As tarefas recorrentes criam tarefas que se repetem numa base temporal (como diariamente, semanalmente ou mensalmente). Estas tarefas são independentes de uma reserva e podem ser atribuídas a um alojamento ou não.
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Criar uma tarefa recorrente
Para criar uma tarefa recorrente, primeiro precisa de ter criado pelo menos um Modelo de Tarefa. Para saber como criar um modelo de tarefa, consulte este artigo. Depois de criar um modelo de tarefa, pode começar a configurar tarefas recorrentes. Para tal, siga estes passos:
- Vá ao menu do lado esquerdo, selecione Avançado e clique em Módulos PM.
- Clique em Tarefas na barra de menu à esquerda.
- Em seguida, escolha Tarefas recorrentes e clique no ícone + no canto inferior direito.
- Agora dê um Título e uma Descrição à sua tarefa e configure as condições:
| Configuração | Notas |
| Ativar | Ative o indicador de estado se quiser que esta tarefa fique ativa imediatamente. |
| Prioridade | Atribua uma prioridade à sua tarefa (de 1-5 = Baixa-Urgente), para que a sua equipa saiba quais as tarefas a priorizar. |
| Selecione os alojamentos onde a tarefa deve ser realizada |
Clique em Selecionar Alojamentos e escolha a que alojamentos esta tarefa se aplica. |
| Definir o período de recorrência da tarefa | Selecione a data e hora em que esta tarefa recorrente começará, e escolha se há uma data de término. Se não houver data de término, as tarefas repetir-se-ão indefinidamente. |
| Definir o intervalo de recorrência da tarefa |
Selecione a frequência da tarefa: Diariamente: A tarefa repete-se diariamente, e pode selecionar o número de dias entre repetições. Por exemplo, selecionar 1 dia faria a tarefa repetir-se todos os dias, enquanto selecionar 6 dias resultaria numa repetição a cada 6 dias. Semanalmente: A tarefa repete-se semanalmente, e pode selecionar o número de semanas entre repetições. Por exemplo, pode escolher uma tarefa quinzenal selecionando uma repetição de 2 semanas. Mensalmente: A tarefa repete-se dependendo do período de repetição escolhido, que pode variar de "a cada 1 mês" a "a cada 12 meses". a. A tarefa repete-se no dia específico do mês: por exemplo, pode definir a tarefa para se repetir a cada dia 14 do mês. b. A tarefa repete-se no dia e semana específicos do mês. Por exemplo, pode definir a tarefa para se repetir todas as segundas terças-feiras do mês. Por fim, define a duração da tarefa em termos de dias, horas e minutos. |
| Escolha o modelo de tarefa e o responsável pela tarefa |
Selecione um dos seus modelos de tarefa no menu suspenso. Veja como criar um modelo de tarefa. 💡 Nota: Só pode atribuir uma tarefa a pessoas que tenham acesso a todos os alojamentos que selecionou acima. |
| A tarefa requer inspeção |
Ative o indicador de estado se quiser que esta tarefa seja inspecionada após a conclusão e, em seguida, selecione um dos membros da equipa no menu suspenso como Inspetor. A pessoa selecionada ficará encarregue de Aprovar ou Rejeitar a tarefa assim que o Responsável a tenha concluído. Se o Inspetor rejeitar a tarefa, esta será marcada como não concluída e voltará para a lista de tarefas atuais. |
Factos importantes sobre tarefas recorrentes
Agora, há algumas coisas que deve saber sobre tarefas recorrentes:
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Eliminar uma tarefa recorrente apenas eliminará as tarefas futuras no calendário. As tarefas passadas e atuais devem ser eliminadas manualmente.
- No caso de uma tarefa recorrente não ser atribuída a nenhum alojamento específico, será exibida na linha "Diversos" do calendário. Isto permite-lhe identificar e diferenciar facilmente as tarefas não atribuídas daquelas associadas a alojamentos específicos.
- Se uma tarefa for atribuída a uma Função, todos os membros dessa função e com acesso aos Alojamentos da tarefa recorrente poderão reivindicar as tarefas. Qualquer pessoa nessa função mas sem acesso ao alojamento não verá a tarefa.