Die buchungsbasierten geplanten Aufgaben sind Aufgaben, die mit Buchungen verknüpft sind und immer mit ihnen verbunden bleiben. Wenn eine Buchung geändert wird, werden alle damit verbundenen Aufgaben entsprechend aktualisiert.
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- Beispiel für das Verhalten eines geplanten Aufgabe
- Einen geplante Aufgabe erstellen
- Wichtige Fakten zu geplanten Aufgabe
Beispiel für das Verhalten eines geplanten Aufgabe
Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei aufeinanderfolgende Buchungen für dieselbe Unterkunft, die durch zwei Tage getrennt sind. Sie haben eine geplante Reinigungsaufgabe basierend auf dem Check-out erstellt ➡ die Aufgabe beginnt zur festgelegten Check-out-Zeit und endet zur Check-in-Zeit der nächsten Buchung oder dauert maximal 48 Stunden. Wenn der Check-in-Tag der zweiten Buchung auf das Check-out-Datum der vorherigen Buchung verschoben wird, wird die Reinigungsaufgabe automatisch entsprechend angepasst – obwohl sie zur ersten Buchung gehört, die tatsächlich nicht geändert wurde. In diesem Fall wird die Aufgabe automatisch auf den Zeitraum zwischen Check-out und Check-in verkürzt.
Teammitglieder werden je nach ihrer Rolle und ihrer Beziehung zur Aufgabe benachrichtigt, wenn es Änderungen gibt, wie zum Beispiel:
- Eine neue Aufgabe wurde erstellt
- Termine einer Aufgabe wurden geändert
- Eine Aufgabe wurde zugewiesen
- Eine Aufgabe wurde abgeschlossen
- Eine Aufgabe wurde inspiziert
- Eine Aufgabe wurde nach der Inspektion abgelehnt oder nicht abgeschlossen
Einen geplante Aufgabe erstellen
Um eine geplante Aufgabe zu erstellen, müssen Sie zuerst mindestens eine Aufgabenvorlage erstellt haben. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie eine Aufgabenvorlage erstellen können. Sobald eine Aufgabenvorlage erstellt ist, können Sie beginnen, geplante Aufgaben einzurichten. Um dies zu tun, folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie zum PM-Module-Bereich und wählen Sie Aufgaben aus dem Seitenmenü.
- Wählen Sie dann Geplante Aufgaben und klicken Sie auf das + Symbol in der unteren rechten Ecke.
- Geben Sie Ihrer Aufgabe nun einen Titel und eine Beschreibung und legen Sie die Bedingungen fest.
| Einstellung | Anmerkungen |
|---|---|
| Aktivieren | Schalten Sie den Schalter ein, wenn Sie möchten, dass diese Aufgabe sofort aktiv wird. |
| Bei Buchungsstornierung entfernen | Schalten Sie diesen Schalter ein, wenn Sie möchten, dass die Aufgabe entfernt wird (inaktiv wird), falls eine Buchung storniert wird (z. B. Check-in-Aufgabe). |
| Aufgabenpriorität | Geben Sie Ihrer Aufgabe eine Priorität (von 1 bis 5 = Niedrig bis Dringend), damit Ihr Personal weiß, welche Aufgaben vorrangig behandelt werden müssen. |
| Wählen Sie die Unterkünfte zur Aufgabenbewältigung bei jeder Buchung aus |
Klicken Sie auf Unterkünfte auswählen und wählen Sie aus, für welche Unterkünfte diese Aufgabe gelten soll. 💡 Hinweis: Sie können nach Stadt oder Eigentümer filtern. Wenn Sie auf Auswählen klicken, werden alle hervorgehobenen Unterkünfte zugewiesen. |
| Wählen Sie, wann die Aufgabe beginnen soll |
Wählen Sie eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü.
|
| Wählen Sie, wann die Aufgabe enden soll |
Wählen Sie eine der Optionen aus dem Dropdown-Menü.
