Guía de funcionalidades Ultimate

Explora los módulos:

Informes
Gestión de tareas
Módulo Huéspedes
Formulario de registro de viajeros
Liquidaciones de propietario
Acceso de usuarios

Informes

La sección de Informes de tu cuenta de Lodgify te ayuda a tener una visión general de tu actividad con estadísticas, transacciones y la ocupación actual de tus alojamientos.

Encuentra más información en este artículo.

En la parte superior izquierda, puedes acceder a distintas secciones (huéspedes alojados, ocupación, entre otras).
En la parte superior derecha, puedes filtrar la información que ves en esta sección (filtrar por alojamientos, fechas, y un botón de información con más detalles).
📱 En la aplicación móvil, las estadísticas están disponibles en el panel de control.

Gestión de tareas

La función de Gestión de tareas te permite asignar y automatizar cualquier tarea rutinaria de tu equipo.

Miembros del equipo

Puedes añadir miembros del equipo en la sección Usuarios añadiendo su correo electrónico y seleccionando su rol. Recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a Lodgify y crear su propia contraseña para iniciar sesión.
Una vez que hayan creado su acceso, tendrás que asignarlos a los alojamientos con los que trabajan y, si quieres, modificar sus permisos.
Recuerda que el personal de limpieza deberá acceder a su calendario de tareas usando la app principal de Lodgify. Pueden descargar la app 📱, llamada Lodgify - Vacation Rental App, y usarán el nombre de usuario y la contraseña que usaron para crear su acceso.
Es importante que tu equipo active las notificaciones de la app para que se les avise de las tareas que se les asignan.

Tareas

Puedes crear tres tipos de tareas:

Las tareas puntuales son trabajos únicos que no se repiten.
Tareas programadas automáticamente
- Tareas basadas en reservas que deben activarse según las reservas (por ejemplo, check-ins, limpieza después del check-out).
- Basadas en el tiempo (próximamente) - tareas que no necesitan activarse según las reservas (por ejemplo, de forma mensual, semanal, etc.).

Campos de la tarea

Alojamiento: Selecciona un alojamiento existente o elige Sin alojamiento para tareas administrativas. Nota: las tareas "Sin alojamiento" no pueden programarse automáticamente según las reservas, ya que no están vinculadas a ningún alojamiento.
Programada automáticamente: Puedes activar esta opción para generar automáticamente tareas de limpieza tras el check-out.
Fecha, hora de inicio y de fin: Si se deja vacío o si se selecciona Sin alojamiento → hora predeterminada: 9:00 - 13:00. Si se selecciona un alojamiento →
- Hora de inicio = hora de salida del alojamiento
- Hora de fin = hora de salida + 4 horas
Las tareas solo pueden empezar y terminar el mismo día. (Próximamente: duración de la tarea, en lugar de una fecha de fin fija.)
Asignado a: las tareas pueden asignarse a un rol ("cualquiera de...") o a una persona concreta.
La Descripción y la Checklist son opcionales.

Edición y eliminación de tareas

Al editar o eliminar una tarea, se te pedirá que elijas si la acción se aplica solo a la tarea seleccionada o a esa tarea y a todas las futuras repeticiones.

Fotos obligatorias

Para las tareas con fotos obligatorias activadas en los elementos de la checklist, los usuarios deben subir una foto por cada elemento de la checklist antes de poder marcar la tarea como completada.

Visualización por rol

El personal de limpieza, el propietario del alojamiento y el agente de verificación solo pueden ver las tareas de su alojamiento asignado y las tareas creadas sin alojamiento (Sin alojamiento seleccionado).
Las tareas sin reclamar son tareas asignadas a un rol específico.

Módulo Huéspedes

La App de Huéspedes de los Módulos PM es una aplicación móvil que hemos creado específicamente para tus huéspedes. Facilita la comunicación con tus huéspedes durante todo el proceso de reserva. La App de Huéspedes se puede descargar fácilmente desde la Google Play Store o la Apple App Store, así que descubre lo que puede ofrecerte a ti y a tus huéspedes. Si estás empezando con los Módulos PM, también puedes consultar este artículo de ayuda.

Leer sobre:

App de Huéspedes
Formulario y correo de pre-check-in
Guías
Recursos vinculados

App de Huéspedes

El huésped puede acceder a toda la información del módulo de huéspedes desde la App de Huéspedes (llamada Lodgify Guest) o desde una versión de escritorio, como la configuración del alojamiento y las guías.
El código que un huésped necesita para acceder a la app es el que aparece en Reservas - Inicio de sesión de Huéspedes.

