Enviar y gestionar facturas para huéspedes

Las facturas para huéspedes te permiten crear y compartir facturas fácilmente con los huéspedes para reservas directas y manuales. Esto también puede servir como solución si necesitas proporcionar un recibo a un huésped, por ejemplo.

⚠︎ Importante: Las facturas están disponibles solo para reservas a partir del 1 de enero de 2024.

Leer sobre:

• Generar una factura
• Enviar una factura
• Editar una factura
• Gestionar la configuración de facturas

Generar una factura

Puedes generar una factura para tus reservas directas, manuales y de OTA con los detalles del presupuesto.

• Si no se aplica IVA a ningún concepto, la columna de IVA no aparecerá en la factura.
• Si una reserva se recibe desde una OTA y el IVA está configurado en Lodgify, el IVA se aplicará automáticamente a los conceptos correspondientes. Aparecerá tanto en la columna de IVA como en la sección de resumen, incluso si la OTA no proporciona un desglose detallado del IVA.
• Si una reserva proviene de una OTA y los impuestos locales o estatales se indican como líneas separadas, estos impuestos se mostrarán individualmente en la factura, con el importe total reflejado en la sección de resumen.

Para generar una factura, sigue estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Reservas.
2. Desplázate hacia abajo hasta la sección Facturación. Desde aquí, haz clic en Generar factura:
   💡 Notas:
   • Los detalles de la factura se basarán en la reserva en el momento de la generación. Si agregas nuevos elementos al presupuesto más tarde (por ejemplo, una comisión adicional), puedes hacer clic en los tres puntos y seleccionar Regenerar para actualizarlo con los nuevos elementos.
   • Las facturas pueden generarse a medianoche, un día después del checkout, y para todas las reservas Reservadas si estás utilizando la generación manual de facturas.
   • El PDF de la factura se generará y enviará en el idioma definido en el perfil de tu cuenta de Lodgify.
   • Las facturas se generan en la misma divisa que la cotización.
   • No es posible eliminar ni anular facturas.
   • Los elementos de las facturas de los huéspedes siempre siguen el siguiente orden: precio de habitación, comisiones, impuestos, extras y promociones.
3. Una vez generada, verás el número de la factura y su fecha de generación.
   Puedes hacer clic en los tres puntos para Descargar como PDF, Enviar, Regenerar o Editar la factura.

Si la reserva se cancela, se generará una factura con el importe de la tasa de cancelación. Esto no se aplica a las reservas que provienen de OTAs.
Si ya se ha generado una factura utilizando el importe total de la reserva, no se actualizará automáticamente. Tendrás que volver a generar la factura manualmente para reflejar la tasa de cancelación. Ten en cuenta que el número de la factura seguirá siendo el mismo si se vuelve a generar después de cancelar la reserva.

Enviar una factura

Enviar una factura por email

Para enviar la factura a tus invitados por email, sigue estos pasos:

1. Ve a tu reserva y navega a la sección de Facturación. Haz clic en los tres puntos y selecciona Enviar al huésped.
   
2. La factura se enviará automáticamente a la dirección de correo electrónico ingresada en la reserva.
   💡 Nota: Puedes ver los detalles del mensaje enviado yendo a tu Bandeja de entrada.

Cambiar el contenido del mensaje

El huésped recibirá un correo electrónico con la factura adjunta en formato PDF.
Si deseas cambiar el mensaje en el correo electrónico enviado al huésped, sigue estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Ajustes.
2. En el menú lateral, haz clic en Notificaciones.
3. Bajo Pagos, haz clic en el ícono del lápiz junto a Notificar al huésped cuando el propietario envía una factura.
4. Desde aquí, puedes modificar el mensaje del correo electrónico. Recuerda traducir el contenido si es necesario y haz clic en Guardar.
   El próximo correo de factura incluirá este contenido actualizado.
   

Editar una factura

Puedes editar una factura para actualizar la información de tu empresa, la información del huésped que aparece en esa factura específica, y agregar notas.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Ve a tu reserva y navega hasta la sección Facturación. Haz clic en los tres puntos y selecciona Editar.
   
2. Se abrirá una ventana deslizable que te permitirá editar la información de la empresa y del huésped que aparecerá en la factura.
   💡 Nota: Asegúrate de rellenar los campos obligatorios marcados con un asterisco rojo *.
3. Después de hacer tus cambios, haz clic en Guardar. La información actualizada se guardará en el sistema, y puedes hacer clic en los tres puntos para Descargar la factura si es necesario.

Gestionar la configuración de facturas

En la configuración de tus facturas, puedes personalizar la plantilla de facturas, actualizar la información de tu empresa, los datos del huésped, las notas, la numeración de facturas y la configuración de generación automática.

Para acceder a la configuración de facturas, sigue estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Informes.
2. Desplázate hacia abajo en el menú lateral izquierdo y haz clic en Configuración de la factura.

Aquí están las configuraciones que puedes cambiar:

• Generación manual o automática de facturas
  Haz clic en el botón de estado para cambiar entre la generación manual y automática de facturas.
  • Con la selección manual, generarás facturas una por una haciendo clic en el botón Generar para cada reserva.
  • Con la selección automática, las facturas se generan automáticamente y se almacenan en la página de detalles de la reserva. Si eliges la selección automática, se te pedirá que selecciones la opción de auto-secuenciación para la numeración de facturas y garantizar que todas las facturas reciban un número.
    Puedes elegir si quieres que las Facturas se generen:
    • Después de la fecha de salida: a medianoche del día siguiente a la salida,
    • Tras confirmar la reserva: tan pronto como una reserva alcance el estado Reservada.
• Numeración de facturas
  
  • Secuenciado automático: Puedes definir un prefijo personalizado y un número inicial para asignar automáticamente números de factura secuenciales.
    Por ejemplo, si configuras AB-1000 como el número inicial, las facturas se generarán como AB-1000, AB-1001, AB-1002, y así sucesivamente.
  • Manual: Esta opción utiliza el formato de numeración predeterminado de Lodgify, comenzando desde 1 sin prefijo. Puedes actualizar manualmente el formato de numeración editando la factura en la página de Detalles de la Reserva.
• Información de la empresa
  Puedes actualizar la información de tu empresa y cargar un logotipo para que se muestre en el PDF de la factura.
• Información del huésped
  Puedes seleccionar la información del huésped que se mostrará de forma predeterminada en las facturas.
  

💡 Nota: Las facturas se proporcionan solo en formato PDF y no son compatibles con los estándares de facturación electrónica.