Digitale Gästeregistrierung einrichten und versenden

Sie können die digitale Gästeregistrierung aktivieren, um die Erfassung von Gastdaten zu automatisieren, die von lokalen Behörden verlangt werden. Sie passt sich den gesetzlichen Anforderungen jeder Region an und stellt sicher, dass Sie die richtigen Informationen erfassen. Sobald die Daten gesammelt wurden, werden sie automatisch an die zuständigen Behörden übermittelt – das spart Zeit und sorgt für rechtliche Konformität.

Die digitale Gästeregistrierung sammelt und übermittelt Informationen an lokale Behörden und erfüllt so die regionalen Vorschriften. Das online-Check-In-Formular konzentriert sich hingegen auf reservierungsspezifische Angaben wie Ankunftszeit oder benutzerdefinierte Fragen und übermittelt keine Daten an Behörden.
Sie können beide Formulare aktivieren oder nur eines davon. Wenn die digitale Gästeregistrierung aktiviert ist, werden alle Fragen, die bereits in diesem Formular abgedeckt sind, automatisch aus dem online-Check-In-Formular entfernt, um doppelte Eingaben zu vermeiden. 

💡 Hinweise:

• Dieses Feature steht in Ihrem Konto nur zur Verfügung, wenn Sie mindestens eine Unterkunft in einem der abgedeckten Länder haben.
• Dieses Feature ist in Ihrem Ultimate-Abo ohne zusätzliche Kosten enthalten.

Springen Sie zum Abschnitt:

• Abgedeckte Länder
• Aktivieren Sie die digitale Gästeregistrierung
• Verbinden Sie Ihre Unterkünfte mit den lokalen Behörden
• Teilen Sie das Formular mit Ihren Gästen
• Vorschau der Gastansicht
• Sehen Sie sich die Gästeregistrierungsdaten an
• Laden Sie die Gästeregistrierungsdaten herunter
• Deaktivieren Sie die Gästeregistrierung
  • Verbindung zu den lokalen Behörden deaktivieren
  • Formular zur Gästeregistrierung deaktivieren

Abgedeckte Länder

Die Länder, die derzeit von diesem Feature abgedeckt sind:

• Innerhalb Europas: Spanien, Italien, Portugal, Niederlande, Österreich, Frankreich, Belgien, Tschechien, Griechenland, Schweiz (nur Zürich), Deutschland, Kroatien, Rumänien.
• Außerhalb Europas: Kolumbien, Dubai, Thailand.

Bleiben Sie dran – es werden regelmäßig neue Länder hinzugefügt!

Aktivieren Sie die digitale Gästeregistrierung

Um das Formular zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie Ihr Hauptmenü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Online-Check-In in der linken Menüleiste.
3. Klicken Sie nun auf digitale Gästeregistrierung:
4. Beim Aktivieren werden spezifische Zugangsdaten generiert. Nach der Aktivierung synchronisiert das System alle aktuellen Unterkünfte und Buchungen mit einem Check-in-Datum ab dem Aktivierungsdatum.
   Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um Ihre Unterkunft mit den lokalen Behörden zu verbinden.

Verbinden Sie Ihre Unterkünfte mit den lokalen Behörden

Wenn Sie die digitale Gästeregistrierung gerade aktiviert, weitere Unterkünfte hinzugefügt oder Ihr Konto getrennt und wieder verbunden haben, müssen Sie die Verbindung zwischen Ihren Unterkünften und der lokalen Behörde herstellen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:

1. Öffnen Sie Ihr Hauptmenü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Online-Check-In in der linken Menüleiste.
3. Klicken Sie nun auf digitale Gästeregistrierung:
4. Wählen Sie nun Eigenschaften:
   
    
5. Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus, aktivieren Sie den Schalter Verbindung zur Behörde, wählen Sie die zuständige Behörde und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein.
6. Bestätigen Sie dann und klicken Sie auf Speichern.

💡 Hinweise:

• Die Verbindung zu den lokalen Behörden muss für jede Unterkunft einzeln hergestellt werden – auch wenn sie unter dieselbe Behörde fällt.
• Je nach Land müssen Sie möglicherweise zusätzlich eine Verbindung zur Statistikbehörde einrichten – folgen Sie dazu dem gleichen Ablauf.

Die Gästedaten werden entsprechend den Vorschriften des jeweiligen Landes an die zuständigen Behörden übermittelt. Eine Tabelle mit den Zeiten für die Übermittlung an die Behörden finden Sie hier:

💡  Hinweise:

• Für 🇳🇱 Niederlande, 🇫🇷 Frankreich, 🇧🇪 Belgien, 🇬🇷 Griechenland, 🇷🇴 Rumänien:
  Es gibt keine Integration mit einem Polizeiportal in diesen Ländern, daher gelten keine automatischen Sendezeiten.
• Für 🇦🇹 Feratel (Österreich): Wenn nach der ersten Registrierung ein neuer Gast hinzugefügt wird, wird automatisch eine zweite Registrierung um 17:00 UTC ausgelöst.

