Guía de funcionalidades Ultimate

Explora los módulos:

• Informes
• Gestión de tareas
• Módulo Huéspedes
• Formulario de registro de viajeros
• Liquidaciones de propietario
• Acceso de usuarios

Informes

La sección de Informes de tu cuenta de Lodgify te ayuda a mantener una descripción general de tu actividad con analíticas, transacciones y la ocupación actual de tus alojamientos.

Encuentra más información en este artículo.

• En la parte superior izquierda, puedes acceder a diferentes secciones (huéspedes alojados, ocupación, entre otras).
• En la parte superior derecha, puedes filtrar la información que ves en esta sección (filtrar por alojamientos, fechas y un botón de información con más detalles).
• 📱 En la aplicación móvil, las analíticas están disponibles en el panel de control.

Gestión de tareas

La función de gestión de tareas te permite asignar y automatizar cualquier tarea rutinaria de tu equipo.

Miembros del Equipo

• Puedes añadir miembros del equipo en la sección Usuarios, introduciendo su email y seleccionando su rol. Recibirán una invitación por email para unirse a Lodgify y crear su propia contraseña para iniciar sesión.
• Una vez hayan creado su acceso, tendrás que asignarlos a los alojamientos con los que trabajen y, si lo necesitas, ajustar sus permisos.
• Recuerda que el personal de limpieza deberá acceder a su calendario de tareas usando la app principal de Lodgify. Pueden descargar la app 📱, llamada Lodgify - Alquiler vacacional, e iniciarán sesión con el usuario y contraseña que usaron para crear su acceso.
• Es importante que el equipo active las notificaciones de la app para recibir avisos sobre las tareas asignadas.

Tareas

Puedes crear tres tipos de tareas:

• Tareas puntuales: un trabajo único que no se repite.
• Tareas programadas automáticamente
  • Basadas en reservas: tareas que se activan según las reservas (por ejemplo, check-in, limpieza después del check-out).
  • Basadas en el tiempo (próximamente): tareas que no necesitan activarse en función de reservas (por ejemplo, mensuales, semanales, etc.).

Campos de la tarea

• Alojamiento: selecciona un alojamiento existente o elige Sin alojamiento para tareas administrativas. Nota: las tareas de Sin alojamiento no pueden programarse automáticamente en función de reservas, ya que no están vinculadas a un alojamiento.
• Programación automática: puedes activarla para generar automáticamente tareas de limpieza tras el check-out.
• Fecha, hora de inicio y fin: si se deja vacío o si se selecciona Sin alojamiento → hora por defecto: 9:00 – 13:00. Si se selecciona un alojamiento →
  • Hora de inicio = hora de check-out del alojamiento
  • Hora de fin = hora de check-out + 4 horas
• Las tareas solo pueden empezar y terminar el mismo día. (Próximamente: duración de la tarea, sustituyendo la fecha de fin fija.)
• Asignado a: las tareas pueden asignarse a un rol (“cualquiera de…”) o a una persona concreta.
• Descripción y Checklist son opcionales.

Edición y eliminación de tareas

• Al editar o eliminar una tarea, se te pedirá que elijas si la acción se aplica solo a la tarea seleccionada o a esa tarea y a todas las futuras recurrentes.

Fotos obligatorias

Para las tareas con fotos obligatorias habilitadas en los elementos de la checklist, los usuarios deben subir una foto por cada elemento antes de poder marcar la tarea como completada.

Visualización por rol

• El personal de limpieza, el propietario del alojamiento y el agente de check-in solo pueden ver las tareas de su alojamiento asignado y las tareas creadas sin alojamiento (Sin alojamiento seleccionado).
• Las tareas no reclamadas son tareas asignadas a un rol específico.

Módulo Huéspedes

La App de Huéspedes de los Módulos PM es una aplicación móvil que hemos creado específicamente para tus huéspedes. Facilita la comunicación con tus huéspedes durante todo el proceso de reserva. La App de Huéspedes se puede descargar fácilmente desde Google Play Store o Apple App Store, así que echa un vistazo a lo que puede ofrecerte a ti y a tus huéspedes. Si acabas de empezar con los Módulos PM, también puedes consultar este artículo de ayuda.

App de Huéspedes

• Toda la información de la app de huéspedes puede ser consultada por el huésped desde la Guest App (llamada Lodgify Guest) o desde la versión de escritorio, como los ajustes del alojamiento y las guías.
• El código que necesita el huésped para acceder a la app es el que aparece en Reservas → Acceso de huéspedes.

