Per creare fatture e pagamenti per tutte le persone che devi pagare, come i proprietari degli affitti, gli agenti di check-in, il personale delle pulizie e te stesso, dovrai prima avere tutti questi destinatari con le loro strategie di pagamento configurate nel sistema e avere creato un report di gestione. Ora potrai creare pagamenti per i tuoi destinatari e far sapere al sistema per quali pagamenti hai trasferito i soldi.
Scopri di più su:
- Creare un rapporto di pagamento
- Modificare parti di un pagamento
- Aggiungi elementi a un pagamento
- Crea pagamenti e pagamenti parziali
- Pagamenti parziali e tracciamento dei trasferimenti di denaro
Creare un rapporto di pagamento
- Vai al menu a sinistra, seleziona Avanzate e poi clicca su Moduli PM.
- Fai clic su Report di gestione nella barra del menu a sinistra
- Vai alle tue Liquidazioni, e fai clic su Dettagli
- Una volta che hai configurato Il tuo report di gestione, vedrai un pulsante per Creare pagamenti
💡 Nota: Ricorda che sarai in grado di creare pagamenti solo se hai creato i tuoi destinatari e le loro strategie. Questo è il concetto che il sistema deve conoscere per estrarre i numeri corretti per ogni pagamento.
Segui quindi questi passaggi:
- Prima, dovrai selezionare un Destinatario
- Il sistema inizierà automaticamente a generare un rapporto di pagamento per il destinatario selezionato in base alla strategia di pagamento che hai precedentemente definito per loro
- Una volta terminato il rapporto, ti verrà presentata una Bozza di pagamento che dettaglierà tutti gli guadagni di questo particolare destinatario per ogni prenotazione ricevuta durante le date impostate nel report di gestione, e potrai modificarla a tuo piacimento
Modificare parti di un pagamento
Se desideri modificare qualsiasi parte del pagamento di un destinatario, puoi farlo in qualsiasi momento prima di creare la fattura. Dovresti anche tenere presente che se modifichi il pagamento di un destinatario, dovrai modificare anche il pagamento dell'altro destinatario che guadagna soldi dallo stesso concetto per bilanciare l'operazione. Devi considerare una prenotazione come una torta intera che deve essere distribuita in pezzi. Ogni pezzo di torta può avere una dimensione diversa, ma la somma di tutti i pezzi deve sempre ammontare al 100% della torta.
Ragioni per modificare manualmente un pagamento potrebbero essere:
- Devi aggiungere un costo di manutenzione una tantum (ad esempio, per cambiare la lampada del soffitto)
- Devi eliminare la tariffa di pulizia da 1 prenotazione poiché il cliente si è lamentato di una pulizia insufficiente, quindi sconti la tariffa di pulizia per loro
- Devi modificare la percentuale di commissione dell'agenzia di affitto per 1 prenotazione (ad esempio, immagina durante il Covid hai deciso di abbassare i prezzi per ottenere prenotazioni, e in base allo sconto applicato sui tuoi prezzi, decidi di abbassare anche la tua commissione - per distribuire gli sforzi tra te come manager e il proprietario dell'affitto)
🔎 Esempio di come modificare il pagamento: Supponiamo che tu, in qualità di agenzia di affitti, solitamente addebiti una commissione del 12% (sul prezzo della prenotazione) ai proprietari dell'affitto per gestire le loro case vacanze, ma per una delle prenotazioni contabilizzate nella liquidazione corrente decidi di non addebitare alcuna commissione al proprietario. In questo caso, dovrai modificare il pagamento di questa singola prenotazione in due diversi luoghi:
- Nel documento di pagamento del proprietario: Modificalo dal 88% al 100% del prezzo dell'affitto di quella prenotazione
- Modifica il documento di pagamento dell'agenzia dal 12% al 0% del prezzo dell'appartamento in prenotazione (o semplicemente elimina, a seconda se si desidera conservare un record della prenotazione o meno).
➡ Ricorda, la percentuale totale deve sempre essere del 100%
Aggiungi elementi a un pagamento
Dovrai sempre rivedere il rapporto di pagamento. Nel caso in cui ci sia qualcosa che desideri aggiungere, scorri verso il basso fino in fondo e clicca Aggiungi Elemento. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa che non è relativa alla prenotazione e che non è pagata direttamente dall'ospite, come una spesa, una tariffa, un servizio o una prenotazione che non è generata automaticamente dalle prenotazioni ricevute in Lodgify.
💡 Nota: Il Tipo di Concetto che devi selezionare dipende ad esempio dal fatto che devi fatturare l'importo al proprietario, o invece devi semplicemente rimborsare l'importo al proprietario (ad esempio, hai comprato una lampada per il proprietario e hai già ricevuto la fattura del negozio a nome del proprietario).
- Aggiungi una Prenotazione, una Tariffa o una Tassa che sarà inclusa nella fattura del destinatario
- Aggiungi Altro (per guadagni), o una Spesa (per qualsiasi spesa) che non sarà inclusa nella fattura del destinatario.
💡 Nota: Quando crei Spese, l'importo deve essere sempre negativo.
Poiché gli elementi aggiunti sono esterni alle prenotazioni, non vengono applicate strategie e quindi non vengono applicate percentuali.