Formulario y correo de pre-check-in

Accede desde Menú principal → Ajustes → Check-in online, donde puedes configurar tu formulario de pre-check-in y el correo electrónico que se enviará a los huéspedes, pidiéndoles sus datos de contacto, datos de llegada, medio de transporte y, si lo decides, también su número de pasaporte/carga o cualquier tipo de documento de identidad. También puedes configurar tus propias preguntas. Descubre cómo se hace la configuración completa en este artículo.
Para el formulario de pre-check-in, también recomendamos enviarlo por SMS (sin coste adicional), ya que Airbnb podría bloquear el correo electrónico.
Puedes encontrar las respuestas al formulario de pre-check-in en la sección de Reservas, dentro de la reserva - en Check-in online. Si quieres, incluso puedes enviarlo manualmente desde aquí.

Configuración del alojamiento

Es fundamental activarlo para cada alojamiento para que los huéspedes puedan acceder a la app.
También puedes configurar la información de wifi, el código de la puerta y la información de contacto.

Guías

Puedes crear una guía que incluya vídeos, fotos e información sobre el alojamiento. Esta guía puede enviarse como PDF o como un enlace que lleve al PDF. De lo contrario, siempre estará accesible desde la app. Si ya tienes una guía, puedes subirla en formato PDF haciendo clic en Subir tu guía en PDF.
Para el huésped "poco experto en tecnología", yendo a la sección Reservas y haciendo clic en Guía del alojamiento, puedes descargarla y enviársela directamente haciendo clic en Ver fuera de Lodgify PM, en el logo de Mensajes. Recuerda que la mensajería funciona con las reservas de Airbnb, Vrbo, Booking.com y Google Vacation Rentals.

Vídeos relacionados

A continuación también puedes encontrar algunos vídeos útiles para entender mejor el formulario de pre-check-in y la app de huéspedes:

Formulario de registro de viajeros

Puedes activar la función de Registro de Viajeros para automatizar la recopilación de la información de los huéspedes que requieren las autoridades locales. Se adapta a los requisitos legales de cada región, garantizando que recopiles los datos correctos. Una vez recopilada la información, se envía automáticamente a las autoridades correspondientes, ahorrándote tiempo y garantizando el cumplimiento normativo.

💡 Notas:

La conexión de los alojamientos con las autoridades locales debe hacerse alojamiento por alojamiento, incluso si están bajo la misma normativa de las autoridades locales.
Según el país, es posible que también tengas que conectar Estadísticas, siguiendo el mismo proceso.
Aquí tienes más información sobre el Formulario de registro de viajeros.

Liquidaciones de propietario

Puedes usar la función Liquidaciones de propietario en Lodgify como un informe o una herramienta básica de contabilidad.

Leer sobre:

Destinatarios
Configura tus reglas de pago
Liquidaciones
- Cómo crear una liquidación de propietario
- Descargar y compartir liquidaciones

Destinatarios

Un destinatario es cualquier persona que va a ganar dinero con las reservas de un alojamiento (por ejemplo, un propietario o tú). No olvides añadir la Información legal de cada destinatario (como su dirección, datos bancarios, etc.).

Antes de generar liquidaciones, debes configurar a cada propietario en el sistema. Esto implica introducir la información del perfil del propietario, vincularlo a uno o varios alojamientos y definir las reglas de pago. Las reglas de pago determinan cómo se reparten los ingresos de la reserva, las comisiones y los impuestos entre el propietario y el gestor. Los propietarios también pueden vincularse a un usuario de Lodgify, lo que garantiza que solo vean sus propias liquidaciones.

El perfil del propietario: introduce la información del propietario. Si este propietario también es usuario de tu cuenta de Lodgify, selecciona Asociar usuario para rellenar previamente los campos y darle acceso solo a sus propias liquidaciones.
Los alojamientos del propietario: selecciona el alojamiento o los alojamientos asociados a este propietario.
Las reglas de pago: define cómo se reparten los ingresos de la reserva entre el gestor y el propietario, incluyendo la tarifa de habitación, las comisiones y los impuestos.
Editar un propietario: haz clic en el propietario y luego en el icono del lápiz para editar la información relacionada con ese propietario.

Configura tus reglas de pago

Se te pedirá que rellenes varios campos para definir la estrategia de pago:

Tarifa de habitación: si toda la tarifa de habitación va al propietario, simplemente haz clic en el propietario y deja el interruptor desactivado. Si quieres dividir la tarifa de habitación, activa el interruptor de porcentaje y establece los pagos para el gestor y el propietario.
Incluir comisiones de canal: marca esta casilla si quieres que los ingresos se calculen sobre el importe total antes de deducir las comisiones de canal, dividiendo el importe pagado por el huésped.
Incluir extras de reserva: marca esta casilla si quieres incluir los cargos por extras en los cálculos del reparto.
Tasas: si todas las tasas van al propietario, simplemente selecciona al propietario y deja el interruptor desactivado. Si quieres dividir las tasas, activa el interruptor de porcentaje y establece los pagos para el gestor y el propietario. Puedes aplicar configuraciones diferentes para las tasas de limpieza y para otras tasas.
Impuestos repercutidos: elige si los impuestos pagados por los huéspedes deben ser para el gestor o para el propietario.

