, und verwenden dabei den Benutzernamen und das Passwort, mit dem sie ihren Zugang erstellt haben.
  • Es ist wichtig, dass Ihr Team die App-Benachrichtigungen aktiviert, um über die ihm zugewiesenen Aufgaben informiert zu werden.

Aufgaben

Sie können drei Arten von Aufgaben erstellen:

  •  Einmalige Aufgaben sind einmalige Aufgaben, die nicht wiederholt werden.
  • Automatisch geplante Aufgaben
    •  Buchungsbasierte Aufgaben, die basierend auf Buchungen ausgelöst werden müssen (z. B. Check-ins, Reinigung nach dem Check-out).
    •  Zeitbasierte (in Kürze verfügbar) - Aufgaben, die nicht basierend auf Buchungen ausgelöst werden müssen (z. B. monatlich, wöchentlich usw.).

Aufgabenfelder

  • Unterkunft: Wählen Sie eine bestehende Unterkunft aus oder wählen Sie Keine Unterkunft für administrative Aufgaben. Hinweis: Aufgaben ohne Unterkunft können nicht automatisch anhand von Buchungen geplant werden, da sie mit keiner Unterkunft verknüpft sind.
  • Automatisch geplant: Sie können diese Option aktivieren, um automatisch Reinigungsaufgaben nach dem Check-out zu erstellen.
  • Datum, Start- und Endzeit: Wenn leer gelassen oder wenn Keine Unterkunft ausgewählt ist → Standardzeit:  9:00 – 13:00 Uhr. Wenn eine Unterkunft ausgewählt ist →
    • Startzeit = Check-out-Zeit der Unterkunft
    • Endzeit = Check-out-Zeit + 4 Stunden
  • Aufgaben können nur am selben Tag beginnen und enden.  (Demnächst verfügbar: Aufgabendauer anstelle eines festen Enddatums.)
  • Zugewiesen an: Aufgaben können entweder einer Rolle ("einer der...") oder einer bestimmten Person zugewiesen werden.
  •  Beschreibung und  Checkliste sind optional.

Bearbeiten und Löschen von Aufgaben

  • Beim Bearbeiten oder Löschen einer Aufgabe werden Sie gefragt, ob die Aktion nur für die ausgewählte Aufgabe oder für diese Aufgabe und alle zukünftigen wiederkehrenden Aufgaben gelten soll.

Pflichtfotos

Bei Aufgaben mit aktivierten Pflichtfotos in Checklistenelementen müssen Benutzer für jedes Checklistenelement ein Foto hochladen, bevor sie die Aufgabe als erledigt markieren können.

Ansicht nach Rolle

  • Reinigungspersonal, Unterkunftseigentümer und Prüfagenten können nur Aufgaben ihrer zugewiesenen Unterkunft und Aufgaben ohne Unterkunft (Keine Unterkunft ausgewählt) sehen.
  • Nicht beanspruchte Aufgaben sind Aufgaben, die einer bestimmten Rolle zugewiesen sind.

Gastmodul

Die Gast-App der PM-Module ist eine mobile Anwendung, die wir speziell für Ihre Gäste entwickelt haben. Sie erleichtert die Kommunikation mit Ihren Gästen während des gesamten Buchungsprozesses. Die Gast-App kann ganz einfach über den Google Play Store oder den Apple App Store heruntergeladen werden. Schauen Sie sich also an, was sie Ihnen und Ihren Gästen bieten kann. Wenn Sie gerade erst mit den  PM-Modulen anfangen, können Sie sich auch  diesen Hilfeartikel ansehen.

Springen Sie zum Abschnitt:

Gast-App

  • Alle Informationen im Gastmodul sind für den Gast über die  Gast-App (genannt Lodgify Guest) oder über eine Desktop-Version zugänglich, wie z. B. die Unterkunftseinstellungen und die Gästemappe.
  • Der Code, den ein Gast benötigt, um auf die App zuzugreifen, ist der unter Buchungen - Gäste-Login.

