Configura e invia il modulo di invio schedine alloggiati

È possibile attivare la funzionalità modulo di invio schedine alloggiati per automatizzare la raccolta delle informazioni sugli ospiti richieste dalle autorità locali. Si adatta ai requisiti legali di ogni regione, garantendo la raccolta dei dati corretti. Una volta raccolte, le informazioni vengono inviate automaticamente alle autorità competenti, facendoti risparmiare tempo e garantendo la conformità.

Il modulo di invio schedine alloggiati raccoglie e invia le informazioni richieste dalle autorità locali, garantendo la conformità alle normative regionali, mentre il modulo di check-in della prenotazione si concentra maggiormente sui dettagli specifici della prenotazione, come l'orario di arrivo dell'ospite o domande personalizzate, e non condivide alcun dato con le autorità locali.
È possibile scegliere se attivare entrambi i moduli o solo uno. Se è attivo il modulo di invio schedine alloggiati, tutte le domande già coperte da tale modulo verranno automaticamente rimosse dal modulo di check-in della prenotazione per evitare duplicazioni. 

💡 Nota: La funzionalità è gratuita e inclusa nel tuo Piano Ultimate.

Scopri di più su:

• Paesi coperti
• Attivare il modulo di invio schedine alloggiati
• Collegare gli alloggi alle autorità locali
• Condividere il modulo con gli ospiti
• Visualizzare le informazioni del modulo
• Scaricare le informazioni del modulo
• Disattivare il modulo di invio schedine alloggiati
  • Disattivare il collegamento alle autorità locali
  • Disattivare il modulo di invio schedine alloggiati

Paesi coperti

Attualmente, i paesi coperti da questa funzionalità sono:

• In Europa: Spagna, Italia, Portogallo, Paesi Bassi, Austria, Francia, Belgio, Repubblica Ceca, Grecia, Svizzera (solo Zurigo), Germania, Croazia, Romania.
• Fuori Europa: Colombia, Dubai, Thailandia.

Resta aggiornato, nuovi paesi vengono aggiunti regolarmente alla lista!

Attivare il modulo di invio schedine alloggiati

Per attivare il modulo di invio schedine alloggiati, segui questi passaggi:

1. Vai al tuo Menu principale nell'angolo in alto a sinistra e seleziona Impostazioni
2. Clicca su Check-in online nel menu di sinistra.
3. Ora clicca su Modulo di invio schedine alloggiati:
4. Verranno generate credenziali specifiche all’attivazione della funzionalità. Dopo l'attivazione, il sistema sincronizzerà tutti gli alloggi e le prenotazioni con data di check-in uguale o successiva alla data di attivazione.
   Segui le istruzioni sottostanti per collegare il tuo alloggio alle autorità locali.

Collegare gli alloggi alle autorità locali

Se hai appena attivato il modulo di invio schedine alloggiati, aggiunto nuovi alloggi o disconnesso e riconnesso il tuo account, dovrai stabilire la connessione tra le tue proprietà e l'autorità locale. Per farlo, segui questi passaggi:

1. Vai al tuo Menu principale nell'angolo in alto a sinistra e seleziona Impostazioni
2. Clicca su Check-in online nel menu di sinistra.
3. Ora clicca su Modulo di invio schedine alloggiati:
4. Ora seleziona Proprietà:
   
   
5. Compila le informazioni richieste, attiva il Pulsante di attivazione Connessione autorità, seleziona l'autorità locale di riferimento e inserisci le tue credenziali.
6. Quindi, conferma e Salva le modifiche.

💡 Note:

• Il collegamento degli alloggi alle autorità locali deve essere effettuato per ogni alloggio, anche se soggetti alla stessa normativa.
• A seconda del paese, potresti anche dover collegare le Statistiche seguendo lo stesso processo.

Le informazioni degli ospiti saranno inviate alle autorità locali in base alle normative del paese in cui si trova l’alloggio. Ecco una tabella con i dettagli dell’orario di invio del modulo alle autorità:

💡  Note:

• Per 🇳🇱 Paesi Bassi, 🇫🇷 Francia, 🇧🇪 Belgio, 🇬🇷 Grecia, 🇷🇴 Romania:
  Non è disponibile alcuna integrazione con il portale di polizia in questi paesi, quindi non si applicano orari di invio automatico.
• Per 🇦🇹 Feratel (Austria): Se un nuovo ospite viene aggiunto dopo la registrazione iniziale, viene attivata automaticamente una seconda registrazione alle 17:00 UTC.

Condividere il modulo di invio schedine alloggiati con gli ospiti

Se il modulo di check-in della prenotazione è attivo, il modulo di invio schedine alloggiati sarà inviato insieme a esso. Attivando il modulo di check-in, puoi scegliere di abilitare i Messaggi automatici. Se lo fai, il modulo sarà inviato automaticamente allo stesso momento del modulo di check-in, seguendo le regole di invio configurate nei tuoi Messaggi automatici.

Puoi anche condividere manualmente il modulo con i tuoi Ospiti dalla sezione Prenotazioni, via Email o copiando e inviando il link.

Visualizzare i dati del modulo di invio schedine alloggiati

Una volta che l’Ospite ha inviato le informazioni, esse appariranno automaticamente sia nella sezione Prenotazioni sia nella sezione Modulo di invio schedine alloggiati.

• Nella sezione Prenotazioni, le informazioni appariranno nella casella Check-in online. Avrai anche la possibilità di reinviare il modulo nel caso non sia stato completato.
• Nella sezione Modulo di invio schedine alloggiati, le informazioni saranno visibili nella scheda Prenotazioni.
  

Scaricare i dati del modulo di invio schedine alloggiati

Se richiesto dalle autorità locali, puoi scaricare i dati degli ospiti dalla sezione Modulo di invio schedine alloggiati.

• Per scaricare un modulo per una prenotazione specifica:
  
  1. Vai alla sezione Modulo di invio schedine alloggiati.
  2. Apri la scheda Prenotazioni e seleziona la prenotazione desiderata.
  3. Puoi scegliere se scaricare i dati di un singolo ospite o di tutti gli ospiti associati alla prenotazione.
     
• Per scaricare un registro che raccolga tutti i moduli per un determinato alloggio:
  1. Vai alla sezione Modulo di invio schedine alloggiati.
  2. Apri la scheda Alloggi e seleziona Documenti.
     Da qui puoi Generare un libro degli ospiti.
  3. Seleziona l’intervallo di date e scegli se il registro deve anche essere inviato a un altro indirizzo email oltre al tuo.

Disattivare il modulo di invio schedine alloggiati

Disattivare la connessione con le autorità locali

Se desideri disattivare l’invio automatico dei dati alle autorità locali, segui questi passaggi:

1. Vai al menu di sinistra e seleziona Impostazioni.
2. Clicca su Check-in online dal menu a sinistra.
3. Ora clicca su Modulo di invio schedine alloggiati:
4. Disattiva il Pulsante di attivazione Connessione autorità:
   

Una volta disattivata la connessione, i dati delle prenotazioni future non saranno più inviati alle autorità.

Disattivare il modulo di invio schedine alloggiati

Se desideri disattivare il modulo, puoi semplicemente cliccare su Disattiva:

Disattivando il modulo, la connessione ai tuoi annunci e tutti i dati ospite memorizzati verranno rimossi.

Le prenotazioni con tutti i dati degli ospiti già inviati continueranno a mostrare le informazioni nella sezione della prenotazione. Tuttavia, le vecchie prenotazioni con dati parzialmente inviati perderanno le informazioni raccolte e sarà necessario richiedere nuovamente i dati manualmente.