Se ocorreram danos na sua propriedade durante a estadia de um hóspede e precisa de reparar esses danos, terá de os contabilizar. O mesmo se aplica a casos em que os hóspedes cancelam com pouca antecedência e têm de pagar pela reserva (total ou parcialmente).
Para obter uma melhor compreensão das ações a tomar, vamos analisar um exemplo.
🔎 Exemplo: À chegada, bloqueou uma caução de 300€ no cartão de crédito do seu hóspede. Durante a estadia, o hóspede partiu acidentalmente o candeeiro da sala de estar e terá de o substituir. Você, como agência de aluguer, compra o novo candeeiro por 125€ e recebe a fatura da loja diretamente em nome do proprietário. Você captura este valor da caução do hóspede no seu sistema de reservas.
💡 Nota: O mesmo exemplo aplica-se a cancelamentos.
Para contabilizar este dinheiro no final do período do seu relatório contabilístico, precisa de seguir os passos abaixo:
Criar o pagamento do proprietário
- Vá ao menu do lado esquerdo, selecione Avançado e clique em Módulos PM.
- Clique em Relatórios dos proprietários no menu da esquerda.
- Vá aos seus Relatorios e clique em Detalhes:
- Selecione Criar Pagamento.
- Escolha o proprietário na lista suspensa para criar o Pagamento correspondente.
- Uma vez dentro do pagamento, desça até ao final da página e clique em Adicionar elemento.
- Agora selecione Outro como tipo de Conceito, escolha o alojamento onde esta taxa ocorreu, adicione uma descrição e o Valor Fixo de 125€. Depois clique em Guardar.
💡 Nota: O tipo de Conceito Outro significa que isto foi um rendimento para o proprietário. Portanto, o proprietário é considerado a entidade que ganha dinheiro nesta operação.
Agora precisamos de equilibrar o dinheiro ganho pelo proprietário: isto significa indicar quem está a pagar pelo montante extra pago ao proprietário devido ao dano.
Criar a despesa para o hóspede
Para equilibrar o dinheiro, devemos ter previamente criado um Destinatário dedicado a "Danos/Cancelamentos de Hóspedes"para que possamos usar esse destinatário para criar o pagamento que incluirá o montante pago pelo dano/cancelamento.
Como a caução não é considerada parte da reserva, os relatórios não a terão em consideração por padrão, por isso também terá de:
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Criar um Destinatário dedicado a "Danos/Cancelamentos de Hóspedes" e deixar a estratégia em branco.
💡 Nota: Recomendamos vivamente a criação de um Destinatário genérico chamado "Danos/Cancelamentos de Hóspedes" que pode usar para todos os casos em que captura uma caução/cancelamento (parcial ou total). Para este destinatário específico, pode usar o seu próprio endereço de e-mail e deixar o resto da estratégia em branco. - Agora vá ao seu relatório e selecione Criar Pagamento. Depois escolha o destinatário Danos/Cancelamentos de Hóspedes na lista suspensa dos destinatários.
- Desça até ao final da página e clique em Adicionar elemento.
- Agora selecione Despesa como tipo de Conceito, escolha o alojamento onde esta taxa ocorreu, adicione uma descrição e o Valor Fixo de -125€. Depois guarde.
💡 Nota: Ao criar Despesas, o montante tem sempre de ser negativo. - Clique em Está correto, criar pagamento!