Das Formular zur Gästeregistrierung mit Gästen teilen

Wenn das online-Check-In-Formular aktiviert ist, wird das Registrierungsformular zusammen mit diesem versendet. Beim Aktivieren des Check-in-Formulars können Sie die Benutzerdefinierten Benachrichtigungen aktivieren. In diesem Fall wird das Registrierungsformular automatisch zur gleichen Zeit wie das Check-in-Formular versendet, entsprechend den Einstellungen Ihrer automatischen Nachrichten.

Sie können das Formular auch manuell aus dem Bereich Buchungen per E-Mail oder durch Kopieren und Versenden des Links an Ihre Gäste senden.

Vorschau der Gastansicht

Hier sehen Sie eine Vorschau dessen, was der Gast sieht, wenn die Digitale Gästeregistrierung an ihn gesendet wird:

1. Wenn der Gast den Link zur Digitalen Gästeregistrierung öffnet, sieht er die Seite, auf der er seine persönlichen Daten eingeben kann:
   
   💡 Hinweis: Wenn Sie das online-Check-In-Formular aktiviert haben, wird der Gast nach Abschluss des Online-Check-ins automatisch zur Digitalen Gästeregistrierung weitergeleitet.
2. Der Gast hat zwei Optionen: Er kann entweder seinen Ausweis oder Reisepass hinzufügen, um das Formular automatisch auszufüllen, oder die Daten manuell eingeben.
   • Wenn der Gast die automatische Ausfüllung wählt, kann er ein Foto seines Dokuments machen oder es hochladen.
   • Wenn der Gast das Formular manuell ausfüllt, wird er aufgefordert, persönliche Informationen, Dokumentdetails und Kontaktinformationen anzugeben.
3. Anschließend wird der Gast aufgefordert, weitere Gäste zu registrieren, falls die Buchung mehr als eine Person umfasst.
4. Wenn der Gast das Gastportal aktiviert hat, wird er nach Abschluss der Digitalen Gästeregistrierung automatisch dorthin weitergeleitet.

Gästeregistrierungsinformationen einsehen

Sobald der Gast die Informationen übermittelt hat, erscheinen sie automatisch sowohl im Bereich Buchungen als auch im Bereich digitale Gästeregistrierung.

• Im Bereich Buchungen erscheinen die übermittelten Informationen im Feld Online-Check-in. Dort können Sie das Formular auch erneut senden, falls es nicht vollständig ausgefüllt wurde.
• Im Bereich digitale Gästeregistrierung erscheinen die Informationen im Tab Buchungen.

Gästeregistrierungsinformationen herunterladen

Wenn es von den lokalen Behörden verlangt wird, können Sie die Informationen zur Gästeregistrierung im Bereich digitale Gästeregistrierung herunterladen.

• Um ein Registrierungsformular für eine bestimmte Buchung herunterzuladen:
  1. Gehen Sie zum Bereich digitale Gästeregistrierung.
  2. Öffnen Sie den Tab Buchungen und wählen Sie die relevante Buchung aus.
  3. Sie können wählen, ob Sie die Informationen eines bestimmten Gastes oder aller Gäste dieser Buchung herunterladen möchten.
     
• Um ein Gästebuch mit allen Registrierungsformularen für eine bestimmte Unterkunft herunterzuladen:
  1. Gehen Sie zum Bereich digitale Gästeregistrierung.
  2. Öffnen Sie den Tab Eigenschaften und wählen Sie Dokumente.
     Von hier aus können Sie auf Gästebuch erstellen klicken.
  3. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und entscheiden Sie, ob das Gästebuch auch an eine weitere E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

Digitale Gästeregistrierung deaktivieren

Verbindung zu lokalen Behörden deaktivieren

Wenn Sie das automatische Versenden des Formulars an die Behörden deaktivieren möchten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie das Einstellungen-Menü auf der linken Seite.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Online-Check-in.
3. Klicken Sie nun auf digitale Gästeregistrierung:
4. Deaktivieren Sie den Schalter Verbindung zur Behörde:
   

Sobald die Verbindung deaktiviert ist, werden keine Daten zukünftiger Buchungen mehr an die Behörden weitergeleitet.

Digitale Gästeregistrierung deaktivieren

Wenn Sie die digitale Gästeregistrierung deaktivieren möchten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Öffnen Sie das Einstellungen-Menü auf der linken Seite.
2. Klicken Sie im linken Menü auf Online-Check-in.
3. Klicken Sie nun auf digitale Gästeregistrierung:
4. Dann können Sie einfach auf Deaktivieren klicken.

Durch das Deaktivieren wird die Verbindung zu Ihren Inseraten sowie alle gespeicherten Gästedaten entfernt.

Buchungen mit vollständig übermittelten Gästedaten zeigen die Informationen weiterhin in den Buchungsdetails an. Frühere Buchungen mit unvollständig übermittelten Daten verlieren diese Informationen, und Sie müssen die Gästedaten manuell anfordern.