Configura e modifica messaggi e risposte automatiche per canale

L'integrazione di messaggistica di Lodgify ti consente di configurare messaggi e risposte automatiche per canale (= fonte di prenotazione) che vengono inviati quando vengono attivate determinate condizioni, ad esempio quando un ospite effettua una prenotazione.

💡 Nota: L'invio delle risposte automatiche dipende dal canale di prenotazione, ma tiene conto anche di fattori di prenotazione come lo stato del preventivo e le impostazioni di prenotazione configurate. Se hai dubbi su questi fattori, puoi consultare i nostri articoli sullo stato del preventivo, sulle prenotazioni senza preventivo e sulle prenotazioni con preventivo, oltre ai nostri articoli sulle richieste di prenotazione.

Scopri di più su:

Configura risposte automatiche per canale e destinatario
Gestisci le lingue
Come modificare il contenuto predefinito della risposta
Quali email possono essere inviate per le prenotazioni OTA
Consigli di messaggistica per canale

Configura risposte automatiche per canale e destinatario

Le risposte automatiche ti risparmiano molto tempo e coinvolgono tutte le parti (ospite, proprietario dell'alloggio e titolare dell'account) per tenerle informate. Segui i passaggi di seguito per imparare come configurare specificamente risposte automatiche per ogni fonte di prenotazione e creare la tua logica di destinatario.

Vai nel menu a sinistra e seleziona Impostazioni. Ora, fai clic su Risposte automatiche.
In cima alla pagina, troverai un menu a tendina con i tre possibili destinatari:
- Ospite
- Contatto dell'alloggio (persona configurata nelle informazioni di contatto dell'alloggio)
- Contatto dell'account (persona configurata nelle informazioni di contatto dell'account)
  💡 Nota: Dovrai configurare le tue risposte automatiche per tutti i destinatari. Se hai un solo alloggio, il contatto dell'alloggio e il contatto dell'account sono di solito gli stessi, puoi quindi disattivarli per uno dei ruoli.
Quando inserisci uno dei destinatari, puoi selezionare quanto segue:
- Per quale fonte di prenotazione desideri configurare la risposta automatica (Manuale e sito web, Airbnb, VRBO, Expedia, Booking.com)
  💡 Nota: Ogni canale potrebbe richiedere una configurazione di risposta automatica leggermente diversa.
- Quali messaggi attivare o disattivare.
  💡 Nota: Utilizza l'interruttore accanto alla risposta automatica per attivarla o disattivarla per un certo destinatario/canale.
- Per modificare il contenuto predefinito della risposta automatica, fai clic sull'icona matita accanto ad essa.

Gestisci le lingue

Attiva e disattiva le lingue

Puoi attivare o disattivare una lingua e impostare una lingua predefinita per le risposte automatiche.

🔎 Ecco un esempio di come funziona:
Se il tuo ospite parla spagnolo e lo spagnolo è attivato, riceverà il messaggio in spagnolo. Se lo spagnolo non è attivato, riceverà il messaggio nella lingua predefinita.

Per farlo, segui questi passaggi:

Seleziona Gestisci le lingue in alto a destra nella pagina:
Vedrai 3 tipi di destinatari: Ospite, Contatto dell’alloggio e Contatto dell’account.
Per contatti dell’alloggio e dell’account, la lingua utilizzata è quella dell’account. Se desideri modificarla, dovrai cambiare la lingua dell’account nelle impostazioni dell’account.

Per gli ospiti, puoi aggiungere, rimuovere e impostare una lingua predefinita per le risposte automatiche:
- Per aggiungere una nuova lingua, seleziona Aggiungi nuova lingua
  
  Il messaggio del template è già tradotto in tutte le lingue. Tuttavia, se hai apportato modifiche al contenuto della risposta automatica predefinita, dovrai tradurre manualmente le modifiche.
- Per rimuovere una lingua, fai clic sull’icona del cestino
- Per impostare una lingua come lingua predefinita, fai clic sull’icona della stella
  
  La lingua predefinita è quella in cui vengono inviati i messaggi se la lingua dell’ospite non è attivata.

