Um Zahlungen und Rechnungen für alle Personen zu erstellen, die Sie bezahlen müssen, wie z.B. Unterkunfts-Eigentümer, Check-in-Agenten, Reinigungspersonal und sich selbst, müssen Sie zunächst alle diese Empfänger mit ihren Zahlungsstrategien im System einrichten und einen Reporting für Eigentümer-Bericht erstellt haben. Nun können Sie Zahlungen für Ihre Empfänger erstellen und dem System mitteilen, für welche Zahlungen Sie das Geld überwiesen haben.
Springen Sie zum Abschnitt:
- Zahlungsbericht erstellen
- Teile einer Zahlung bearbeiten
- Items zu einer Zahlung hinzufügen
- Zahlungen und Teilzahlungen erstellen
- Teilzahlungen und Geldtransfers verfolgen
Zahlungsbericht erstellen
- Gehen Sie zu Ihrem linken Menü, wählen Sie Fortgeschritten und klicken Sie dann auf PM-Module.
- Klicke auf Reporting für Eigentümer im linken Menü.
- Gehen Sie zu Ihren Auszügen, und klicken Sie auf Details:
- Sobald Sie Ihren Reporting für Eigentümer-Berich erstellt haben, sehen Sie einen Button zum Zahlungen Erstellen.
💡 Hinweis: Denken Sie daran, dass Sie nur dann Zahlungen erstellen können, wenn Sie Ihre Empfänger und deren Strategie erstellt haben. Dies ist das Konzept, das das System benötigt, um die korrekten Zahlen für jede Auszahlung zu ermitteln.
Folgen Sie diesen Schritten:
- Zunächst müssen Sie einen Empfänger auswählen.
- Nun wird das System automatisch einen Zahlungsbericht für den ausgewählten Empfänger basierend auf der zuvor definierten Zahlungsstrategie erstellen.
- Sobald der Bericht fertig ist, wird Ihnen ein Zahlungsentwurf präsentiert, der alle Einnahmen dieses bestimmten Empfängers für jede Buchung während der festgelegten Daten des Reporting für Eigentümer-Berichts aufschlüsselt. Sie können diesen nach Belieben bearbeiten und ändern.
Teile einer Zahlung bearbeiten
Wenn Sie einen Teil der Zahlung eines Empfängers bearbeiten möchten, können Sie dies jederzeit tun, bevor Sie die Rechnung erstellen. Sie sollten auch beachten, dass Sie, wenn Sie die Zahlung eines Empfängers bearbeiten, auch die Zahlung des anderen Empfängers, der Geld aus demselben Konzept erhält, bearbeiten müssen, um den Vorgang auszugleichen. Sie müssen eine Buchung als ganzen Kuchen verstehen, der in Stücke verteilt werden muss. Jedes Kuchenstück kann eine andere Größe haben, aber die Summe aller Stücke muss immer 100% des Kuchens ergeben.
Gründe für die manuelle Bearbeitung einer Zahlung könnten sein:
- Sie müssen einmalige Wartungskosten hinzufügen (z.B. zum Wechseln der Deckenlampe).
- Sie müssen die Reinigungsgebühr für eine Buchung löschen, da der Kunde sich über unzureichende Reinigung beschwert hat, und daher die Reinigungsgebühr für ihn erlassen.
- Sie müssen den Provisionssatz der Mietagentur für eine Buchung ändern (z.B. wenn Sie während Covid die Preise gesenkt haben, um Reservierungen zu erhalten, und entsprechend dem Rabatt auf Ihre Preise entscheiden Sie, auch Ihre Provision zu senken - um gleiche Anstrengungen zwischen Ihnen als Verwalter und dem Unterkunfts-Eigentümer zu machen).
🔎 Beispiel, wie man die Zahlung bearbeitet: Angenommen, Sie als Mietagentur berechnen normalerweise eine 12% Provision (vom Buchungspreis) für die Eigentümer der Unterkünfte, um deren Ferienunterkünfte zu verwalten, aber für eine der Reservierungen im aktuellen Bericht entscheiden Sie, keine Provision vom Eigentümer zu verlangen. In diesem Fall müssen Sie die Zahlung dieser speziellen Buchung an zwei verschiedenen Stellen bearbeiten:
- Im Zahlungsdokument des Eigentümers: Ändern Sie es von 88% auf 100% des Mietpreises dieser Buchung
- Bearbeiten Sie das Zahlungsdokument der Agentur von 12% auf 0% des Mietpreises der Buchung (oder löschen Sie es einfach, je nachdem, ob sie einen Nachweis der Buchung behalten möchten oder nicht).