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| Wählen Sie die Aufgabenvorlage mit der Liste der durchzuführenden Unteraufgaben |
Wählen Sie eine Ihrer Aufgabenvorlagen aus dem Dropdown-Menü aus. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie eine Aufgabenvorlage erstellen. 💡 Hinweis: Sie können eine Aufgabe nur Personen zuweisen, die Zugang zu allen oben ausgewählten Unterkünften haben. Eine gute Option ist, die Aufgaben einer Rolle zuzuweisen (z. B. Reinigungspersonal). Das bedeutet, dass alle Personen mit dieser Rolle und Zugang zur Unterkunft (aus der spezifischen Buchung) die Aufgabe sehen und zur Erledigung beanspruchen können. Sobald eine geplante Aufgabe durch eine Buchung erstellt wird, können Sie diese auch manuell zuweisen, anstatt dass Personen sie beanspruchen. Dies kann im Aufgaben-Kalender auf der PM-Module-Webseite erfolgen. |
| Aufgabe erfordert Inspektion |
Schalten Sie den Schalter ein, wenn Sie möchten, dass diese Aufgabe nach Abschluss inspiziert wird, und wählen Sie dann ein Teammitglied aus dem Dropdown-Menü als Inspektor aus. Die ausgewählte Person ist dafür verantwortlich, die Aufgabe nach Abschluss durch den Beauftragten zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn der Inspektor die Aufgabe ablehnt, wird sie als unvollständig markiert und kehrt zurück in die Liste der aktuellen Aufgaben. |
Wichtige Fakten zu geplanten Aufgaben
Nun gibt es einige Dinge, die Sie über geplante Aufgaben wissen sollten:
- Das System sucht alle 5 Minuten nach neuen Aufgaben, die erstellt oder geändert werden sollen. Bei neu erstellten Buchungen oder Änderungen werden die Aufgaben dieser Buchung jedoch sofort erstellt oder geändert.
💡 Hinweis: Geschlossene Zeiträume oder Buchungen, die über iCal importiert wurden, werden nicht berücksichtigt. - Das System erstellt Aufgaben 365 Tage im Voraus.
- Wenn eine Buchung storniert wird, werden die damit verbundenen Aufgaben ebenfalls entfernt, sofern diese Option in den Aufgabeinstellungen aktiviert ist.
- Wenn sich die Daten oder die Check-in-/Check-out-Zeiten einer Buchung ändern, verschiebt sich die Aufgabe automatisch mit der Buchung. Eine manuelle Änderung ist nicht erforderlich.
- Wenn eine Aufgabe einer Rolle zugewiesen wird, können alle Mitglieder dieser Rolle mit Zugang zu den Unterkünften der geplanten Aufgabe diese beanspruchen. Personen in dieser Rolle ohne Zugang zur Unterkunft sehen die Aufgabe nicht.
Neue Version
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- Beispiel für das Verhalten einer geplanten Aufgabe
- Eine geplante Aufgabe erstellen
- Wichtige Fakten über geplante Aufgaben
Beispiel für das Verhalten einer geplanten Aufgabe
Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei aufeinanderfolgende Buchungen für dieselbe Unterkunft mit einem Abstand von 2 Tagen. Sie haben eine Reinigungsaufgabe basierend auf der ersten Check-out-Zeit geplant. Diese Aufgabe beginnt beim Check-out und endet beim nächsten Check-in oder dauert bis zu 48 Stunden. Wenn das Check-in der zweiten Buchung auf den Check-out-Tag der ersten Buchung verschoben wird, passt sich die Reinigungsaufgabe automatisch an, auch wenn sich die erste Buchung nicht geändert hat. Die Aufgabendauer wird entsprechend verkürzt.