Traduci il contenuto

I template delle risposte automatiche sono già tradotti in tutte le lingue.
Tuttavia, se stai modificando il contenuto della risposta automatica predefinita, dovrai tradurre manualmente le modifiche.

Per tradurre una risposta automatica, segui questi passaggi:

Fai clic sull’icona della matita accanto a una risposta automatica.
In alto, potrai selezionare una lingua e poi modificare l’oggetto e il contenuto del messaggio nella lingua selezionata:

Come modificare il contenuto predefinito della risposta automatica

Una volta che fai clic sull'icona matita accanto a una risposta automatica, puoi iniziare a modificare il suo contenuto predefinito e adattarlo a ciascun destinatario e fonte di prenotazione/canale.
Sarai in grado di fare quanto segue:

Utilizzo	Note
Nome della risposta automatica e del canale	Qui puoi vedere quale risposta automatica stai modificando attualmente per quale canale e come verrà inviato questo messaggio (ad esempio, per le prenotazioni manuali e via sito web tramite e-mail, per le prenotazioni Airbnb tramite messaggistica API, ecc.)
Lingue	Seleziona la lingua per visualizzare e tradurre un messaggio. 💡 Nota: Il messaggio del template è già tradotto in tutte le lingue disponibili. Tuttavia, se hai apportato modifiche al contenuto della risposta automatica predefinita, dovrai tradurre manualmente le modifiche.
Oggetto	Definisci un oggetto 💡 Nota: Puoi utilizzare {{Segnaposto di messaggistica}} per inserire informazioni specifiche della prenotazione/dell'alloggio. Il software riconosce i segnaposto e li riempie automaticamente con informazioni di prenotazione o dettagli dell'alloggio. Trova qui un elenco di segnaposto e il loro utilizzo. 🔎 Esempio: "Grazie per la tua prenotazione presso {{HouseName}}" diventa automaticamente "Grazie per la tua prenotazione presso Il Cottage delle Sette Sorelle"
Corpo del testo	Qui puoi modificare il contenuto principale del messaggio utilizzando l'editor di testo avanzato in cui puoi inserire immagini, collegamenti ipertestuali, aggiungere allegati, ecc., oppure scegliere di modificare la risposta automatica in HTML. Qui puoi anche utilizzare {{segnaposto di messaggistica}} per inserire informazioni specifiche della prenotazione/dell'alloggio. 💡 Nota: Il software riconosce i segnaposto e li riempie automaticamente con informazioni di prenotazione o dettagli dell'alloggio. Trova qui un elenco di segnaposto e il loro utilizzo. 🔎 Esempio: Ciao {{GuestName}} diventa automaticamente Ciao Adam Smith.
Manda email di prova	Se fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra dell'editor, puoi selezionare di inviare un'e-mail di prova. Questo genera un esempio di come appare la tua e-mail quando viene inviata a un ospite. L'e-mail di prova verrà inviata all'indirizzo e-mail del proprietario dell'account.
Ripristina predefinita	Se non sei soddisfatto delle tue modifiche e preferisci ripristinare la risposta automatica predefinita, puoi farlo. Fai clic sui tre punti nell'angolo in alto a destra dell'editor e seleziona Ripristina predefinito.

Una volta che hai finito di modificare la tua risposta automatica, non dimenticare di salvare le tue modifiche.

Quali email possono essere inviate per le prenotazioni OTA

Quando sei connesso a una OTA (Airbnb, Booking.com, ecc.) tramite la nostra connessione di Channel Manager API, puoi decidere di inviare alcune delle risposte automatiche di Lodgify. Quali email possono essere inviate all'ospite, dipende da ciascun canale. Nella tabella seguente troverai l'elenco delle email che possono essere configurate per ciascun canale.

