Vous pouvez activer la fonctionnalité d'enregistrement des invités pour automatiser la collecte des informations sur les voyageurs requises par les autorités locales. Retrouvez ci-dessous la foire aux questions pour vous aider à utiliser cette fonctionnalité.
FAQ
Pourquoi les données des voyageurs d'une réservation ne sont-elles pas envoyées aux autorités ?
Les réservations sont automatiquement synchronisées uniquement si la date d'arrivée est postérieure à la finalisation de la configuration des autorités locales. Si cela se produit, vous pouvez toujours envoyer manuellement les détails d'enregistrement des invités. Si l'enregistrement de l'invité est incomplet, veuillez remplir les informations manquantes et envoyer les données manuellement.
Pour finaliser manuellement l'enregistrement et envoyer les données des voyageurs aux autorités :
- Rendez-vous dans le menu de gauche, ouvrez les Paramètres, puis Check-in en ligne.
- Ouvrez le Formulaire d'enregistrement des invités pour les autorités.
- Ouvrez l'onglet Réservations et recherchez la réservation pour laquelle les données n'ont pas été envoyées.
- Cliquez sur Enregistrer l'invité et complétez les détails manquants.
- Une fois terminé, cliquez sur Envoyer manuellement pour transmettre les informations aux autorités.
Pourquoi je ne parvienne pas à me connecter à l'autorité locale ?
Si vous ne parvenez pas à connecter votre compte à l'autorité locale, veuillez vérifier les identifiants saisis dans les champs correspondants. Selon l'autorité connectée, il se peut que vous deviez fournir des identifiants supplémentaires en plus de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe.
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ?
- En Espagne, si une réservation est annulée après avoir déjà été soumise à la police, l'annulation sera également signalée automatiquement aux autorités via l'enregistrement de la réservation.
- Pour l'enregistrement des invités dans tout autre pays, une fois que les données ont été soumises aux autorités, il n'est plus possible d'annuler.
Quelles données mes invités doivent-ils fournir pour les hébergements en Italie ?
La police italienne demande le type et le numéro de document uniquement pour le voyageur principal de la réservation. Pour les autres voyageurs, cela n'est pas requis.
Comment les données sont-elles traitées pour les hébergements en Espagne ?
Les autorités espagnoles exigent deux types de données par réservation :
- Enregistrement de la réservation : 24h après avoir reçu la réservation.
- Données des voyageurs : 24h après la date d'arrivée.
En savoir plus sur l'Enregistrement des invités et enregistrement des réservations en Espagne.
Comment générer les documents des voyageurs (Guestbook) ?
- Rendez-vous dans le menu de gauche, ouvrez les Paramètres, puis Check-in en ligne.
- Ouvrez le Formulaire d'enregistrement des invités pour les autorités.
- Cliquez sur l'hébergement pour lequel vous souhaitez générer les documents des voyageurs.
- Allez dans l'onglet Documents, et cliquez sur Générer les documents des voyageurs.
- Sélectionnez les dates (maximum 31 jours), le numéro de départ et l'adresse e-mail (facultatif).
- Cliquez sur Générer.
- Un fichier PDF sera envoyé sur votre adresse e-mail. Vous pourrez également voir les documents des voyageurs générés dans l'onglet Documents une fois qu'il aura été créé.
💡 Note : S'il n'y a pas de réservations dans la plage de dates sélectionnée, le fichier ne pourra pas être généré.
Booking.com bloque le lien du formulaire d'enregistrement des invités. Comment résoudre ce problème ?
Booking.com peut bloquer l'envoi de liens non reconnus à vos invités. Pour résoudre ce problème et éviter de futurs désagréments, vous pouvez ajouter l'URL de Lodgify à la liste autorisée dans les paramètres de sécurité de la messagerie de votre extranet Booking.com.
💡 Note : Vous pouvez autoriser l'ensemble du domaine Lodgify en saisissant « lodgify.com » lors de l'ajout d'un lien à votre section de liens approuvés.
Retrouvez plus de détails dans cet article.