Pode criar tarefas manualmente, o que é perfeito para situações pontuais que não ocorrem em todas as reservas nem de forma regular. Veja alguns exemplos de diferentes tipos de tarefas aqui.
As instruções dependem da versão da sua conta. Para ver as instruções corretas, siga estes passos:
Vá ao menu à esquerda e selecione Calendário.
Escolha a versão que vê na sua conta:
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Criar uma tarefa relacionada com uma reserva
As tarefas relacionadas com reservas são tarefas que estão associadas a uma reserva. Isto significa que as suas datas de início e conclusão são relativas às datas de check-in/out dessa reserva. Verá estas tarefas no Calendário com o mesmo aspeto de todas as outras tarefas. A diferença é que ao passar o rato sobre uma reserva, todas as tarefas relacionadas serão destacadas, e ao passar o rato sobre uma tarefa, a reserva relacionada será destacada. As tarefas relacionadas com reservas podem ser criadas através de tarefas agendadas ou manualmente.
💡 Nota: Se estiver a usar tarefas/tarefas agendadas, cada nova reserva recebida criará automaticamente uma nova tarefa relacionada com a reserva de acordo com as suas configurações. Essas tarefas serão atualizadas automaticamente pelo sistema a cada poucos minutos de acordo com as alterações feitas nos horários de reserva ou nas tarefas agendadas que as criaram.
Para criar manualmente uma tarefa relacionada com uma reserva, siga estes passos:
- Vá à secção Módulos PM e selecione Tarefas no menu lateral.
- Em seguida, escolha Calendário e selecione a reserva para a qual deseja criar a tarefa.
- Simplesmente clique na reserva e clique em Criar tarefa.
- Agora dê um nome e uma descrição à tarefa. Selecione uma data e hora de início e também até quando a tarefa deve ser concluída.
- Por fim, selecione quem deve completar a tarefa. Pode atribuir a tarefa a uma pessoa específica ou a membros da equipe com uma função específica que tenham acesso ao alojamento.
💡 Nota: Se precisar de incluir algo mais que não seja mostrado no formulário quando criar a tarefa, basta clicar em Guardar. Uma vez criada, basta editá-la e poderá incluir mais detalhes sobre essa tarefa.
💡 Nota: Esta tarefa só será atualizada de acordo com as alterações nos horários de check-in/out da reserva.
Criar uma tarefa manual
Uma tarefa manual é um tipo de tarefa que não está ligada a uma reserva específica nem é criada graças a uma tarefa agendada. Assim, basta escolher a hora de início e fim da tarefa e adicionar os seus detalhes manualmente.
Encontre aqui como criar uma tarefa a partir da aplicação móvel.
Para criar uma tarefa manual, siga estes passos:
- Vá à secção Módulos PM e selecione Tarefas no menu lateral.
- Em seguida, escolha Calendário e selecione o alojamento para o qual deseja criar a tarefa.
- Passe o rato sobre a data em que deseja que a tarefa comece e clique no ícone + que aparece.
- Agora dê um nome e uma descrição à tarefa. Selecione uma data e hora de início e também até quando a tarefa deve ser concluída.
- Por fim, selecione quem deve completar a tarefa. Pode atribuir a tarefa a uma pessoa específica ou a membros da equipe com uma função específica que tenham acesso ao alojamento.
💡 Notas:
- Se precisar de incluir algo mais que não seja mostrado no formulário quando criar a tarefa, basta clicar em Guardar. Uma vez criada, basta editá-la e poderá incluir mais detalhes sobre essa tarefa.
- Se quiser criar tarefas não ligadas a uma reserva de forma regular, pode criar tarefas recorrentes.
Nova versão
Uma tarefa manual é um tipo de tarefa que não está associada a uma reserva específica ou a um intervalo de tempo. Simplesmente escolhe a hora de início e de fim e adiciona os detalhes da tarefa manualmente.
Veja aqui como criar uma tarefa a partir da aplicação móvel.
Para criar uma tarefa manual, siga estes passos:
- Vá à secção Calendário e selecione Tarefas.
- Clique no ícone + para criar uma tarefa.
- Escolha um alojamento ao qual pretende atribuir a tarefa, ou selecione “Sem alojamento” se quiser criar uma tarefa independente de um alojamento, por exemplo, uma tarefa administrativa.
- Mantenha desligado o indicador de estado Agendar automaticamente limpeza após o check-out.
- Selecione uma data, uma hora de início e uma hora de fim para a sua tarefa.
💡 Nota: Atualmente, as tarefas só podem começar e terminar no mesmo dia. - Depois, selecione o Responsável. As tarefas podem ser atribuídas a um cargo (ex.: “qualquer membro da equipa de limpeza deste alojamento”) ou a uma pessoa específica.
- Ative a opção Inspeção obrigatória se for necessária uma inspeção após a conclusão da tarefa e selecione um membro da equipa no menu pendente como Inspetor.
A pessoa selecionada será responsável por aprovar ou rejeitar a tarefa assim que o Atribuído a tiver concluído. Se a tarefa for rejeitada, será marcada como incompleta e devolvida à lista de tarefas atuais. - Adicione um título e uma descrição opcional.
- Em seguida, pode adicionar uma lista de verificação. As listas de verificação ajudam os utilizadores ao fornecer um guia claro e passo a passo para concluir uma tarefa, e ajudam os inspetores a garantir que as tarefas são concluídas na totalidade. Também pode exigir que a pessoa que executa a tarefa carregue fotos obrigatórias para os itens da lista de verificação. Neste caso, os utilizadores devem carregar uma foto para cada item antes de poderem marcar a tarefa como concluída.
- De seguida, clique em Guardar.
💡 Nota: Apenas os titulares de conta, administradores e gestores de alojamento podem criar tarefas.