Mettre en place et modifier des réponses automatiques personnalisées

Utilisez les Réponses Automatiques Personnalisées de Lodgify pour créer des messages personnalisés et configurez chaque message pour savoir quand il doit être envoyé et à qui. Par exemple, vous pouvez configurer un message qui sera automatiquement envoyé 5 jours avant l'arrivée à tous les invités ayant réservé via Airbnb.
Les réponses automatiques personnalisées peuvent être envoyées par e-mail, via les boîtes de réception des plateformes et par SMS.

💡 Note:Si vous souhaitez demander des informations telles que les détails des invités, l'heure d'enregistrement et une pièce d'identité légale, vous pouvez également utiliser le formulaire de check-in en ligne.

Parcourez les sections :

• Créer des réponses automatiques personnalisées
• Modifier des réponses automatiques personnalisées
• Envoyer des réponses automatiques personnalisées par SMS
• Désactiver des réponses automatiques personnalisées
• Langues des réponses automatiques personnalisées

⚠ Important : Les réponses automatiques personnalisées sont toujours envoyées dans le fuseau horaire de l'hébergement associé et peuvent prendre quelques minutes pour parvenir à vos invités.

Créer des réponses automatiques personnalisées

Pour créer une réponse automatique personnalisée, suivez ces étapes :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur Réponse automatiques personnalisées.
3. Cliquez sur le bouton vert Créer une notification personnalisée.
   💡 Note : Le bouton se trouve dans le coin supérieur droit de votre écran si vous avez déjà créé des réponses personnalisées.
   
4. Vous verrez maintenant un modèle de réponse vide. Commencez par ajouter un Nom, pour pouvoir facilement identifier cette réponse automatique personnalisée ultérieurement si vous souhaitez la modifier ou la revoir. 
5. Configurez le Calendrier pour savoir quand la réponse doit être envoyée, en choisissant le nombre de jours avant/après l'arrivée/départ de l'invité / confirmation de la réservation, et l'heure à laquelle vous souhaitez que la réponse arrive. 
6. Créez le contenu du message en utilisant l'éditeur de texte enrichi où vous pouvez insérer des images, des liens hypertexte, etc. Vous pouvez également utiliser {{Marqueur de messagerie}} pour insérer des informations spécifiques à la réservation/à la location. Trouvez ici une liste de marqueurs de messagerie et de leur utilisation.
7. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Envoyer un e-mail de test. Cela génère un exemple de ce à quoi ressemble votre e-mail lorsqu'il est envoyé à un invité. L'e-mail de test sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du compte.
8. Définissez ensuite les conditions d’envoi de la réponse automatique personnalisée :
   
   • Choisissez les Destinataires :
     • l'Invité ;
     • le Contact de l'hébergement (les informations de contact définies dans la section Contact de la location);
     • le Contact du Compte (les informations définies dans votre section Mon Compte).
   • Choisissez les Canaux de réservation (= source de réservation) pour lesquels la réponse automatique doit être envoyée. (Par exemple, Airbnb et VRBO.)
      
   • Choisissez les Hébergements.
      

💡 Notes :

• Pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, vous devrez configurer la réponse automatique séparément pour chacun d'eux. Par exemple, pour envoyer le même message aux invités ayant réservé via deux canaux différents, créez la réponse automatique deux fois, en utilisant le même destinataire et contenu, mais en variant les canaux.
• L'ajout d'une réponse automatique personnalisée ne remplace pas les réponses automatiques existantes.

Modifier des réponses automatiques personnalisées

Une fois que vous avez créé une réponse automatique personnalisée, vous pouvez toujours la modifier. Pour modifier une réponse :

1. Allez dans le menu de gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans le menu latéral, vous verrez une section Messagerie, ici vous devez cliquer sur Notifications personnalisées.
3. Localisez la réponse automatique personnalisée que vous souhaitez modifier, cliquez sur les trois petits points à droite puis sur Modifier.
   

Envoyer des réponses automatiques personnalisées par SMS

Vous pouvez envoyer un SMS en même temps que la réponse automatique par e-mail est envoyée. Cette fonctionnalité est disponible gratuitement dans votre plan Ultimate.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Rendez-vous dans votre Menu principal à gauche et sélectionnez Paramètres.
2. Dans la barre latérale, vous verrez une section Messagerie, ici vous devez cliquer sur Réponses automatiques personnalisées.
3. Trouvez la réponse automatique que vous souhaitez lier à un SMS, ou créez-en une nouvelle.
4. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section SMS et cochez la case pour l’activer.
   
5. Le SMS sera envoyé en même temps que l’e-mail, mais vous pouvez saisir un message différent. Vous pouvez également utiliser des variables opérationnelles dans le contenu de votre SMS.

⚠️ Important :

• Le numéro de téléphone de l’invité doit être inclus dans ses coordonnées. Sinon, le SMS ne pourra pas être envoyé et un message d’erreur apparaîtra dans votre Boite de réception.
• Il est de votre responsabilité d’obtenir le consentement de l’invité avant de lui envoyer des SMS.

Désactiver des réponses automatiques personnalisées

Les réponses automatiques personnalisées nouvellement créées sont activées par défaut (= activées). Si vous ne souhaitez pas qu'une réponse automatique personnalisée soit envoyée, vous pouvez la désactiver en basculant le levier vers la gauche. Vous pouvez toujours réactiver la réponse automatique en basculant le levier vers la droite.

Langues des réponses automatiques personnalisées

Si votre site web prend en charge plusieurs langues, il est important de créer des réponses automatiques personnalisées pour chaque langue proposée. Cela garantit que les invités reçoivent les messages dans leur langue préférée autant que possible.
Chaque version linguistique doit être créée et modifiée individuellement, car les messages ne sont pas traduits automatiquement.

Pour ajouter une nouvelle version linguistique d’une réponse automatique personnalisée :

1. Enregistrez le contenu de votre réponse automatique dans une langue.
2. Dans le même modèle de réponse automatique, sélectionnez la langue suivante dans le menu déroulant Langues.
3. Répétez cette opération pour chaque langue que vous souhaitez proposer.

Comment les préférences linguistiques des invités sont-elles gérées :

• Si la langue préférée de l’invité correspond à une réponse automatique personnalisée disponible, il recevra cette version.
• Si une réponse automatique personnalisée n’est pas disponible dans la langue de l’invité, le système utilise la langue principale du compte par défaut.
• Si vous créez uniquement une réponse automatique en anglais, tous les invités la recevront en anglais, quelle que soit leur langue préférée.