➡ Denken Sie daran, der Gesamtprozentsatz muss immer 100% betragen
Items zu einer Zahlung hinzufügen
Sie müssen den Zahlungsbericht immer doppelt überprüfen. Falls Sie etwas hinzufügen möchten, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Item hinzufügen. Dies könnte alles sein, was nicht mit der Buchung zusammenhängt und nicht direkt vom Gast bezahlt wird, wie z.B. eine Ausgabe, Gebühr, Dienstleistung oder eine Buchung, die nicht automatisch aus den in Lodgify erhaltenen Buchungen generiert wird.
💡 Hinweis: Der Konzepttyp, den Sie auswählen müssen, hängt beispielsweise davon ab, ob Sie den Betrag dem Eigentümer in Rechnung stellen müssen oder ob Sie das Geld vom Eigentümer zurückfordern müssen (z.B. Sie haben eine Lampe für den Eigentümer gekauft und die Rechnung des Geschäfts bereits auf den Namen des Eigentümers ausgestellt bekommen).
- Fügen Sie eine Buchung, eine Gebühr oder eine Steuer hinzu, die in der Rechnung des Empfängers enthalten sein wird
- Fügen Sie Andere (für Einnahmen) oder eine Ausgabe (für Ausgaben) hinzu, die nicht in der Rechnung des Empfängers enthalten sein wird.
💡 Hinweis: Bei der Erstellung von Ausgaben muss der Betrag immer negativ sein.
Da hinzugefügte Items extern zu Buchungen sind, werden keine Strategien angewendet und daher auch keine Prozentsätze.
🔎 Beispiel 1, wie man ein Item hinzufügt: Es gab eine zusätzliche Ausgabe von 125€ für eine kaputte Lampe in der Unterkunft, die nicht mit einer Buchung zusammenhängt. Die Kosten des Dienstes werden vom Eigentümer übernommen, aber das Wartungsunternehmen hat die Rechnung auf den Namen der Mietagentur ausgestellt.
In diesem Fall müssen Sie Folgendes tun:
- Fügen Sie eine Ausgabe von -125€ zur Auszahlung des Eigentümers hinzu. Gehen Sie zum Bericht und wählen Sie Zahlung erstellen. Wählen Sie dann den Eigentümer aus der Dropdown-Liste aus. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Item hinzufügen. ➡ Wählen Sie Ausgabe als Konzepttyp, wählen Sie die Unterkunft, bei der diese Gebühr angefallen ist, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und geben Sie einen festen Betrag von -125€ ein.
- Um dies in Ihrem Bericht auszugleichen, müssen Sie eine Gebühr von 125€ zur Auszahlung der Mietagentur hinzufügen. Gehen Sie zum Bericht und wählen Sie Zahlung erstellen. Wählen Sie dann die Mietagentur aus der Dropdown-Liste aus. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Item hinzufügen. ➡ Wählen Sie Gebühr als Konzepttyp, wählen Sie die Unterkunft, bei der diese Gebühr angefallen ist, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und geben Sie einen festen Betrag von 125€ ein.
💡 Hinweis: Falls die Mietagentur die Lampe für den Eigentümer gekauft hat und die Rechnung des Geschäfts bereits auf den Namen des Eigentümers ausgestellt wurde, müssen Sie dennoch eine Ausgabe für den Eigentümer erstellen, aber für die Agentur wäre das hinzugefügte Item Andere.
Zahlungen und Teilzahlungen erstellen
Sobald Sie mit dem Zahlungsbericht zufrieden sind, klicken Sie auf Alles in Ordnung, erstellen Sie eine Zahlung!. Sie können jede Zahlung im Reporting für Eigentümer-Bericht sehen.. Sie müssen nur auf Siehe Zahlungen klicken.
