Pour vous aider à respecter les réglementations en matière de facturation électronique appliquées par les autorités locales dans l'ensemble de l'UE, l'intégration de Lodgify avec Chekin vous permet de générer, transmettre, valider et conserver des factures conformes directement depuis votre compte.
Parcourez les sections :
Mettre en place la Facturation électronique
- Rendez-vous dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
- Cliquez sur Facturation électronique sous Factures des invités.
- Sélectionnez le nombre d'hébergements pour lesquels vous souhaitez activer la Facturation électronique.
💡 Notes :- Le montant est facturé par hébergement et par mois. Le coût dépend de la devise de votre hébergement :
- 3 $ (USD)
- 2,50 € (EUR)
- 2 £ (GBP)
- Si vous avez activé le formulaire d'enregistrement des invités destiné aux autorités, vous devrez activer la Facturation électronique pour tous vos hébergements en même temps.
- Le montant est facturé par hébergement et par mois. Le coût dépend de la devise de votre hébergement :
- Lisez et acceptez la politique de confidentialité.
- Cliquez sur Acheter pour confirmer votre achat.
Configurer la Facturation électronique par hébergement
Une fois la Facturation électronique activée, vous pouvez la configurer pour chacun de vos hébergements. Pour ce faire :
- Cliquez sur l'hébergement que vous souhaitez configurer.
- Cliquez sur le bouton Activer les factures certifiées, puis sélectionnez dans la liste l'autorité locale à laquelle les factures électroniques seront envoyées.
- Complétez les Coordonnées du fournisseur, telles que le nom, l'e-mail, les informations de TVA, le mode de paiement et l'adresse.
- Sous Postes de la facture, cliquez sur + Ajouter un article pour configurer les éléments par défaut qui apparaîtront sur toutes les factures. Ces éléments seront automatiquement ajoutés aux nouvelles factures.
Générer et envoyer une facture électronique
Une fois la Facturation électronique activée pour votre hébergement, l'onglet Réservations affiche la liste des réservations pour lesquelles la facture électronique peut être générée. Cliquez sur une réservation pour compléter les informations de l'invité.
💡 Note : si vous avez activé le formulaire d'enregistrement des invités destiné aux autorités, les informations de l'invité seront renseignées automatiquement à partir de ses réponses au formulaire. S'il n'a pas répondu au formulaire, vous pouvez renseigner ses informations manuellement à cet endroit.
Une fois les informations de l'invité complétées, cliquez sur Générer une facture pour envoyer la facture aux autorités locales.
Consulter vos factures électroniques
Pour consulter les factures électroniques que vous avez générées, cliquez sur l'onglet Documents. Vous y trouverez la liste des factures électroniques envoyées aux autorités locales pour chaque réservation. Cliquez sur Télécharger à côté d'une facture électronique pour la télécharger et la consulter.
Annuler une facture électronique
Si vous devez annuler une facture électronique que vous avez créée, vous pouvez émettre une note de crédit. Pour ce faire :
- Sélectionnez la facture électronique.
- Cliquez sur Générer une note de crédit.
La facture électronique précédente s'affichera comme Annulé, et vous pourrez générer une nouvelle facture électronique.
Questions fréquentes
Pour quels pays puis-je activer la Facturation électronique ?
La Facturation électronique est disponible pour tous les marchés pris en charge par Chekin. Certains pays sont encore en version bêta : un avertissement s'affiche alors lors de la configuration, mais vous pouvez tout de même générer des factures électroniques.
Combien coûte l'utilisation de la Facturation électronique ?
Le montant est facturé par hébergement et par mois. Le coût dépend de la devise de votre hébergement :
- 3 $ (USD)
- 2,50 € (EUR)
- 2 £ (GBP)
Qui reçoit les factures électroniques ?
Les factures électroniques sont envoyées automatiquement aux autorités locales uniquement. Si vous souhaitez envoyer des factures à vos invités, vous pouvez télécharger la facture électronique générée et l'envoyer manuellement depuis la Boite de réception.