Wiederkehrende Aufgaben erstellen Aufgaben, die in regelmäßigen zeitlichen Abständen wiederkehren (z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich). Diese Aufgaben sind nicht an eine Buchung gebunden und können entweder einer Unterkunft zugewiesen werden – oder auch nicht.
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Eine wiederkehrende Aufgabe erstellen
Um eine wiederkehrende Aufgabe zu erstellen, müssen Sie zuerst mindestens eine Aufgabenvorlage erstellt haben. Um zu erfahren, wie Sie eine Aufgabenvorlage erstellen, haben Sie hier einen Blick auf diesen Artikel. Sobald eine Aufgabenvorlage erstellt ist, können Sie mit der Einrichtung wiederkehrender Aufgaben beginnen. Folgen Sie dazu diesen Schritten:
- Gehen Sie zu Ihrem linken Menü, wählen Sie Fortgeschritten und klicken Sie dann auf PM-Module.
- Klicken Sie auf Aufgaben in der linken Menüleiste.
- Wählen Sie dann Wiederkehrende Aufgaben und klicken Sie auf das + Symbol in der unteren rechten Ecke.
- Geben Sie Ihrer Aufgabe nun einen Titel und eine Beschreibung und legen Sie die Bedingungen fest:
| Einstellung | Notizen |
| Aktivieren | Schalten Sie den Schalter ein, wenn Sie möchten, dass diese Aufgabe sofort aktiv wird. |
| Priorität | Geben Sie Ihrer Aufgabe eine Priorität (von 1-5 = Niedrig-Dringend), damit Ihr Personal weiß, welche Aufgaben priorisiert werden sollen. |
| Wählen Sie die Unterkünfte, in denen die Aufgabe durchgeführt werden soll | Klicken Sie auf Unterkünfte auswählen und wählen Sie aus, auf welche Unterkünfte diese Aufgaben zutreffen sollen. 💡 Hinweis: Dies ist nicht zwingend erforderlich; Sie können eine wiederkehrende Aufgabe unabhängig von einer Unterkunft erstellen. Wenn keine spezifischen Unterkünfte ausgewählt werden, wird die Aufgabe im Aufgaben-Kalender als "Verschied |
| Zeitraum der wiederkehrenden Aufgabe festlegen | Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der diese wiederkehrende Aufgabe beginnen soll, und entscheiden Sie, ob ein Enddatum festgelegt wird. Wenn kein Enddatum festgelegt wird, wiederholen sich die Aufgaben unendlich. |
| Intervall der Aufgabenwiederholung festlegen |
Wählen Sie die Häufigkeit der Aufgabe: Täglich: Die Aufgabe wiederholt sich täglich, und Sie können die Anzahl der Tage zwischen den Wiederholungen auswählen. Zum Beispiel würde die Auswahl von 1 Tag die Aufgabe täglich wiederholen lassen, während die Auswahl von 6 Tagen zu einer Wiederholung alle 6 Tage führt. Wöchentlich: Die Aufgabe wiederholt sich wöchentlich, und Sie können die Anzahl der Wochen zwischen den Wiederholungen auswählen. Beispielsweise können Sie eine zweiwöchentliche Aufgabe auswählen, indem Sie eine Wiederholung alle 2 Wochen festlegen. Monatlich: Die Aufgabe wiederholt sich je nach Ihrem gewählten Wiederholungszeitraum, der von "jeden 1 Monat" bis "jeden 12 Monate" reichen kann. a. Die Aufgabe wiederholt sich an einem bestimmten Tag des Monats: Zum Beispiel können Sie die Aufgabe so einstellen, dass sie sich an jedem 14. Tag des Monats wiederholt. b. Die Aufgabe wiederholt sich an einem bestimmten Tag und in einer bestimmten Woche des Monats. Zum Beispiel können Sie die Aufgabe so einstellen, dass sie sich an jedem zweiten Dienstag des Monats wiederholt. Schließlich definieren Sie die Dauer der Aufgabe in Tagen, Stunden und Minuten. |
| Wählen Sie die Aufgabenvorlage und den Aufgabenzuweiser |
Wählen Sie eine Ihrer Aufgabenvorlagen aus dem Dropdown-Menü. Erfahren Sie hier mehr über wie man eine Aufgabenvorlage erstellt. 💡 Hinweis: Sie können eine Aufgabe nur Personen zuweisen, die Zugriff auf alle oben ausgewählten Unterkünfte haben. |
| Aufgabe erfordert Inspektion |
Schalten Sie den Schalter ein, wenn Sie möchten, dass diese Aufgabe nach Abschluss inspiziert wird, und wählen Sie dann ein Teammitglied aus dem Dropdown-Menü als Inspektor aus. Die ausgewählte Person ist für die Genehmigung oder Ablehnung der Aufgabe verantwortlich, sobald der Zuweiser sie abgeschlossen hat. Wenn der Inspektor die Aufgabe ablehnt, wird sie als unvollständig markiert und kehrt in die Liste der aktuellen Aufgaben zurück. |
Wichtige Fakten zu wiederkehrenden Aufgaben
Nun, es gibt einige Dinge, die Sie über wiederkehrende Aufgaben wissen sollten:
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Das Löschen einer wiederkehrenden Aufgabe löscht nur die zukünftigen Aufgaben im Kalender. Vergangene und aktuelle Aufgaben müssen manuell gelöscht werden.
- Falls eine wiederkehrende Aufgabe keiner bestimmten Unterkunft zugewiesen ist, wird sie in der "Verschiedene"-Zeile des Kalenders angezeigt. Dies ermöglicht es Ihnen, nicht zugewiesene Aufgaben leicht zu identifizieren und von denen zu unterscheiden, die mit bestimmten Unterkünften verbunden sind.
- Wenn eine Aufgabe einer Rolle zugewiesen ist, können alle Mitglieder dieser Rolle mit Zugriff auf die Unterkünfte der wiederkehrenden Aufgabe die Aufgabe beanspruchen. Jede Person in dieser Rolle, die keinen Zugriff auf die Unterkunft hat, wird die Aufgabe nicht sehen.