Pre-Check-in-Formular und E-Mail

  • Rufen Sie es über Hauptmenü → Einstellungen → Online-Check-in auf, wo Sie Ihr Pre-Check-in-Formular und die E-Mail einrichten können, die an die Gäste gesendet wird und nach deren Kontaktdaten, Ankunftsdetails, Transportmittel und, falls gewünscht, auch Passnummer/Upload oder einer anderen Ausweisform fragt. Sie können auch Ihre eigenen Fragen einrichten. Erfahren Sie, wie die vollständige Einrichtung erfolgt, in diesem Artikel.
  • Für das Pre-Check-in-Formular empfehlen wir außerdem, es als SMS zu versenden (ohne zusätzliche Kosten), da Airbnb die E-Mail blockieren könnte.
  • Die Antworten auf das Pre-Check-in-Formular finden Sie im Bereich  Buchungen, innerhalb der Buchung - unter  Online-Check-in. Wenn Sie möchten, können Sie es sogar manuell von hier aus versenden.

Unterkunftseinstellungen

  • Es ist wichtig, sie für jede Unterkunft zu aktivieren, damit Gäste auf die App zugreifen können.
  • Sie können auch die WLAN-Informationen, den Türcode und die Kontaktinformationen festlegen.

Gästemappe

  • Sie können eine Gästemappe erstellen, die Videos, Fotos und Informationen über die Unterkunft enthält. Diese Gästemappe kann als PDF oder als Link, der zum PDF führt, gesendet werden. Andernfalls ist sie immer über die App zugänglich. Wenn Sie bereits eine Gästemappe haben, können Sie sie im PDF-Format hochladen, indem Sie auf Ihre PDF-Gästemappe hochladen klicken.
  • Für den "nicht technikaffinen" Gast können Sie, indem Sie zum Bereich  Buchungen gehen und auf  Gästemappe der Unterkunft klicken, diese herunterladen und direkt an ihn senden, indem Sie auf Außerhalb von Lodgify PM anzeigen im Logo Nachrichten klicken. Denken Sie daran, dass Nachrichten mit Airbnb-, Vrbo-, Booking.com- und Google-Vacation-Rental-Buchungen funktionieren.

Verwandte Videos

Nachfolgend finden Sie auch einige nützliche Videos, um das Pre-Check-in-Formular und die Gast-App besser zu verstehen:

Gästeregistrierungsformular

Sie können die Funktion zur Gästeregistrierung aktivieren, um die Erfassung der von den örtlichen Behörden geforderten Gästeinformationen zu automatisieren. Sie passt sich den gesetzlichen Anforderungen jeder Region an und stellt sicher, dass Sie die richtigen Angaben erfassen. Sobald die Informationen erfasst sind, werden sie automatisch an die zuständigen Behörden übermittelt, was Ihnen Zeit spart und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt.

💡 Hinweise:

Eigentümer-Auszüge

Sie können die Funktion  Eigentümer-Auszüge in Lodgify wie einen Bericht oder ein einfaches Buchhaltungstool nutzen. 

Springen Sie zum Abschnitt:

  • Empfänger
  • Richten Sie Ihre Auszahlungsregeln ein
  • Auszüge
    • So erstellen Sie einen Eigentümer-Auszug
    • Herunterladen und Teilen von Auszügen

Empfänger

Ein Empfänger ist jede Person, die mit den Buchungen einer Unterkunft Geld verdient (z. B. ein Eigentümer oder Sie selbst). Vergessen Sie nicht, die rechtlichen Informationen für jeden Empfänger hinzuzufügen (wie Adresse, Bankverbindung usw.).

Bevor Sie Auszüge erstellen, müssen Sie jeden Eigentümer im System einrichten. Dies umfasst die Eingabe der Profilinformationen des Eigentümers, die Verknüpfung mit einer oder mehreren Unterkünften und die Festlegung der Auszahlungsregeln. Auszahlungsregeln bestimmen, wie Buchungseinnahmen, Gebühren und Steuern zwischen Eigentümer und Verwalter aufgeteilt werden. Eigentümer können auch mit einem Lodgify-Benutzer verknüpft werden, wodurch sichergestellt wird, dass sie nur ihre eigenen Auszüge sehen.