Formulario de pre-check-in y correo electrónico

• Puedes acceder desde Menú principal → Ajustes → Check-in online. Allí puedes configurar el formulario de pre check-in y el email que se enviará a los huéspedes, solicitando sus datos de contacto, detalles de llegada, medio de transporte y, si lo decides, también número de pasaporte y subida de pasaporte o cualquier tipo de documento de identidad. También puedes configurar tus preguntas. Aprende cómo se hace toda la configuración en este artículo.
• Para el formulario de pre check-in, también se recomienda enviarlo por SMS (sin coste adicional), ya que Airbnb podría bloquear el email.
• Puedes encontrar las respuestas del formulario de pre check-in en la sección Reservas, dentro de la reserva → Check-in en línea. Si quieres, incluso puedes enviarlo manualmente desde ahí.
  

Ajustes del alojamiento

• Es esencial activarlo para cada alojamiento para que los huéspedes puedan acceder a la app.
• También puedes configurar la información del wifi, el código de la puerta y la información de contacto.

Guías

• Puedes crear una guía para incluir vídeos, fotos e información sobre el alojamiento. Esta guía se puede enviar como PDF o mediante un enlace que dirija al PDF. De lo contrario, siempre será accesible desde la aplicación. Si ya tienes una guía, puedes subirla en formato PDF haciendo clic en Añadir un elemento.
• Para los huéspedes menos técnicos, yendo a la sección Reservas y haciendo clic en Guía del alojamiento, puedes descargarla y enviársela directamente haciendo clic en Ver fuera de Lodgify PM, en el logo de Mensajes. Recuerda que la mensajería funciona con las reservas de Airbnb, Vrbo, Booking.com y Google Vacation Rentals.

Vídeos relacionados

A continuación también puedes encontrar algunos vídeos útiles para entender mejor el formulario de pre-check-in y la app de huéspedes:

• Entender el flujo del formulario de pre-check-in.
• Entender el flujo de la app de huéspedes.
• Aquí tienes más información sobre el Módulo de Huéspedes.

Formulario de registro de viajeros

Puedes habilitar la función de registro de viajeros para automatizar la recopilación de información de los huéspedes requerida por las autoridades locales. Se adapta a los requisitos legales de cada región, asegurando que recopiles los detalles correctos. Una vez que la información es recopilada, se envía automáticamente a las autoridades pertinentes, ahorrándote tiempo y garantizando el cumplimiento.

💡 Notas:

• La conexión de los alojamientos con las autoridades locales debe hacerse alojamiento por alojamiento, incluso si están bajo la misma normativa de la autoridad local.
• Según el país, puede que también tengas que conectar Estadísticas, siguiendo el mismo proceso.
• Aquí tienes más información sobre el formulario de registro de viajeros.

Informes para propietarios

Puedes usar la función de informes para propietarios en Lodgify como un informe o una herramienta básica de contabilidad.

Destinatarios

Un destinatario es cualquier persona que vaya a ganar dinero con las reservas de un alojamiento (p. ej., un propietario o tú). No olvides añadir la información legal dentro de todos ellos (como su dirección, detalles de la cuenta bancaria, etc.).

Antes de generar informes, necesitas configurar a cada propietario en el sistema. Esto incluye introducir la información del perfil del propietario, vincularlo a uno o más alojamientos y definir las reglas de pago. Las reglas de pago determinan cómo se reparten los ingresos de las reservas, las comisiones y los impuestos entre el propietario y el gestor. Los propietarios también pueden vincularse a un usuario de Lodgify, lo que garantiza que solo vean sus propios informes.

• Perfil del propietario: introduce la información del propietario. Si este propietario también es usuario en tu cuenta de Lodgify, selecciona Asociar usuario para autocompletar los campos y darle acceso solo a sus propios informes.
• Alojamientos del propietario: selecciona el/los alojamiento(s) asociado(s) a este propietario.
• Reglas de pago: define cómo se comparten los ingresos de las reservas entre el gestor y el propietario, incluyendo tarifa de alojamiento, comisiones e impuestos.
• Editar un propietario: haz clic en el propietario y luego en el icono del lápiz para editar la información relacionada con ese propietario.

Configura tus reglas de pago

Se te pedirá que rellenes varios campos para definir la estrategia de pago:

• Tarifa de alojamiento: si la tarifa completa va para el propietario, simplemente selecciona el propietario y deja el interruptor desactivado. Si quieres dividir la tarifa, activa el interruptor de porcentaje y establece los porcentajes para el gestor y el propietario.
• Incluir comisiones del canal: marca esta casilla si quieres que los ingresos se calculen sobre el importe total antes de deducir las comisiones del canal, dividiendo el importe pagado por el huésped.
• Incluir extras de la reserva: marca esta casilla si quieres incluir los cargos por extras en los cálculos de reparto.
• Comisiones: si la comisión completa va para el propietario, selecciona el propietario y deja el interruptor desactivado. Si quieres dividir las comisiones, activa el interruptor de porcentaje y establece los porcentajes para el gestor y el propietario. Puedes aplicar configuraciones diferentes para la comisión de limpieza y para otras comisiones.
• Impuestos repercutidos: elige si los impuestos pagados por los huéspedes corresponden al gestor o al propietario.

