Para criar pagamentos e faturas para todas as pessoas que precisa de pagar, como proprietários de alojamentos, agentes de check-in, equipa de limpeza e você mesmo, primeiro precisará de ter todos estes destinatários com as suas estratégias de pagamento configuradas no sistema, e ter criado um relatório dos proprietários. Agora poderá criar pagamentos para os seus destinatários e informar o sistema sobre quais pagamentos transferiu o dinheiro.
Leia sobre:
- Criar um relatório de pagamento
- Editar partes de um pagamento
- Adicionar itens a um pagamento
- Criar pagamentos e pagamentos parciais
- Pagamentos parciais e rastreamento de transferências de dinheiro
Criar um relatório de pagamento
- Vá ao menu do lado esquerdo, selecione Avançado e clique em Módulos PM.
- Clique em Relatórios dos proprietários na barra de menu à esquerda.
- Vá aos seus Relatórios, e clique em Detalhes:
- Depois de configurar o seu relatório dos proprietários, verá um botão para Criar Pagamento.
💡 Nota: Lembre-se de que só poderá criar pagamentos se tiver criado os seus destinatários e a sua estratégia. Este é o conceito que o sistema precisa de saber para extrair os números corretos para cada pagamento.
Depois siga estes passos:
- Primeiro, precisará de selecionar um Destinatário.
- Agora o sistema começará automaticamente a gerar um relatório de pagamento para o destinatário selecionado com base na estratégia de pagamento que definiu previamente para eles.
- Quando o relatório estiver concluído, ser-lhe-á apresentado um Rascunho de Pagamento que discriminará todos os ganhos deste destinatário específico para cada reserva recebida durante as datas definidas no relatório dos proprietários, e pode editá-lo e modificá-lo como desejar.
Editar partes de um pagamento
Se quiser editar qualquer parte do pagamento de um destinatário, pode fazê-lo a qualquer momento antes de criar a fatura. Deve também ter em mente que se editar o pagamento de um destinatário, terá de editar também o pagamento do outro destinatário que ganha dinheiro do mesmo conceito para equilibrar a operação. Precisa de entender uma reserva como um bolo inteiro que tem de ser distribuído em fatias. Cada fatia de bolo pode ter um tamanho diferente, mas a soma de todas as fatias deve sempre totalizar 100% do bolo.
As razões para editar um pagamento manualmente podem ser:
- Precisa de adicionar um custo de manutenção pontual (por exemplo, para mudar a lâmpada do teto).
- Precisa de eliminar a taxa de limpeza de 1 reserva porque o cliente se queixou de limpeza insuficiente, por isso desconta a taxa de limpeza para eles.
- Precisa de modificar a percentagem de comissão da agência de aluguer para 1 reserva (por exemplo, imagine que durante a Covid decidiu baixar os preços para obter reservas, e de acordo com o desconto aplicado nos seus preços, decide baixar também a sua comissão - para fazer esforços iguais entre si como gestor e o proprietário do aluguer).
🔎 Exemplo de como editar o pagamento: Digamos que você, como agência de aluguer, normalmente cobra uma comissão de 12% (do preço da reserva) aos proprietários dos alojamentos para gerir os seus alojamentos de férias, mas para uma das reservas contabilizadas no extrato atual decide não cobrar qualquer comissão ao proprietário. Neste caso, precisará de editar o pagamento desta reserva em particular em dois locais diferentes:
- No documento de pagamento do proprietário: Modifique-o de 88% para 100% do preço de aluguer dessa reserva e
- Edite o documento de pagamento da agência de 12% para 0% do preço de aluguer da reserva (ou simplesmente elimine-o, dependendo se querem manter um registo da reserva ou não).
➡ Lembre-se, a percentagem total tem de ser sempre 100%
Adicionar itens a um pagamento
Terá sempre de verificar novamente o relatório de pagamento. Caso haja algo que gostaria de adicionar, desça até ao final e clique em Adicionar elemento. Isto pode ser qualquer coisa que não esteja relacionada com a reserva e não seja paga diretamente pelo hóspede, como uma despesa, taxa, serviço ou uma reserva que não é gerada automaticamente a partir das reservas recebidas no Lodgify.
💡 Nota: O Tipo de Conceito que precisa de selecionar depende, por exemplo, se precisa de faturar o montante ao proprietário, ou se apenas precisa de recuperar o dinheiro do proprietário (por exemplo, comprou uma lâmpada para o proprietário e já obteve a fatura da loja em nome do proprietário).
- Adicione uma Reserva, uma Taxa ou um Imposto que será incluído na fatura do destinatário
- Adicione Outro (para rendimento) ou uma Despesa (para qualquer despesa) que não será incluída na fatura do destinatário.
💡 Nota: Ao criar Despesas, o montante tem sempre de ser negativo.
Como os itens adicionados são externos às reservas, não são aplicadas estratégias e, portanto, também não são aplicadas percentagens.