  • Das Eigentümerprofil: Geben Sie die Informationen des Eigentümers ein. Wenn dieser Eigentümer auch ein Benutzer Ihres Lodgify-Kontos ist, wählen Sie Benutzer verknüpfen, um die Felder vorauszufüllen und ihm nur Zugriff auf seine eigenen Auszüge zu gewähren.
  • Die Unterkünfte des Eigentümers: Wählen Sie die mit diesem Eigentümer verknüpfte(n) Unterkunft/Unterkünfte aus.
  • Die Auszahlungsregeln: Legen Sie fest, wie die Buchungseinnahmen zwischen Verwalter und Eigentümer aufgeteilt werden, einschließlich Zimmerpreis, Gebühren und Steuern.
  • Eigentümer bearbeiten: Klicken Sie auf den Eigentümer und dann auf das Stiftsymbol, um die mit diesem Eigentümer verknüpften Informationen zu bearbeiten.

Richten Sie Ihre Auszahlungsregeln ein

Sie werden gebeten, mehrere Felder auszufüllen, um die Auszahlungsstrategie festzulegen:

  • Zimmerpreis: Wenn der gesamte Zimmerpreis an den Eigentümer geht, klicken Sie einfach auf den Eigentümer und lassen Sie den Schalter ausgeschaltet. Wenn Sie den Zimmerpreis aufteilen möchten, aktivieren Sie den Prozentschalter und legen Sie die Auszahlungen für Verwalter und Eigentümer fest.
  • Kanalprovisionen einbeziehen: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn die Einnahmen auf Basis des Gesamtbetrags vor Abzug der Kanalprovisionen berechnet werden sollen, indem der vom Gast gezahlte Betrag aufgeteilt wird.
  • Zusatzleistungen der Buchung einbeziehen: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie Gebühren für Zusatzleistungen in die Aufteilungsberechnungen einbeziehen möchten.
  • Gebühren: Wenn alle Gebühren an den Eigentümer gehen, wählen Sie einfach den Eigentümer aus und lassen Sie den Schalter ausgeschaltet. Wenn Sie die Gebühren aufteilen möchten, aktivieren Sie den Prozentschalter und legen Sie die Auszahlungen für Verwalter und Eigentümer fest. Sie können unterschiedliche Einstellungen für Reinigungsgebühren und andere Gebühren anwenden.
  • Durchlaufende Steuern: Wählen Sie, ob die von den Gästen gezahlten Steuern für den Verwalter oder für den Eigentümer bestimmt sein sollen.

Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Eigentümern für Ihre Auszüge und Auszahlungsregeln:

Transaktionen

Transaktionen wie Ausgaben oder Gutschriften im Zusammenhang mit Unterkünften können erfasst werden, um sie in Auszüge aufzunehmen. Diese Transaktionen können einmalig oder wiederkehrend sein, z. B. für ein monatliches Abonnement eines Dienstes, und sie sind sowohl mit dem Eigentümer als auch mit der Unterkunft verknüpft.

Auszüge

Sie können Auszüge für bestimmte Zeiträume erstellen:

  • Auszüge können als einmalige Berichte oder als wiederkehrende Berichte für regelmäßige Aktualisierungen erstellt werden (z. B. automatische Erstellung monatlicher Auszüge)
  • Der Auszug enthält alle relevanten Unterkünfte und bietet eine detaillierte Aufschlüsselung von Auszahlungen, Gebühren, Steuern und etwaigen zusätzlichen Kosten oder Zusatzleistungen
  • OTA-Provisionen werden automatisch von den OTAs importiert, sodass sie nicht manuell eingegeben werden müssen
  • Nach der Bearbeitung der Auszahlungen können Auszüge als bezahlt markiert werden (um die Finanzunterlagen organisiert zu halten und sicherzustellen, dass sowohl Verwalter als auch Eigentümer wissen, welche Zahlungen abgeschlossen wurden)

