Le Attività pianificate sono attività collegate alle prenotazioni e saranno sempre associate ad esse. Se una prenotazione viene modificata, tutte le attività relative verranno aggiornate di conseguenza.
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Scopri di più su:
- Esempio di comportamento di un'attività pianificate
- Creare un'attività pianificate
- Fatti importanti sulle attività pianificate
Esempio di comportamento di un'attività pianificate
Immagina di avere 2 prenotazioni consecutive per lo stesso appartamento separate da 2 giorni. Hai creato un’attività di pulizia programmata basata sul check-out: l’attività inizierà all’orario di check-out impostato e terminerà all’orario di check-in della successiva prenotazione, oppure durerà al massimo 48 ore. Se il giorno di check-in della seconda prenotazione viene spostato alla data di check-out della precedente, l’attività di pulizia verrà automaticamente modificata di conseguenza, anche se appartiene alla prima prenotazione che in realtà non è stata modificata. In questo caso, l’attività verrà automaticamente accorciata per coprire il periodo tra il check-out e il check-in.
I membri del team verranno notificati in base al loro ruolo e alla loro relazione con l’attività in caso di modifiche come:
- creazione di una nuova attività
- modifica delle date di un’attività
- assegnazione di un’attività
- completamento di un’attività
- ispezione di un’attività
- rifiuto o incompleto di un’attività dopo l’ispezione
Creare un'attività pianificate
Per creare un'attività pianificate, devi prima aver creato almeno un Modello di attività. Per imparare come creare un modello di attività, dai un'occhiata a questo articolo. Una volta creato un modello di attività, puoi iniziare a impostare le attività pianificate. Per farlo, segui questi passaggi:
- Vai alla sezione Moduli PM, e seleziona Attività dal menu laterale.
- Quindi scegli Attività pianificate e fai clic sull'icona + nell'angolo in basso a destra.
- Ora assegna un Titolo e una Descrizione alla tua attività e impostane le condizioni.
| Impostazione | Note |
|---|---|
| Attiva | Attiva l’interruttore se desideri che questa attività diventi attiva immediatamente. |
| Rimuovi in caso di cancellazione della prenotazione | Attiva questo interruttore se desideri che l’attività venga rimossa (diventi inattiva) nel caso in cui una prenotazione venga cancellata (ad esempio, l’attività di check-in). |
| Priorità dell'attività | Assegna alla tua attività una priorità (da 1 a 5 = Bassa-Urgente), in modo che il tuo personale sappia quali attività devono avere la precedenza. |
| Seleziona gli appartamenti per il completamento dell'attività con ogni prenotazione |
Fai clic su Seleziona Appartamenti e scegli a quali appartamenti si applica questa attività. 💡 Nota: Puoi filtrarli per Città o Proprietario. Se fai clic su Seleziona, tutti gli appartamenti evidenziati verranno assegnati. |
| Seleziona quando l'attività dovrebbe iniziare |
Seleziona una delle opzioni dal menu a discesa.
|
| Seleziona quando l'attività dovrebbe finire |
Seleziona una delle opzioni dal menu a discesa.
|
| Scegli il modello di attività con l'elenco delle sotto-attività da svolgere |
Seleziona uno dei tuoi modelli di attività dal menu a discesa. Scopri come creare un modello di attività in questo articolo. 💡 Nota: Puoi assegnare un’attività solo alle persone che hanno accesso a tutti gli appartamenti che hai selezionato in precedenza. Una buona opzione qui è assegnare le attività a un ruolo (ad esempio, Personale delle Pulizie). Ciò significa che tutte le persone con quel ruolo e accesso all’appartamento (dalla prenotazione specifica) potranno vedere l’attività e richiederla per il completamento. Una volta creata un'attività pianificate tramite una prenotazione, puoi assegnarla manualmente anziché farla richiedere alle persone. Questo può essere fatto nel Calendario Attività sui Moduli PM. |
| L'attività richiede ispezione |
Attiva l’interruttore se vuoi che questa attività venga ispezionata dopo il completamento, e quindi seleziona uno dei membri del team dal menu a discesa come ispettore. La persona selezionata si occuperà di Approvare o Rifiutare l’attività una volta che l’assegnatario l’avrà completata. Se l’ispettore rifiuta l’attività, questa verrà contrassegnata come non completata e tornerà nella lista delle attività attuali. |
Fatti importanti sulle attività pianificate
Ora, ci sono alcune cose che dovresti sapere sulle attività pianificate:
- Il sistema cercherà di creare o modificare nuove attività ogni 5 minuti. Tuttavia, per le prenotazioni appena create o modificate, le attività di quella prenotazione vengono create o modificate immediatamente.
💡 Nota: I periodi chiusi o le prenotazioni importate tramite iCal non verranno presi in considerazione. - Il sistema creerà attività 365 giorni in anticipo.