🔎 Esempio 1 su come aggiungere un elemento: C'è stata una spesa aggiuntiva di 125€ per una lampada rotta nell'appartamento in affitto, che non è legata a una prenotazione, il costo del servizio sarà coperto dal proprietario, ma l'azienda di manutenzione ha creato la fattura a nome dell'agenzia di affitti.
In questo caso, dovrai fare quanto segue:
- Aggiungi una Spesa di -125€ al pagamento del proprietario. Vai alla liquidazione e seleziona Crea Pagamento. Poi scegli il proprietario dalla lista a discesa. Scorri verso il basso fino in fondo della pagina e clicca Aggiungi elemento. ➡ Seleziona Spesa come Tipo di Concetto, scegli l'appartamento in cui si è verificata questa spesa, aggiungi una descrizione e un Valore Fisso di -125€.
- Per bilanciare questa situazione nella tua liquidazione, dovrai aggiungere una Tariffa di 125€ al pagamento dell'agenzia di affitti. Vai alla liquidazione e seleziona Crea Pagamento. Poi scegli l'agenzia di affitti dalla lista a discesa. Scorri verso il basso fino in fondo della pagina e clicca Aggiungi elemento. ➡ Seleziona Tariffa come Tipo di Concetto, scegli l'appartamento in cui si è verificata questa tariffa, aggiungi una descrizione e un Valore Fisso di 125€.
💡 Nota: Nel caso in cui l'agenzia di affitti avesse comprato la lampada per il proprietario e avesse già ricevuto la fattura del negozio a nome del proprietario, dovresti comunque creare una Spesa per il proprietario, ma per l'agenzia, l'elemento aggiunto sarebbe Altro.
Crea pagamenti e pagamenti parziali
Una volta soddisfatto del rapporto di pagamento, clicca Sembra tutto Corretto, Crea il Pagamento. Sarai in grado di vedere ogni pagamento nella liquidazione. Devi solo cliccare Vedi Pagamenti.
⚠ Importante: Tieni presente che la creazione di pagamenti nel tuo report di gestione non significa che vi sia effettivamente un movimento di denaro. Questo si assicurerà semplicemente che tu abbia l'importo esatto che devi pagare ai tuoi destinatari e che puoi creare una fattura. Il trasferimento effettivo di denaro dovrà sempre essere gestito esternamente tramite la tua banca, ecc.
Infine, sarai anche in grado di scaricare i tuoi pagamenti e allegare documenti ad essi per riferimenti futuri (come fatture, ricevute di trasferimento, ecc.).
💡 Nota: Una volta che hai finito di creare i pagamenti per ogni destinatario che partecipa alla liquidazione, l'importo del Reddito Netto e l'importo del Pagato nel riepilogo dei pagamenti della tua liquidazione dovrebbero corrispondere esattamente! Pertanto, è molto importante che tu ti consideri un destinatario in modo che tutti i tuoi guadagni siano riflessi, e puoi vedere in un attimo se c'è un'incoerenza tra i tuoi guadagni e i tuoi pagamenti. Scopri i motivi per cui il Reddito Netto e i Pagamenti non corrispondono.
Pagamenti parziali e tracciamento dei trasferimenti di denaro
Nel caso in cui desideri sapere se hai già effettuato il trasferimento di pagamento a uno dei tuoi destinatari o meno, o se desideri effettuare solo un pagamento parziale di un'appartamento a uno dei tuoi destinatari, puoi farlo con Acconti. Questo sarebbe, ad esempio, il caso se hai anche appartamenti che offri per periodi più lunghi e l'ospite paga mensilmente. Vorresti quindi pagare il proprietario dell'appartamento anche mensilmente, con pagamenti parziali anziché l'intero importo della prenotazione. Devi semplicemente comunicare al sistema l'importo che hai trasferito al destinatario, e il modulo di Report di gestione memorizzerà queste informazioni e ti dirà se rimane qualcosa da pagare loro.
💡 Nota: Anche se la prenotazione è a lungo termine, la prenotazione è contemplata solo nella liquidazione del periodo in cui è stata effettuata la data di check-in, quindi se desideri pagare il proprietario a rate, dovrai farlo sempre dal documento di pagamento della liquidazione corrispondente alla data di check-in di questa particolare prenotazione. Questo ti aiuterà a tenere traccia di ciò che è stato pagato e di ciò che è dovuto in ogni momento.
Per tenere traccia dei tuoi trasferimenti di denaro, segui questi passaggi:
- Vai a uno dei tuoi report di gestione e clicca Visualizza Pagamenti.
- Qui vedrai l'elenco di tutti i pagamenti che hai creato per questo report di gestione. Per comunicare al sistema l'importo che hai effettivamente trasferito al destinatario, puoi cliccare su Dettagli.
Se è stato pagato parzialmente, puoi anche Contraseggne come Pagato. - Ora clicca su Acconti, e seleziona Aggiungere/Visualizzare acconto. Poi inserisci l'importo che hai trasferito al destinatario.
💡 Nota: Se hai pagato l'importo completo della prenotazione al destinatario, clicca su Contrassegna come Pagato.
💡 Nota: Il Valore del Pagamento indicherà la percentuale dell'importo della prenotazione che è stata pagata al destinatario, e tutti i pagamenti parziali saranno contrassegnati in giallo nella lista dei pagamenti, quindi è facile tenere traccia delle prenotazioni che hanno ancora pagamenti in sospeso.
Una volta verificato che tutti i tuoi pagamenti siano corretti, puoi iniziare a creare fatture per i tuoi destinatari.