OTA	Email inviate da Lodgify
Airbnb	Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una prenotazione ⚠ Eccetto le richieste di prenotazione. Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una richiesta di prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario conferma una prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario rifiuta una prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario annulla una prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario accetta una richiesta di modifica Notifica l'ospite quando il proprietario annulla e rimborsa in base alla politica (ospite annulla) Notifica l'ospite due giorni prima dell'arrivo dell'ospite Notifica l'ospite due giorni dopo la partenza dell'ospite 💡 Note: Lato ospite: Se la prenotazione è iniziata come Richiesta, le seguenti Risposte Automatiche non saranno inviate all'ospite: "Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una prenotazione" "Notifica l'ospite quando il proprietario invia un preventivo" Se la prenotazione è iniziata come richiesta, quando la prenotazione viene confermata verrà inviata la seguente risposta automatica all'ospite: "Notifica all'ospite quando l'host conferma una prenotazione" Lato contatto alloggio: Se la prenotazione è iniziata come una richiesta di prenotazione, le seguenti risposte automatiche saranno inviate: "Notificare il contatto alloggio quando l'ospite invia una richiesta di prenotazione" "Notificare il contatto alloggio quando l'ospite effettua una prenotazione" Se la prenotazione è iniziata come una richiesta di informazioni, verrà inviata la seguente risposta automatica: "Notificare il contatto alloggio quando l'ospite invia una richiesta di contatto" Tuttavia, la notifica per una prenotazione confermata "Notificare il contatto alloggio quando l'ospite effettua una prenotazione" non sarà inviata in questo caso. Scopri di più su come i messaggi si sincronizzano con Airbnb.
Booking.com	Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una prenotazione Notifica l'ospite quando la prenotazione viene rifiutata Notifica l'ospite due giorni prima dell'arrivo dell'ospite Notifica l'ospite due giorni dopo la partenza dell'ospite 💡 Nota: Se la funzionalità Addebita le prenotazioni Booking.com dentro Lodgify è attivata, i seguenti messaggi possono essere inviati: Notifica l'ospite quando l'ospite effettua un pagamento Notifica l'ospite quando il proprietario richiede un pagamento Notifica l'ospite quando il pagamento dell'ospite fallisce Notifica l'ospite quando il proprietario richiede un pagamento programmato 3 giorni prima della scadenza Notifica l'ospite quando il proprietario emette un rimborso Scopri di più su come i messaggi si sincronizzano con Booking.com.
Expedia	Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una prenotazione Notifica l'ospite quando la prenotazione viene rifiutata Notifica l'ospite due giorni prima dell'arrivo dell'ospite Notifica l'ospite due giorni dopo la partenza dell'ospite 💡 Nota: Se la funzionalità Addebita le prenotazioni Expedia dentro Lodgify è attivata, i seguenti messaggi possono essere inviati: Notifica l'ospite quando l'ospite effettua un pagamento Notifica l'ospite quando il proprietario richiede un pagamento Notifica l'ospite quando il pagamento dell'ospite fallisce Notifica l'ospite quando il proprietario richiede un pagamento programmato 3 giorni prima della scadenza Notifica l'ospite quando il proprietario emette un rimborso Scopri di più su come i messaggi si sincronizzano con Expedia.
HomeAway/VRBO	Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una prenotazione Notifica l'ospite quando l'ospite effettua una richiesta di prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario conferma una prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario rifiuta una prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario annulla una prenotazione Notifica l'ospite quando il proprietario accetta una richiesta di modifica Notifica l'ospite quando l'ospite effettua un pagamento Notifica l'ospite quando il proprietario richiede un pagamento Notifica l'ospite quando il pagamento dell'ospite fallisce Notifica l'ospite quando il proprietario richiede un pagamento programmato 3 giorni prima della scadenza Notifica l'ospite quando il proprietario annulla e rimborsa in base alla politica (ospite annulla) Notifica l'ospite quando il proprietario emette un rimborso Notifica l'ospite tre giorni prima dell'arrivo dell'ospite Notifica l'ospite due giorni dopo la partenza dell'ospite Scopri di più su come i messaggi si sincronizzano con VRBO.

