Si des dommages ont été causés à votre logement pendant le séjour d'un client et que vous avez besoin de réparer les dommages, vous devrez en tenir compte. Il en va de même pour les cas où les clients annulent à court préavis et qu'ils devront payer la réservation (en totalité ou en partie).
Pour mieux comprendre les actions à prendre, nous allons examiner un exemple.
🔎 Exemple : À l'arrivée, vous aviez bloqué une caution de 300 € sur la carte de crédit de votre client. Pendant le séjour du client, ils ont accidentellement cassé la lampe du salon, et vous devrez la remplacer. En tant qu'agence de location, vous achetez la nouvelle lampe pour 125 € et recevez la facture du magasin directement au nom du propriétaire. Vous déduisez ce montant de la caution du client dans votre système de réservation.
💡 Note : Le même exemple s'applique aux annulations.
Pour prendre en compte cet argent à la fin de la période de relevé comptable, vous devez suivre les étapes ci-dessous :
Créer le paiement du propriétaire
- Allez dans votre menu de gauche, sélectionnez Avancé, puis cliquez sur PM modules.
- Cliquez sur Relevés des propriétaires dans la barre de menu de gauche.
- Allez dans vos Relevés, et cliquez sur Détails :
- Sélectionnez Créer un paiement.
- Choisissez le propriétaire dans la liste déroulante pour créer le paiement correspondant.
- Une fois dans le paiement, faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur Ajouter un élément.
- Maintenant, sélectionnez Autre en tant que Type de concept, choisissez le logement pour lequel ce frais a eu lieu, ajoutez une description et une valeur fixe de 125 €. Puis Enregistrer.
💡 Note : Le type de concept Autre signifie que c'était un revenu pour le propriétaire. Le propriétaire est donc considéré comme l'entité qui gagne de l'argent dans cette opération.
À présent, nous devons équilibrer l'argent gagné par le propriétaire : cela signifie, indiquer qui paie le montant supplémentaire versé au propriétaire en raison du dommage.
Créer la dépense pour le client
Pour équilibrer, nous devons avoir précédemment créé un destinataire dédié aux "Dommages/Annulations clients" afin de pouvoir utiliser ce destinataire pour créer le paiement qui inclura le montant payé pour le dommage/l'annulation.
Comme la caution n'est pas considérée comme faisant partie de la réservation, les relevés ne la prendront pas en compte par défaut, vous devrez donc également :
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Créer un destinataire dédié aux "Dommages/Annulations clients" et laisser la stratégie vide.
💡 Note : Nous recommandons fortement de créer un destinataire générique appelé "Dommages/Annulations clients" que vous pouvez utiliser pour tous les cas où vous déduisez une caution/annulation (en partie ou en totalité). Pour ce destinataire spécifique, vous pouvez utiliser votre propre adresse e-mail et laisser le reste de la stratégie vide. - Allez maintenant dans vos relevés et sélectionnez Créer un paiement. Ensuite, choisissez le destinataire Dommages/Annulations clients dans la liste déroulante des destinataires.
- Faites défiler jusqu'au bas de la page et cliquez sur Ajouter un élément.
- Sélectionnez Frais en tant que Type de concept, choisissez le logement pour lequel ce frais s'est produit, ajoutez une description et une Valeur fixe de -125 €. Puis enregistrez.
💡 Note : Lors de la création de Frais, le montant doit toujours être négatif. - Cliquez sur Tout semble OK. Créer un paiement !