⚠ Wichtig: Bitte beachten Sie, dass das Erstellen von Zahlungen in Ihrem Reporting für Eigentümer-Bericht nicht bedeutet, dass tatsächlich Geld bewegt wird. Dies stellt lediglich sicher, dass Sie den genauen Betrag haben, den Sie an Ihre Empfänger zahlen müssen und eine Rechnung erstellen können. Der tatsächliche Geldtransfer muss immer extern über Ihre Bank usw. abgewickelt werden.
Schließlich können Sie Ihre Zahlungen herunterladen und Anhänge hinzufügen für spätere Referenz (wie Rechnungen, Überweisungsbelege usw.).
💡 Hinweis: Sobald Sie die Zahlungen für jeden Empfänger im Reporting für Eigentümer-Bericht erstellt haben, sollten der Betrag im Nettoeinkommen und der Betrag im Ausgezahlt in der Zusammenfassung der Zahlungen Ihres Reporting für Eigentümer-Berichts genau übereinstimmen! Daher ist es super wichtig, dass Sie sich selbst als Empfänger berücksichtigen, damit alle Ihre Einnahmen reflektiert werden und Sie auf einen Blick sehen können, ob es eine Inkohärenz zwischen Ihrem Einkommen und Ihren Zahlungen gibt. Erfahren Sie hier mehr über die Gründe, warum das Nettoeinkommen und die Auszahlungen nicht übereinstimmen.
Teilzahlungen und Geldtransfers verfolgen
Falls Sie wissen möchten, ob Sie bereits die Zahlung an einen Ihrer Empfänger übermittelt haben oder nicht, oder Sie möchten nur einen Teilbetrag einer Buchung an einen Ihrer Empfänger auszahlen, können Sie dies mit Teilzahlungen tun. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn Sie auch Unterkünfte haben, die Sie für längere Zeiträume anbieten und der Gast monatlich bezahlt. Sie möchten dann den Eigentümer der Unterkunft auch monatlich bezahlen, mit Teilzahlungen anstelle des gesamten Buchungsbetrags. Teilen Sie dem System einfach mit, wie viel Sie an den Empfänger überwiesen haben, und das Reporting für Eigentümer-Modul speichert diese Information und zeigt Ihnen, ob noch etwas aussteht.
💡 Hinweis: Auch wenn die Reservierung langfristig ist, wird die Reservierung nur im Bericht des Zeitraums berücksichtigt, in dem das Check-in-Datum war. Wenn Sie also den Eigentümer in Teilzahlungen bezahlen möchten, müssen Sie dies immer aus dem Auszahlungsdokument des Berichts tun, der dem Check-in-Datum dieser speziellen Buchung entspricht. Dies hilft Ihnen, jederzeit den Überblick zu behalten, was bezahlt und was fällig ist.
Um Ihre Geldtransfers zu verfolgen, folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie zu einem Ihrer Reporting für Eigentümer-Berichte und klicken Sie auf Siehe Zahlungen.
- Hier sehen Sie die Liste aller Zahlungen, die Sie für diesen Reporting für Eigentümer-Bericht erstellt haben. Um dem System mitzuteilen, wie viel Sie tatsächlich an den Empfänger überwiesen haben, können Sie auf Details klicken.
Wenn es teilweise bezahlt wurde, können Sie auch Als bezahlt markieren. - Klicken Sie nun auf Teilzahlungen und wählen Sie Teilzahlung hinzufügen/sehen. Geben Sie dann den Betrag ein, den Sie an den Empfänger überwiesen haben.
💡 Hinweis: Wenn Sie dem Empfänger den gesamten Betrag der Buchung bezahlt haben, klicken Sie auf Als bezahlt markieren.
💡 Hinweis: Der Zahlungswert gibt den Prozentsatz des Buchungswerts an, der an den Empfänger bezahlt wurde, und alle Teilzahlungen werden in Ihrer Liste der Zahlungen gelb markiert, sodass es einfach ist zu verfolgen, welche Buchungen noch ausstehende Zahlungen haben.
Sobald Sie doppelt überprüft haben, dass alle Ihre Zahlungen korrekt sind, können Sie mit der Erstellung von Rechnungen für Ihre Empfänger beginnen.