Lee más sobre la gestión de propietarios para tus liquidaciones y reglas de pago:

Transacciones

Las transacciones, como gastos o abonos relacionados con los alojamientos, pueden registrarse para incluirlas en las liquidaciones. Estas transacciones pueden ser puntuales o recurrentes, por ejemplo, para una suscripción mensual a un servicio, y están vinculadas tanto al propietario como al alojamiento.

Liquidaciones

Puedes generar liquidaciones para periodos específicos:

Las liquidaciones pueden crearse como informes puntuales o como informes recurrentes para actualizaciones periódicas (generando automáticamente, por ejemplo, liquidaciones mensuales)
La liquidación incluirá todos los alojamientos relevantes y ofrecerá un desglose detallado de pagos, comisiones, impuestos y cualquier cargo o extra adicional
Las comisiones de las OTA se importan automáticamente desde las OTA, por lo que no es necesario introducirlas manualmente
Una vez procesados los pagos, las liquidaciones pueden marcarse como pagadas (para ayudar a mantener organizados los registros financieros y garantizar que tanto el gestor como el propietario sepan qué pagos se han completado)

Cómo crear una liquidación de propietario

Ve al menú de la izquierda, selecciona Avanzado, y luego haz clic en Informes. Selecciona Liquidaciones de propietario en la barra lateral izquierda.
Haz clic en el propietario para el que quieres crear una nueva liquidación, y luego selecciona + Liquidación.
Elige si quieres que la liquidación sea puntual o recurrente:
- Si es puntual, simplemente selecciona la fecha de inicio y la fecha de fin.
- Si es recurrente, elige la frecuencia y el primer día en que empieza la recurrencia (por ejemplo, todos los meses a partir del día 3 de cada mes).
Activa esta opción si quieres asignar los ingresos por noche de estancia (en lugar de asignar todos los ingresos de una reserva a una sola fecha, el importe se repartirá noche a noche a lo largo de toda la estancia).
Selecciona el alojamiento o los alojamientos y haz clic en Generar para guardar tu liquidación.

Lee más sobre cómo crear y gestionar liquidaciones de propietario aquí:

Descargar y compartir liquidaciones

Las liquidaciones pueden descargarse en formato PDF o XLS, lo que facilita guardarlas o compartirlas con los propietarios. Si el propietario es un usuario, solo tiene acceso a sus propias liquidaciones a través de su cuenta de Lodgify.

Encuentra la liquidación que quieres descargar
Haz clic en un propietario para ver todas las liquidaciones vinculadas a ese propietario, o haz clic en Liquidaciones para ver todas las liquidaciones.
Una vez localizada la liquidación, haz clic en ella y se abrirá una nueva ventana. Haz clic en Descargar en la esquina inferior derecha y selecciona el formato en el que quieres descargar el informe.
Para más información: Descarga tus liquidaciones de propietario

Acceso de usuarios

Puedes añadir miembros del equipo en la sección Usuarios de tu cuenta añadiendo su correo electrónico y seleccionando su rol. Recibirán una invitación por correo electrónico para unirse a Lodgify y crear su propia contraseña para iniciar sesión.

Lee sobre cómo gestionar usuarios en este artículo.

Una vez que hayan creado su acceso, tendrás que asignarlos a los alojamientos con los que trabajan y, si quieres, modificar sus permisos.
Recuerda que el personal de limpieza deberá acceder a su calendario de tareas usando la app principal de Lodgify. Pueden descargar la app 📱, llamada Lodgify - Vacation Rental App, y usarán el nombre de usuario y la contraseña que usaron para crear su acceso.
Recuerda que, por defecto, los propietarios no pueden ver la versión de escritorio de los Módulos PM. Tendrán que acceder a sus tareas usando la app principal de Lodgify. Pueden descargar la app 📱, llamada Lodgify - Vacation Rental App, y usarán el nombre de usuario y la contraseña que usaron para crear su acceso a Lodgify para iniciar sesión en la app.
- Puedes darles acceso a la versión de escritorio activando el permiso "Puede acceder a las funciones de los Módulos PM" + "Puede acceder al sitio web de los Módulos PM".
- Si quieres que los Usuarios tengan acceso a las estadísticas, además del permiso anterior, también debes activar "Puede ver gráficos relacionados con ingresos" y/o "Puede ver gráficos no relacionados con ingresos". Esta opción solo es visible en la versión web de los Módulos PM.
- Desde la versión de escritorio, yendo a la sección Alojamiento, podrán ver un calendario y su disponibilidad. Sin embargo, es un acceso de solo lectura.
El propietario también puede ver las estadísticas desde el Centro de control, desde la app o desde el escritorio.