Consigli di messaggistica per canale

I sistemi di messaggistica OTA sono tutti diversi. Pertanto, per assicurarti che i tuoi messaggi vengano ricevuti integralmente e con i formati corretti su tutti i canali a cui sei connesso, è possibile prendere alcune precauzioni durante la costruzione dei messaggi.

I messaggi scambiati prima della creazione di una prenotazione non vengono importati in Lodgify.

Airbnb:

Né allegati né collegamenti ipertestuali vengono inviati. Ma i collegamenti diretti verranno mostrati.
Le foto devono essere inviate nel corpo del messaggio e verranno mostrate come collegamento URL all'ospite. Le foto possono essere inviate e ricevute, ma non verranno mostrate in Lodgify.
Le conversazioni tra te e l'ospite non verranno rimosse se il tuo account host viene scollegato da Lodgify.
Airbnb non supporta il markup HTML, quindi lo stile in grassetto non è supportato.
I numeri di telefono non saranno condivisi con l'ospite fino a quando la prenotazione non sarà confermata (ad esempio, durante una richiesta di prenotazione o un'inchiesta di prenotazione).

Booking.com:

I messaggi inviati da Booking.com dal tuo ospite come richiesta speciale non verranno importati in Lodgify.
Se vuoi inviare link, assicurati di inviare l'URL completo (non collegamenti ipertestuali) e verifica di aver aggiunto gli URL che desideri condividere nelle impostazioni per la sicurezza dei link nel tuo extranet di Booking.com. In caso contrario, questi link verranno censurati.
Scopri qui come aggiungerli al tuo extranet di Booking.com.
Allegati:
- Puoi inviare e ricevere solo immagini. Queste possono essere in formato JPG, JPEG o PNG - fino a 10 MB.
- Per inviare un'immagine, devi includere del testo nel tuo messaggio.
I collegamenti ipertestuali non vengono inviati.
Le foto inserite nel corpo del messaggio vengono inviate come URL.

Expedia

Saranno visibili solo i messaggi inviati da Lodgify nella tua casella di posta Lodgify.
- I messaggi scambiati con l'ospite dal tuo account Expedia Partner Central non vengono condivisi con Lodgify.
- I messaggi inviati dagli ospiti non saranno visibili su Lodgify, a meno che non rispondano ai messaggi automatici "2 giorni prima del check-in" e "richiesta di recensione 2 giorni dopo il soggiorno".

VRBO

Tutti i messaggi inviati prima e dopo la prenotazione, inclusi gli allegati nei formati PDF, JPEG, PNG e GIF, sono sincronizzati tra le caselle di posta di VRBO e Lodgify.

💡 Note :

Solo i messaggi inviati dopo il 5 giugno 2024 e le prenotazioni con date di check-in successive al 25 maggio 2024 sono sincronizzati.
Per le prenotazioni offline (prenotazioni convertite a VRBO dal lato di Lodgify), i messaggi non saranno sincronizzati tra le piattaforme. Pertanto, la comunicazione deve avvenire tramite email tra te e l'ospite.
Le seguenti informazioni vengono eliminate nei messaggi prima la prenotazione:
- Informazioni sui concorrenti
- Informazioni sulle carte di credito
- Numeri di routing bancario
- Numeri IBAN
- Numeri di telefono
- Indirizzi email
- Nomi di dominio URL (eccetto queste: host.virtualkey.co, o.hmwy.io, t.hmwy.io, homeaway.tumblr.com, facebook.com/homeaway, pinterest.com/homeaway, twitter.com/homeaway, plus.google.com/+homeawaycom, linkedin.com/company/homeaway, instagram.com/homeaway, youtube.com/homeawayvacation)
Gli indirizzi email vengono eliminati dai messaggi dopo la prenotazione.