Teammitglieder werden abhängig von ihrer Rolle und ihrem Bezug zur Aufgabe benachrichtigt, wenn es eine Änderung gibt, z. B.:
- eine neue Aufgabe erstellt wurde
- Daten einer Aufgabe geändert wurden
- eine Aufgabe zugewiesen wurde
- eine Aufgabe abgeschlossen wurde
- eine Aufgabe inspiziert wurde
- eine Aufgabe nach der Inspektion abgelehnt oder als unvollständig markiert wurde
Eine geplante Aufgabe erstellen
Um eine geplante Aufgabe zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie in den Bereich Kalender und dann Aufgaben.
- Klicken Sie auf das + Symbol, um eine Aufgabe zu erstellen.
- Wählen Sie eine Unterkunft, der die Aufgabe zugeordnet werden soll.
💡 Hinweis: Da Ihre geplante Aufgabe auf einer Buchung basiert, können Sie nicht „Keine Unterkunft“ wählen und anschließend eine geplante Aufgabe erstellen. - Schalten Sie Reinigung nach Check-out automatisch planen ein, um Ihre Aufgabe nach dem Check-out automatisch zu generieren.
💡 Hinweis: Sie können die automatisch geplanten Aufgaben nicht sehen, wenn Sie noch keine Buchungen für die zugewiesene Unterkunft erhalten haben. - Standardmäßig ist die Startzeit die Check-out-Zeit der gewählten Unterkunft, Sie können diese aber ändern. Auch die Endzeit können Sie anpassen.
💡 Hinweis: Derzeit können Aufgaben nur am selben Tag beginnen und enden. - Wählen Sie dann den Zugeordneten. Aufgaben können entweder einer Rolle (z. B. „jedes Reinigungspersonal für diese Unterkunft“) oder einer bestimmten Person zugewiesen werden.
- Schalten Sie die Option Inspektion ein, wenn nach Abschluss der Aufgabe eine Inspektion erforderlich ist, und wählen Sie ein Teammitglied aus dem Dropdown-Menü als Inspektor.
Die ausgewählte Person ist dafür verantwortlich, die Aufgabe zu genehmigen oder abzulehnen, sobald der Zugeordnete sie abgeschlossen hat. - Fügen Sie einen Titel und eine optionale Beschreibung hinzu.
- Anschließend können Sie eine Checkliste hinzufügen. Checklisten helfen den Nutzern, indem sie eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Abschließen einer Aufgabe bieten, und sie helfen Inspektoren sicherzustellen, dass alle Aufgaben vollständig erledigt werden. Sie können außerdem verlangen, dass die Person, die die Aufgabe ausführt, verpflichtende Fotos zu den Checklistenpunkten hochlädt. In diesem Fall müssen die Nutzer für jeden Punkt ein Foto hochladen, bevor sie die Aufgabe als abgeschlossen markieren können.
- Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Wichtige Fakten über geplante Aufgaben
Es gibt einige Dinge, die Sie über geplante Aufgaben wissen sollten:
- Nur Kontoinhaber, Admins und Unterkunfts-Verwalter können Aufgaben erstellen.
- Das System prüft alle 5 Minuten auf neue oder aktualisierte Aufgaben. Wenn jedoch eine Buchung erstellt oder geändert wird, werden deren Aufgaben sofort aktualisiert.
💡 Hinweis: Geschlossene Zeiträume und über iCal importierte Buchungen sind nicht enthalten. - Aufgaben können bis zu 365 Tage im Voraus geplant werden.
- Wenn eine Buchung storniert wird, werden ihre Aufgaben ebenfalls gelöscht. Wenn sich die Buchungsdaten oder die Check-in/Check-out-Zeiten ändern, wird die Aufgabe automatisch mit der Buchung verschoben. Sie müssen Aufgaben nicht manuell aktualisieren.
- Wenn eine Aufgabe einer Rolle (z. B. „Reinigungspersonal“) zugewiesen ist, sehen alle Mitglieder dieser Rolle, die Zugriff auf die Unterkunft haben, die Aufgabe und können sie übernehmen. Mitglieder ohne Zugriff auf die Unterkunft sehen die Aufgabe nicht.