Configurar e enviar o formulário de check-in de reserva

É possível ativar os e-mails e SMS de check-in de reserva para recolher as informações pessoais dos seus hóspedes antes do check-in e fornecer detalhes adicionais. Automatizar o envio de lembretes do formulário de check-in aumenta a probabilidade de receber os formulários preenchidos e simplifica o processo de check-in, tornando-o mais rápido e fácil.

O formulário de envio de dados de hóspedes recolhe e envia os dados exigidos pelas autoridades locais, garantindo a conformidade com os regulamentos regionais, enquanto o formulário de check-in da reserva foca-se mais em detalhes específicos da reserva, como a hora de chegada do hóspede ou questões personalizadas, e não partilha quaisquer dados com as autoridades locais.
Pode optar por ativar ambos os formulários ou apenas um. Se o formulário de envio de dados de hóspedes estiver ativado, todas as perguntas já abrangidas por esse formulário serão automaticamente removidas do formulário de check-in da reserva para evitar duplicações. 

💡 Nota: Na aplicação móvel da Lodgify, pode partilhar o formulário de check-in da reserva, ver as respostas dos hóspedes e editá-las.

Leia sobre:

• Configurar o formulário de check-in
• Configurar mensagens SMS
• Pré-visualização da interface do lado do hóspede
• Gerir as informações de check-in na reserva

Configurar o formulário de check-in 

Para configurar o formulário de check-in, siga estes passos:

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online na barra de menu à esquerda.
3. Agora ative o indicador de estado Formulário de check-in e clique no ícone de lápis.
4. Pode selecionar as perguntas que serão feitas ao hóspede no formulário de check-in. Cada pergunta selecionada será obrigatória para os hóspedes.
5. Também pode adicionar Perguntas personalizadas, às quais os hóspedes poderão responder com texto.
   💡 Nota: As perguntas serão automaticamente traduzidas para o idioma do formulário de check-in.
6. Não se esqueça de clicar em Guardar depois de adicionar todas as suas perguntas ao formulário.

Também pode personalizar o e-mail enviado ao hóspede pedindo-lhe para preencher o formulário de check-in. Para modificar o e-mail padrão e as configurações de envio, siga estes passos:

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online na barra de menu à esquerda.
3. Agora ative o indicador de estado Mensagens automatizadas e clique no ícone de lápis.
   
   💡 Nota: As mensagens automáticas só podem ser ativadas depois de o formulário estar ativado.
    
4. Pode alterar o texto do e-mail padrão e traduzi-lo para os diferentes idiomas disponíveis para este e-mail:
   💡 Nota: O marcador {{CheckinFormLink}} é obrigatório pois redireciona os hóspedes para o formulário de check-in.
5. Em seguida, pode configurar com que frequência e quando estes e-mails serão enviados antes da data de check-in ou após a data de criação da reserva.
   Pode enviar no máximo 4 e-mails. Se quiser enviar menos, por exemplo 2, basta selecionar quando enviar o primeiro e o último e-mail, e definir os outros dois como Nenhum.
   ⚠️ Importante: Por favor, tenha em atenção a lógica da linha do tempo em relação à data de check-in e à data de criação da reserva. Se definir o primeiro e-mail para ser enviado "20 dias", no primeiro cenário, será enviado 20 dias antes da data de check-in; enquanto no segundo cenário, será enviado 20 dias após a data de criação da reserva.
6. Tem a opção de selecionar a caixa de verificação para ativar o envio automático do formulário de check-in quando um hóspede faz uma reserva no dia do check-in. Aplica-se a reservas com o estado Reservado.
    
7. Também pode configurar mensagens SMS.
8. Pode optar por remover alguns dos seus alojamentos para que o formulário não seja enviado para eles. Os formulários de check-in serão enviados automaticamente entre as 13:00 e as 14:00, hora UTC.
   💡 Nota: Os hóspedes do Airbnb receberão o formulário de check-in na sua Caixa de Entrada do Airbnb, não por e-mail.
9. Não se esqueça de clicar em Guardar no final da página.

⚠ Importante: O e-mail do formulário de pré-check-in conterá o logótipo e o nome da sua empresa, por isso certifique-se de carregar o logótipo e inserir o nome da sua empresa nas suas Configurações de Equipa nos seus Módulos de PM.

💡 Nota: Se o hóspede receber o formulário mas ainda não tiver respondido a nenhuma pergunta, quaisquer alterações que fizer atualizarão o formulário que receberam. Depois de começarem a preencher ou completarem, as alterações futuras não afetarão esse formulário específico.

Configurar mensagens SMS

Também pode enviar lembretes dos formulários de check-in por SMS. Esta funcionalidade está incluída no seu plano de subscrição, sem qualquer custo adicional.
Para ativar o serviço de SMS, é necessário seguir estes passos:

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Configurações
2. Clique em Check-in online na barra de menu à esquerda.
3. Agora ative o indicador de estado Mensagens automatizadas e clique no ícone de lápis.
   
   💡 Nota: As mensagens automatizadas só podem ser ativadas quando o formulário estiver ativo.
4. Agora pode selecionar com quais dos e-mails de lembrete do formulário de check-in este SMS deve ser enviado:
5. Em seguida, preencha o seu cabeçalho SMS que aparecerá como o remetente do SMS para os seus hóspedes. 
   💡 Nota: Normalmente, seria o nome da sua empresa ou algo com que os seus hóspedes possam se identificar.

💡 Notas:

• Se quiser desativar o serviço de SMS novamente, pode simplesmente selecionar Não enviar SMS nas Opções de envio e as alterações tornam-se efetivas imediatamente. Assim, pode experimentá-lo facilmente durante alguns dias.
• O serviço de SMS só está disponível em conjunto com um formulário de check-in ativo.

Pré-visualização da interface do lado do hóspede

Aqui está uma pré-visualização do que o hóspede verá quando o formulário de check-in de reserva lhe for enviado:

1. Quando o hóspede abre o link do formulário de check-in de reserva, verá a página onde pode preencher o formulário:
   
2. Depois de completar a informação no formulário de check-in de reserva, se o formulário de envio de dados de hóspedes estiver ativado, o hóspede será automaticamente convidado a preenchê-lo:
3. Por fim, se o hóspede tiver ativado o portal do hóspede, será automaticamente redirecionado para o mesmo após completar as suas informações.

Gerir as informações de check-in na reserva

Pode enviar manualmente o formulário de check-in ao hóspede a partir da reserva e fazer alterações às informações incluídas.

1. Aceda ao menu do lado esquerdo e selecione Reservas.
2. Escolha a reserva que deseja gerir e depois desça até à secção de Check-in online.
3. A partir daqui, pode:
   • Clicar em Partilhar para enviar manualmente o formulário de check-in ao seu hóspede.
     
   • Ver o Histórico de envios de e-mails anteriores e ver quando o formulário foi preenchido.
     
   • Ver as informações preenchidas no formulário de check-in:
     
   • Editar ou adicionar manualmente informações no formulário de check-in em nome do hóspede, clicando no ícone da caneta:
     
     💡 Nota: Também pode consultar as respostas ao formulário de check-in nas notas de reserva dos módulos de PM.