So erstellen Sie einen Eigentümer-Auszug

  • Gehen Sie zu Ihrem Menü auf der linken Seite, wählen Sie  Fortgeschritten und klicken Sie dann auf  Berichte. Wählen Sie Eigentümer-Auszüge in der linken Seitenleiste aus.
  • Klicken Sie auf den Eigentümer, für den Sie einen neuen Auszug erstellen möchten, und wählen Sie dann + Auszug.
  • Wählen Sie, ob der Auszug ein einmaliger oder ein wiederkehrender Auszug sein soll:
    • Wenn er einmalig ist, wählen Sie einfach das Start- und das Enddatum aus.
    • Wenn er wiederkehrend ist, wählen Sie die Häufigkeit und den ersten Tag, an dem die Wiederholung beginnt (z. B. jeden Monat ab dem 3. jedes Monats).
  • Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Einnahmen pro Übernachtung zuweisen möchten (anstatt die gesamten Einnahmen einer Buchung einem einzigen Datum zuzuweisen, wird der Betrag Nacht für Nacht über die gesamte Aufenthaltsdauer verteilt).
  • Wählen Sie die Unterkunft/Unterkünfte aus und klicken Sie auf Generieren, um Ihren Auszug zu speichern.

Lesen Sie hier mehr über das Erstellen und Verwalten von Eigentümer-Auszügen:

Herunterladen und Teilen von Auszügen

Auszüge können im PDF- oder XLS-Format heruntergeladen werden, was das Speichern oder Teilen mit Eigentümern erleichtert. Wenn der Eigentümer ein Benutzer ist, hat er über sein Lodgify-Konto nur Zugriff auf seine eigenen Auszüge.

  • Suchen Sie den Auszug, den Sie herunterladen möchten
  • Klicken Sie auf einen Eigentümer, um alle mit diesem Eigentümer verknüpften Auszüge zu sehen, oder klicken Sie auf Auszüge, um alle Auszüge anzuzeigen.
  • Sobald Sie den Auszug gefunden haben, klicken Sie darauf, und ein neues Fenster wird geöffnet. Klicken Sie unten rechts auf Herunterladen und wählen Sie das Format aus, in dem Sie den Bericht herunterladen möchten.
  • Weitere Informationen: Laden Sie Ihre Eigentümer-Auszüge herunter

Benutzerzugriff

Sie können Teammitglieder im Bereich Benutzer  Ihres Kontos hinzufügen, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben und ihre Rolle auswählen. Sie erhalten eine E-Mail-Einladung, um Lodgify beizutreten und ihr eigenes Passwort für die Anmeldung zu erstellen.

Lesen Sie mehr über die Verwaltung von Benutzern in diesem Artikel.

  • Sobald sie einen Zugang erstellt haben, müssen Sie  sie den Unterkünften zuweisen , mit denen sie arbeiten, und bei Bedarf ihre Berechtigungen anpassen.
  • Denken Sie daran, dass Reinigungskräfte über die Lodgify-Kern-App auf ihren Aufgabenkalender zugreifen müssen. Sie können die  App herunterladen 📱, namens Lodgify - Vacation Rental App, und verwenden dabei den Benutzernamen und das Passwort, mit dem sie ihren Zugang erstellt haben.
  • Denken Sie daran, dass Eigentümer standardmäßig nicht die Desktop-Version der PM-Module sehen können. Sie müssen über die Lodgify-Kern-App auf ihre Aufgaben zugreifen. Sie können die  App herunterladen 📱, namens Lodgify - Vacation Rental App, und verwenden dabei den Benutzernamen und das Passwort, mit dem sie ihren Lodgify-Zugang erstellt haben, um sich in der App anzumelden.
    • Sie können ihnen Zugriff auf die Desktop-Version geben, indem Sie die Berechtigung "Kann auf PM-Modul-Funktionen zugreifen" + "Kann auf die PM-Module-Website zugreifen" aktivieren.
    • Wenn Sie möchten, dass Benutzer Zugriff auf die Statistiken haben, müssen Sie zusätzlich zur oben genannten Berechtigung auch  "Kann umsatzbezogene Diagramme anzeigen" und/oder  "Kann nicht umsatzbezogene Diagramme anzeigen" aktivieren. Diese Option ist nur in der Website-Version der PM-Module sichtbar.
    • In der Desktop-Version können sie im Bereich  Unterkunft einen Kalender und ihre Verfügbarkeit einsehen. Es handelt sich jedoch nur um einen Lesezugriff.
  • Der Eigentümer kann die Statistiken auch über das  Kontrollzentrum, über die App oder über den Desktop einsehen.
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