- Se una prenotazione viene cancellata, le attività ad essa correlate verranno rimosse se questa opzione è abilitata nelle impostazioni dell’attività.
- Se c’è un cambiamento nelle date o negli orari di check-in/check-out di una prenotazione, l’attività si sposterà insieme alla prenotazione. Non è necessario modificare nulla manualmente.
- Se un’attività viene assegnata a un Ruolo, tutti i membri di quel ruolo con accesso agli appartamenti dell’attività pianificata potranno richiedere l’attività. Chiunque in quel ruolo ma senza accesso all’appartamento non vedrà l’attività.
Nuova versione
Scopri di più su:
- Esempio del comportamento di un'attività pianificata
- Crea un'attività pianificata
- Informazioni importanti sulle attività pianificate
Esempio del comportamento di un'attività pianificata
Immagina di avere due prenotazioni consecutive per lo stesso alloggio con un intervallo di 2 giorni. Hai pianificato un'attività di pulizia in base all'orario di check-out della prima prenotazione. Questa attività inizia al check-out e termina al successivo check-in, o dura fino a 48 ore. Se il check-in della seconda prenotazione viene spostato al giorno del check-out della prima, l'attività di pulizia si adatterà automaticamente, anche se la prima prenotazione non è cambiata. La durata dell'attività verrà accorciata di conseguenza.
I membri del team saranno notificati a seconda del loro ruolo e della loro relazione con l'attività, in caso di modifiche come:
- creazione di una nuova attività
- modifica delle date di un'attività
- un'attività assegnata
- un'attività completata
- un'attività ispezionata
- un'attività rifiutata o non completata dopo l'ispezione
Crea un'attività pianificata
Per creare un'attività pianificata, segui questi passaggi:
- Vai alla sezione Calendario, quindi seleziona Attività.
- Clicca sull'icona + per creare un'attività.
- Scegli un alloggio a cui vuoi che l'attività sia assegnata.
💡 Nota: Poiché la tua attività pianificata sarà basata su una prenotazione, non potrai selezionare “nessun alloggio” e poi creare un'attività pianificata. - Attiva il pulsante Pianifica automaticamente la pulizia dopo il check-out per generare automaticamente la tua attività dopo il check-out.
💡 Nota: Non puoi vedere le attività pianificate automaticamente se non hai ancora ricevuto prenotazioni per l’alloggio assegnato. - Per impostazione predefinita, l’orario di inizio sarà quello del check-out dell’alloggio selezionato, ma puoi modificarlo. Puoi anche regolare l’orario di fine.
💡 Nota: Attualmente, le attività possono solo iniziare e terminare nello stesso giorno. - Poi, seleziona l’Assegnatario. Le attività possono essere assegnate a un ruolo (ad esempio “qualsiasi membro del personale di pulizia per questo alloggio”) o a una persona specifica.
- Attiva l’opzione ispezione se è richiesta un'ispezione dopo il completamento dell’attività, e seleziona un membro del team dal menu a tendina come Ispettore.
La persona selezionata sarà responsabile dell’approvazione o del rifiuto dell’attività una volta che l’Assegnatario l’avrà completata. - Aggiungi un titolo e una descrizione facoltativa.
- Puoi quindi aggiungere una checklist. Le checklist aiutano gli utenti fornendo una guida chiara, passo dopo passo, per completare un’attività, e aiutano gli ispettori a garantire che tutte le attività siano completate. Puoi anche richiedere che la persona che esegue l’attività carichi delle foto obbligatorie per ciascun elemento della checklist. In questo caso, gli utenti devono caricare una foto per ogni elemento prima di poter contrassegnare l’attività come completata.
- Quindi, fai clic su Salva.
Informazioni importanti sulle attività pianificate
Ci sono alcune cose che dovresti sapere sulle attività pianificate:
- Solo i titolari dell’account, gli amministratori e i gestori dell’alloggio possono creare attività.
- Il sistema controlla nuove attività o attività aggiornate ogni 5 minuti. Ma quando viene creata o modificata una prenotazione, le sue attività vengono aggiornate immediatamente.
💡 Nota: I periodi bloccati e le prenotazioni importate tramite Link iCal non sono inclusi. - Le attività possono essere pianificate fino a 365 giorni in anticipo.
- Se una prenotazione viene annullata, anche le relative attività verranno eliminate. Se cambiano le date o gli orari di check-in/check-out della prenotazione, l’attività si sposterà automaticamente con la prenotazione. Non è necessario aggiornare manualmente le attività.
- Se un’attività è assegnata a un Ruolo (come “personale di pulizia”), tutti i membri di quel ruolo che hanno accesso all’alloggio vedranno l’attività e potranno reclamarla. I membri senza accesso all’alloggio non vedranno l’attività.