Invia e gestisci le fatture per ospiti

Le Fatture per ospiti ti permettono di creare e condividere facilmente fatture con gli ospiti sia per prenotazioni dirette che manuali. Questo può anche servire come soluzione, ad esempio, se hai bisogno di fornire una ricevuta a un cliente.

⚠︎ Importante: Le fatture sono disponibili solo per le prenotazioni a partire dal 1° gennaio 2024.

Scopri di più su:

• Generare una fattura
• Inviare una fattura
• Modificare una fattura
• Gestisci le impostazioni delle fatture

Generare una fattura

Puoi generare una fattura per le prenotazioni dirette, manuali e OTA con i dettagli del preventivo.

• Se una prenotazione proviene da un OTA o se non viene applicata l’IVA a nessuna voce, la colonna IVA non verrà visualizzata nella fattura.
• Se una prenotazione proviene da un OTA e le tasse locali o statali sono fornite come voci separate, queste verranno mostrate singolarmente nella fattura, con l’importo totale visualizzato nella sezione riepilogo.

Per generare una fattura, segui questi passaggi:

1. Vai nel menu a sinistra e seleziona Prenotazioni.
2. Scorri verso il basso fino alla sezione Fatturazione. Da qui, clicca Genera fattura:
   💡 Note:
   • I dettagli della fattura saranno basati sulla prenotazione al momento della generazione. Se aggiungi nuovi elementi al preventivo in seguito (ad esempio, una commissione aggiuntiva), puoi cliccare sui tre punti e selezionare Rigenera per aggiornarlo con i nuovi elementi.
   • Le fatture possono essere generate a mezzanotte, un giorno dopo il check-out, e per tutte le prenotazioni Prenotate se utilizzi la generazione manuale delle fatture.
   • Il PDF della fattura sarà generato e inviato nella lingua impostata nel profilo del tuo account Lodgify.
   • Le fatture vengono generate nella stessa valuta del preventivo.
   • Non è possibile eliminare o annullare le fatture.
3. Una volta generata, vedrai il numero della fattura e la sua data di generazione.
   Puoi cliccare sui tre punti per Scaricare la fattura come pdf, Inviare, Rigenera o Modificare la fattura.

Inviare una fattura

Invia una fattura via email

Per inviare la fattura ai tuoi ospiti via email, segui questi passaggi:

1. Vai alla tua prenotazione e naviga nella sezione Fatturazione. Clicca sui tre puntini e seleziona Invia all'ospite.
   
2. La fattura sarà inviata automaticamente all'indirizzo email inserito nella prenotazione.
   💡 Nota: Puoi visualizzare i dettagli del messaggio inviato accedendo alla tua Posta in arrivo.

Modifica il contenuto del messaggio

L'ospite riceverà un'email con la fattura allegata in formato PDF.
Se desideri modificare il messaggio nell'email inviata all'ospite, segui questi passaggi:

1. Vai nel menu a sinistra e seleziona Impostazioni.
2. Nel menu laterale, fai clic su Riposte automatiche.
3. Sotto Pagamenti, clicca sull'icona della matita accanto a Notifica all'ospite quando il proprietario invia una fattura.
4. Da qui, puoi modificare il messaggio dell'email. Ricorda di tradurre il contenuto se necessario, e clicca su Salva.
   La prossima email con la fattura includerà questo contenuto aggiornato.
   

Modificare una fattura

Puoi modificare una fattura per aggiornare le informazioni della tua azienda, le informazioni dell'ospite visualizzate su quella specifica fattura, e aggiungere note.

Per farlo, segui questi passaggi:

1. Vai alla tua prenotazione e naviga nella sezione Fatturazione. Clicca sui tre punti e seleziona Modifica.
   
2. Si aprirà una finestra a scorrimento che ti permetterà di modificare le informazioni della tua azienda e dell'ospite che appariranno sulla fattura.
   💡 Nota: Assicurati di compilare i campi obbligatori contrassegnati con un * rosso.
3. Dopo aver apportato le modifiche, clicca su Salva. Le informazioni aggiornate saranno salvate nel sistema, e puoi cliccare sui tre punti per Scaricare la fattura, se necessario.

Gestisci le impostazioni delle fatture

Nelle impostazioni delle fatture, puoi personalizzare il modello della fattura, aggiornare le informazioni della tua azienda, i dettagli degli ospiti, le note, la numerazione delle fatture e le impostazioni di generazione automatica.

Per accedere alle impostazioni delle fatture, segui questi passaggi:

1. Vai nel menu a sinistra e seleziona Impostazioni.
2. Scorri verso il basso nel menu a sinistra e clicca su Impostazioni fatture.

Qui puoi modificare le seguenti impostazioni:

• Generazione manuale o automatica delle fatture
  Clicca sul pulsante di attivazione per passare tra la generazione manuale e quella automatica delle fatture.
  • Con la selezione manuale, genererai le fatture una alla volta cliccando sul pulsante Genera per ogni prenotazione.
  • Con la selezione automatica, le fatture vengono generate automaticamente e salvate nella pagina dei dettagli della prenotazione. Se scegli la selezione automatica, ti verrà richiesto di selezionare l'opzione di numerazione automatica per assicurarti che a tutte le fatture venga assegnato un numero.
    È possibile scegliere quando generare le Fatture:
    
    • Dopo la data di check-out: a mezzanotte, il giorno successivo al check-out,
    • Dopo la conferma della prenotazione: non appena la prenotazione raggiunge lo stato Prenotata.
• Numerazione delle fatture
  • Sequenziamento automatico: Puoi definire un prefisso personalizzato e un numero iniziale per assegnare automaticamente numeri di fattura sequenziali.
    Ad esempio, se imposti AB-1000 come numero iniziale, le fatture verranno generate come AB-1000, AB-1001, AB-1002 e così via.
  • Manuale: Questa opzione utilizza il formato di numerazione predefinito di Lodgify, che parte da 1 senza prefisso. Puoi aggiornare manualmente il formato della numerazione modificando la fattura nella pagina dei Dettagli della Prenotazione.
• Informazioni sull'azienda
  Poi aggiornare le informazioni aziendali e caricare un logo che verrà mostrato nel PDF della fattura.
  
• Informazioni sugli ospiti
  Poi selezionare le informazioni sugli ospiti che verranno mostrate per impostazione predefinita sulle fatture.