Configure e envie o formulário de envio de dados de hóspedes

Pode ativar a funcionalidade de formulário de envio de dados de hóspedes para automatizar a recolha das informações exigidas pelas autoridades locais. Esta funcionalidade adapta-se aos requisitos legais de cada região, garantindo que recolhe os dados corretos. Assim que as informações forem recolhidas, serão automaticamente enviadas para as autoridades competentes, poupando-lhe tempo e assegurando o cumprimento da legislação.

O formulário de envio de dados de hóspedes recolhe e envia os dados exigidos pelas autoridades locais, garantindo a conformidade com os regulamentos regionais, enquanto o formulário de check-in da reserva foca-se mais em detalhes específicos da reserva, como a hora de chegada do hóspede ou questões personalizadas, e não partilha quaisquer dados com as autoridades locais.
Pode optar por ativar ambos os formulários ou apenas um. Se o formulário de envio de dados de hóspedes estiver ativado, todas as perguntas já abrangidas por esse formulário serão automaticamente removidas do formulário de check-in da reserva para evitar duplicações. 

💡 Notas:

• A funcionalidade só estará disponível na sua conta se tiver pelo menos um alojamento num dos países abrangidos.
• A funcionalidade está incluída no seu Plano Ultimate, sem qualquer custo adicional.

Leia sobre:

• Países abrangidos
• Ativar o formulário de envio de dados de hóspedes
• Ligar os seus alojamentos às autoridades locais
• Partilhar o formulário com os hóspedes
• Pré-visualização da interface do lado do hóspede
• Ver os dados de registo dos hóspedes
• Descarregar os dados de registo dos hóspedes
• Desativar o formulário de envio de dados de hóspedes
  • Desativar a ligação às autoridades locais
  • Desativar o formulário de envio de dados de hóspedes

Países abrangidos

Os países atualmente abrangidos por esta funcionalidade são:

• Dentro da Europa: Espanha, Itália, Portugal, Países Baixos, Áustria, França, Bélgica, República Checa, Grécia, Suíça (apenas Zurique), Alemanha, Croácia, Roménia.
• Fora da Europa: Colômbia, Dubai, Tailândia.

Fique atento — novos países estão a ser adicionados regularmente!

Ativar o formulário de envio de dados de hóspedes

Para ativar o formulário de envio de dados de hóspedes, siga estes passos:

1. Vá ao menu à esquerda e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online no menu lateral.
3. Agora clique em Formulário de envio de dados de hóspedes:
4. Credenciais específicas serão geradas quando a funcionalidade for ativada. Após a ativação, o sistema sincronizará todos os alojamentos e reservas com data de check-in a partir da data de ativação.
   Siga as instruções abaixo para ligar o seu alojamento à autoridade local.

Ligar os seus alojamentos às autoridades locais

Se acabou de ativar o formulário de envio de dados de hóspedes, adicionou mais alojamentos ou desconectou e reconectou a sua conta, terá de estabelecer a ligação entre as suas propriedades e a autoridade local. Para tal, siga estes passos:

1. Vá ao menu à esquerda e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online no menu lateral.
3. Agora clique em Formulário de envio de dados de hóspedes:
4. Agora selecione Propriedades:
   
    
5. Preencha as informações obrigatórias, ative o indicador de estado Ligação à autoridade, selecione a autoridade local relevante e introduza as suas credenciais da autoridade local.
6. Em seguida, valide e Guarde as alterações.

💡 Notas:

• A ligação de alojamentos às autoridades locais deve ser feita individualmente, mesmo que obedeçam à mesma regulamentação.
• Dependendo do país, poderá também ter de conectar os dados estatísticos, seguindo o mesmo processo.

Os dados dos hóspedes serão submetidos às autoridades locais de acordo com os regulamentos do país onde o alojamento se encontra. Segue-se uma tabela com os horários em que o formulário será enviado para as autoridades:

💡  Notas:

• Para 🇳🇱 Países Baixos, 🇫🇷 França, 🇧🇪 Bélgica, 🇬🇷 Grécia, 🇷🇴 Roménia: Não existe integração com portais policiais nestes países, por isso não se aplicam horários automáticos de envio.
• Para 🇦🇹 Feratel (Áustria): Se um novo hóspede for adicionado após o envio inicial, será automaticamente gerado um segundo envio às 17:00 UTC.