Lee más sobre la gestión de propietarios para tus liquidaciones y reglas de pago:

• Crear, editar y eliminar propietarios para liquidaciones de propietario
• Gestionar las reglas de pago de los propietarios 

Transacciones

Se pueden registrar transacciones como gastos o abonos relacionados con alojamientos para incluirlas en los informes. Estas transacciones pueden ser puntuales o recurrentes, por ejemplo, una suscripción mensual a un servicio, y se vinculan tanto al propietario como al alojamiento.

Informes

Puedes generar informes para periodos específicos:

• Los informes pueden crearse como informes puntuales o como informes recurrentes para actualizaciones periódicas (generando automáticamente, por ejemplo, informes mensuales).
• El informe incluirá todos los alojamientos relevantes y ofrecerá un desglose detallado de pagos, comisiones, impuestos y cualquier cargo adicional o extra.
• Las comisiones de las OTAs se importan automáticamente desde las OTAs, por lo que no es necesario introducirlas manualmente.
• Después de procesar los pagos, los informes pueden marcarse como pagados (para ayudar a organizar los registros financieros y asegurar que tanto el gestor como el propietario sepan qué pagos se han completado).

Cómo crear un informe del propietario

• Ve al menú de la izquierda, selecciona Avanzado y luego haz clic en Informes. Selecciona Informes del propietario en la barra lateral izquierda.
• Haz clic en el propietario para el que quieres crear un nuevo informe y selecciona + Informe.
• Elige si quieres que el informe sea puntual o recurrente:
  • Si es puntual, selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin.
  • Si es recurrente, elige la frecuencia y el primer día en el que empieza la recurrencia (por ejemplo, cada mes a partir del día 3).
• Activa la opción si quieres Asignar los ingresos por noche de estancia (en lugar de asignar todos los ingresos de una reserva a una sola fecha, el importe se asignará noche a noche durante toda la estancia).
• Selecciona el/los alojamiento(s) y haz clic en Generar para guardar el informe.

Lee más sobre la creación y gestión de liquidaciones de propietario aquí:

• Entender el módulo de Liquidaciones de propietario
• Crear y gestionar liquidaciones de propietario

Descargar y compartir informes

Los informes pueden descargarse en formato PDF o XLS, lo que facilita guardarlos o compartirlos con los propietarios. Si el propietario es usuario, solo tendrá acceso a sus propios informes desde su cuenta de Lodgify.

• Encuentra el informe que quieres descargar.
• Haz clic en un propietario para ver todos los informes vinculados a ese propietario, o haz clic en Informes para ver todos los informes.
• Cuando localices el informe , haz clic en él. Se abrirá una nueva ventana. Haz clic en Descargar en la esquina inferior derecha y selecciona el formato en el que quieres descargar el informe.
• Para más información: Descarga tus informes del propietario

Acceso de usuarios

Puedes añadir miembros del equipo en la sección Usuarios de tu cuenta añadiendo su correo electrónico y seleccionando su rol. Se les enviará una invitación por correo electrónico para unirse a Lodgify y crear su propia contraseña para iniciar sesión.

Lee sobre la gestión de usuarios en este artículo.

• Una vez hayan creado su acceso, tendrás que asignarlos a los alojamientos con los que trabajen y, si lo necesitas, ajustar sus permisos.
• Recuerda que el personal de limpieza deberá acceder a su calendario de tareas usando la app principal de Lodgify. Pueden descargar la app 📱, llamada Lodgify - Vacation Rental App, e iniciarán sesión con el usuario y contraseña que usaron para crear su acceso.
• Recuerda que los propietarios, por defecto, no pueden ver la versión de escritorio de PM Modules. Tendrán que acceder a sus tareas usando la app principal de Lodgify. Pueden descargar la app 📱, llamada Lodgify - Vacation Rental App, e iniciarán sesión con el usuario y contraseña que usaron para crear su acceso en Lodgify.
  • Puedes darles acceso a la versión de escritorio activando el permiso "Puede acceder a las funcionalidades de PM Modules" + "Puede acceder al sitio web de PM Modules".
  • Si quieres que los usuarios tengan acceso a las estadísticas, además del permiso anterior, también necesitas activar "Puede ver gráficos relacionados con ingresos" y/o "Puede ver gráficos no relacionados con ingresos". Esta opción solo es visible en la versión web de PM Modules.
  • Desde la versión de escritorio, yendo a la sección Alojamiento, podrán ver un calendario y la disponibilidad. Sin embargo, es un acceso solo de lectura.
• El propietario también puede ver las estadísticas desde el Centro de control, desde la app o desde el escritorio.