🔎 Exemplo 1 de como adicionar um item: Houve uma despesa adicional de 125€ por uma lâmpada partida no alojamento, que não está relacionada com uma reserva, o custo do serviço será coberto pelo proprietário, mas a empresa de manutenção criou a fatura em nome da agência de aluguer.
Neste caso, precisará de fazer o seguinte:
- Adicione uma Despesa de -125€ ao pagamento do proprietário. Vá ao extrato e selecione Criar Pagamento. Depois escolha o proprietário na lista suspensa. Desça até ao final da página e clique em Adicionar item. ➡ Selecione Despesa como tipo de Conceito, escolha o alojamento onde esta taxa ocorreu, adicione uma descrição e Valor Fixo de -125€.
- Para equilibrar isto no seu extrato, precisa de adicionar uma Taxa de 125€ ao pagamento da agência de aluguer. Vá ao extrato e selecione Criar Pagamento. Depois escolha a agência de aluguer na lista suspensa. Desça até ao final da página e clique em Adicionar elemento. ➡ Selecione Taxa como tipo de Conceito, escolha o alojamento onde esta taxa ocorreu, adicione uma descrição e Valor Fixo de 125€.
💡 Nota: Caso a agência de aluguer tivesse comprado a lâmpada para o proprietário e obtido a fatura da loja já em nome do proprietário, ainda precisaria de criar uma Despesa para o proprietário, mas para a agência, o item adicionado seria Outro.
Criar pagamentos e pagamentos parciais
Quando estiver satisfeito com o relatório de pagamento, clique em Está correto, criar Pagamento. Poderá ver cada pagamento no relatório dos proprietários. Só precisa de clicar em Ver Pagamentos.
⚠ Importante: Por favor, tenha em atenção que criar pagamentos no seu relatório dos proprietários não significa que haja realmente qualquer movimento de dinheiro. Isto simplesmente garantirá que tem o montante exato que precisa de pagar aos seus destinatários e pode criar uma fatura. A transferência real de dinheiro terá sempre de ser tratada externamente através do seu banco, etc.
Finalmente, também poderá descarregar os seus pagamentos e adicionar anexos a eles para referência posterior (como faturas, recibos de transferência, etc.).
💡 Nota: Quando terminar de criar os pagamentos para cada destinatário que participa no relatório dos proprietários, o montante no Rendimento Líquido e o montante em Pago no resumo de pagamentos do seu relatório dos proprietários devem corresponder exatamente! Portanto, é super importante que se considere um destinatário para que todos os seus ganhos sejam refletidos, e possa ver de relance se há uma incoerência entre o seu rendimento e os seus pagamentos. Saiba mais sobre as razões pelas quais o Rendimento líquido e os Pagamentos não correspondem.
Pagamentos parciais e rastreamento de transferências de dinheiro
Caso queira saber se já fez a transferência de pagamento para um dos seus destinatários ou não, ou se apenas quer pagar uma quantidade parcial de uma reserva a um dos seus destinatários, pode fazê-lo com Pagamentos Parciais. Este seria, por exemplo, o caso se também tiver alojamentos que oferece por períodos mais longos e o hóspede paga mensalmente. Nesse caso, gostaria de pagar ao proprietário do alojamento também mensalmente, com pagamentos parciais em vez do montante total da reserva. Basta informar o sistema sobre quanto transferiu para o destinatário, e o módulo de Relatórios dos proprietários guardará esta informação e dir-lhe-á se há algo restante a pagar-lhes.
💡 Nota: Mesmo que a reserva seja de longo prazo, a reserva é contemplada apenas no extrato do período em que ocorreu a data de check-in, por isso se quiser pagar ao proprietário em pagamentos parciais, precisaria de o fazer sempre a partir do documento de pagamento do extrato correspondente à data de check-in desta reserva em particular. Isto ajudá-lo-á a manter o controlo do que está pago e do que está em dívida em todos os momentos.
Para rastrear as suas transferências de dinheiro, siga estes passos:
- Vá a um dos seus relatórios dos proprietários e clique em Ver Pagamentos.
- Aqui verá a lista de todos os pagamentos que criou para este relatório dos proprietários. Para informar o sistema sobre quanto realmente transferiu para o destinatário, pode clicar em Detalhes.
Se estiver parcialmente pago, também pode Marcar como pago. - Agora clique em Pagamentos parciais, e selecione Adicionar/ver pagamento parcial. Em seguida, insira o montante que transferiu para o destinatário.
💡 Nota: Se pagou ao destinatário o montante total da reserva, clique em Marcar como Pago.
💡 Nota: O Valor do Pagamento indicará a percentagem do valor da reserva que foi paga ao destinatário, e todos os pagamentos parciais serão marcados a amarelo na sua lista de pagamentos, para que seja fácil controlar quais as reservas que ainda têm pagamentos pendentes.
Depois de verificar novamente que todos os seus pagamentos estão corretos, pode começar a criar faturas para os seus destinatários.