Partilhar o formulário de envio de dados de hóspedes com os hóspedes

Se o formulário de check-in estiver ativado, o formulário de envio de dados de hóspedes será enviado juntamente com ele. Ao ativar o formulário de check-in, pode optar por ativar as Mensagens automáticas. Se o fizer, o formulário será enviado automaticamente ao mesmo tempo que o formulário de check-in, seguindo as regras de envio configuradas nas suas definições de Mensagens automáticas.

Também pode partilhar manualmente o formulário com os seus hóspedes a partir do separador Reservas, por e-mail ou copiando e enviando o link.

Pré-visualização da interface do lado do hóspede

Aqui está uma pré-visualização do que o hóspede verá quando o formulário de envio de dados de hóspedes lhe for enviado:

1. Quando o hóspede abre o link do formulário de envio de dados de hóspedes, verá a página onde pode introduzir os seus dados pessoais:
   
   💡  Nota: Se tiver o formulário de check-in de reserva ativado, o hóspede será redirecionado para o formulário de envio de dados de hóspedes após completar o formulário de check-in de reserva.
2. O hóspede terá duas opções: pode adicionar o seu documento de identificação ou passaporte para preencher automaticamente o formulário, ou introduzir os seus dados pessoais manualmente.
   • Se optar por preencher automaticamente o formulário, pode tirar uma fotografia do seu documento ou carregá-lo.
   • Se optar por completar o formulário manualmente, ser-lhe-á pedido que forneça informações pessoais, dados do documento e informações de contacto.
3. O hóspede será então convidado a registar quaisquer hóspedes adicionais, caso a reserva inclua mais do que um hóspede.
4. Se o hóspede tiver ativado o portal do hóspede, será automaticamente redirecionado para o mesmo após completar o formulário de envio de dados de hóspedes.

Ver as informações enviadas no formulário de envio de dados de hóspedes

Assim que o hóspede submeter as informações, estas aparecerão automaticamente tanto na secção Reserva como na secção Formulário de envio de dados de hóspedes.

• Na secção Reserva, as informações submetidas aparecerão na caixa de Check-in online. Também terá a opção de reenviar o formulário caso não tenha sido preenchido na totalidade.
• Na secção Formulário de envio de dados de hóspedes, as informações submetidas aparecerão no separador Reservas.

Descarregar os dados do formulário de envio de dados de hóspedes

Se solicitado pelas autoridades locais, pode descarregar os dados do formulário de envio de dados de hóspedes na secção Formulário de envio de dados de hóspedes.

• Para descarregar um formulário de envio de dados de hóspedes para uma reserva específica:
  1. Vá até à secção Formulário de envio de dados de hóspedes.
  2. Abra o separador Reservas e selecione a reserva relevante.
  3. Pode escolher descarregar as informações submetidas por um hóspede específico ou por todos os hóspedes associados à reserva.
     
• Para descarregar um livro de registo com todos os formulários de envio de dados de hóspedes de um alojamento específico:
  1. Vá até à secção Formulário de envio de dados de hóspedes.
  2. Abra o separador Alojamentos e selecione Documentos.
     Aqui poderá Gerar livro de registo.
  3. Selecione o intervalo de datas e, se desejar, indique se o livro de registo também deve ser enviado para outro endereço de e-mail além do seu.

Desativar o formulário de envio de dados de hóspedes

Desativar a ligação às autoridades locais

Se pretender desativar o envio automático do formulário para as autoridades locais, siga os passos abaixo:

1. Vá ao menu lateral esquerdo e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online no menu da esquerda.
3. Em seguida, clique em Formulário de envio de dados de hóspedes:
4. Desative o botão de alternância Ligação com autoridades:
   
    

Uma vez desativada a ligação, os dados das reservas futuras deixarão de ser partilhados com as autoridades locais.

Desativar o formulário de envio de dados de hóspedes

Se quiser desativar o formulário de envio de dados de hóspedes, siga os passos abaixo:

1. Vá ao menu lateral esquerdo e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online no menu da esquerda.
3. Em seguida, clique em Formulário de envio de dados de hóspedes:
4. Em seguida, pode simplesmente clicar em Desativar:

Ao desativar a funcionalidade, a ligação aos seus anúncios e todos os dados dos hóspedes armazenados serão removidos.

As reservas com todos os dados dos hóspedes submetidos continuarão a apresentar as informações na secção de detalhes da reserva. No entanto, reservas antigas com dados parciais submetidos perderão essas informações, sendo necessário solicitar novamente os dados aos hóspedes.