Pour créer des paiements et des factures pour toutes les personnes que vous devez payer, telles que les propriétaires, les agents de check-in, le personnel de nettoyage et vous-même, vous devrez d'abord avoir tous ces bénéficiaires avec leurs stratégies de paiement configurées dans le système et avoir créé un relevé des propriétaires. Maintenant, vous pourrez créer des paiements pour vos bénéficiaires et informer le système des paiements pour lesquels vous avez transféré de l'argent.
Parcourez les sections :
- Créer un rapport de paiement
- Modifier des éléments d'un paiement
- Ajouter des éléments à un paiement
- Créer des paiements et des paiements partiels
- Paiements partiels et suivi des transferts d'argent
Créer un rapport de paiement
- Allez dans votre menu de gauche, sélectionnez Avancé, puis cliquez sur PM modules.
- Cliquez sur Relevés des propriétaires dans la barre de menu de gauche.
- Rendez-vous dans vos Relevés, et cliquez sur Détails:
- Une fois que vous avez configuré votre relevé des propriétaires, un bouton vous permettra de Créer un Paiement.
💡 Note : N'oubliez pas que vous pourrez uniquement créer des paiements si vous avez configuré vos bénéficiaires et leur stratégie. C'est le concept que le système doit connaître pour extraire les bons chiffres pour chaque paiement.
Ensuite, suivez ces étapes :
- Tout d'abord, vous devrez sélectionner un Bénéficiaire.
- Le système commencera automatiquement à générer un rapport de paiement pour le bénéficiaire sélectionné, en fonction de la stratégie de paiement que vous avez précédemment définie pour lui.
- Une fois le rapport terminé, vous obtiendrez un Brouillon de paiement qui détaillera tous les gains de ce bénéficiaire pour chaque réservation reçue pendant les dates définies dans le relevé des propriétaires, et vous pourrez le modifier à votre guise.
Modifier des éléments d'un paiement
Si vous souhaitez modifier un élément du paiement d'un bénéficiaire, vous pouvez le faire à n'importe quel moment avant de créer la facture. Vous devez également garder à l'esprit que si vous modifiez le paiement d'un bénéficiaire, vous devrez également modifier le paiement de l'autre bénéficiaire qui gagne de l'argent grâce au même concept afin d'équilibrer l'opération. Vous devez considérer une réservation comme un gâteau entier qui doit être distribué en parts. Chaque part de gâteau peut avoir une taille différente, mais la somme de toutes les parts doit toujours atteindre 100% du gâteau.
Raisons de modifier manuellement un paiement :
- Vous devez ajouter un coût ponctuel d'entretien (par exemple, pour changer le lustre).
- Vous devez supprimer les frais de nettoyage d'une réservation car le client s'est plaint d'un nettoyage insuffisant, vous accordez donc une remise sur les frais de nettoyage.
- Vous devez modifier le pourcentage de commission de l'agence de location pour une réservation (par exemple, imaginons que pendant la période Covid, vous ayez décidé de réduire les prix pour obtenir des réservations, et en fonction de la réduction appliquée sur vos prix, vous décidez également de réduire votre commission - pour équilibrer les efforts entre vous en tant que gestionnaire et le propriétaire).
🔎 Exemple de modification du paiement : Disons que, en tant qu'agence de location, vous facturez généralement une commission de 12 % (du prix de la réservation) aux propriétaires pour gérer leurs logements, mais pour l'une des réservations prises en compte dans le relevé actuel, vous décidez de ne facturer aucune commission au propriétaire. Dans ce cas, vous devrez modifier le paiement de cette réservation particulière à deux endroits différents :
- Dans le document de paiement du propriétaire : Modifiez-le de 88 % à 100 % du prix du logement de cette réservation,
- Modifiez le document de paiement de l'agence en le faisant passer de 12 % à 0 % du prix du logement de la réservation (ou en le supprimant simplement, selon si vous souhaitez ou non conserver une trace de la réservation).
➡ N'oubliez pas, le pourcentage total doit toujours être de 100 %
Ajouter des éléments à un paiement
Vous devrez toujours vérifier le relevé de paiement. Au cas où vous souhaiteriez ajouter quelque chose, faites défiler vers le bas et cliquez sur Ajouter un élément. Cela pourrait être n'importe quoi qui ne soit pas lié à la réservation et qui n'est pas payé directement par l'invité, comme une dépense, des frais, un service ou une réservation qui n'est pas générée automatiquement à partir des réservations reçues dans Lodgify.
💡 Note : Le Type de concept que vous devez sélectionner dépend, par exemple, de la question de savoir si vous devez facturer le montant au propriétaire ou si vous devez simplement récupérer l'argent du propriétaire (par exemple, vous avez acheté une lampe pour le propriétaire et avez déjà reçu la facture du magasin au nom du propriétaire).
- Ajoutez une Réservation, des Frais ou une Taxe qui seront inclus dans la facture du bénéficiaire
- Ajoutez Autre (pour les revenus) ou une Dépense (pour toute dépense) qui ne sera pas incluse dans la facture du bénéficiaire.
💡 Note : Lors de la création de Dépenses, le montant doit toujours être négatif.
Étant donné que les éléments ajoutés sont externes aux réservations, aucune stratégie n'est appliquée et par conséquent, aucun pourcentage n'est appliqué non plus.
🔎 Exemple 1 de comment ajouter un élément : Il y a eu une dépense supplémentaire de 125€ pour une lampe cassée dans le logement, qui n'est pas liée à une réservation. Le coût du service sera couvert par le propriétaire, mais la société de maintenance a créé la facture au nom de l'agence de location.
Dans ce cas, vous devrez faire ce qui suit :
- Ajoutez une Dépense de -125€ au paiement du propriétaire. Rendez-vous dans le relevé des propriétaires et sélectionnez Créer un paiement. Choisissez ensuite le propriétaire dans la liste déroulante. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Ajouter un élément.
➡ Sélectionnez Dépense en tant que type de concept, choisissez le logement où cette dépense s'est produite, ajoutez une description et une valeur fixe de -125€. - Afin d'équilibrer cela dans votre relevé des propriétaires, vous devez ajouter des Frais de 125€ au paiement de l'agence de location. Rendez-vous dans le relevé des propriétaires et sélectionnez Créer un paiement. Choisissez ensuite l'agence de location dans la liste déroulante. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Ajouter un élément.
➡ Sélectionnez Frais en tant que type de concept, choisissez le logement où ces frais se sont produits, ajoutez une description et une valeur fixe de 125€.
💡 Note : Si l'agence de location avait acheté la lampe pour le propriétaire et avait déjà reçu la facture du magasin au nom du propriétaire, vous devriez quand même créer une Dépense pour le propriétaire, mais pour l'agence, l'élément ajouté serait Autre.
Créer des paiements et des paiements partiels
Une fois que vous êtes satisfait du relevé de paiement, cliquez sur Tout semble OK. Créer un paiement. Vous pourrez voir chaque paiement dans le relevé des propriétaires. Vous n'avez qu'à cliquer sur Voir les paiements.
⚠ Important : Veuillez noter que la création de paiements dans votre relevé des propriétaires ne signifie pas qu'il y a effectivement un mouvement d'argent. Cela garantira simplement que vous avez le montant exact que vous devez payer à vos bénéficiaires et que vous pouvez créer une facture. Le transfert d'argent réel devra toujours être géré en externe via votre banque, etc.
Enfin, vous pourrez également télécharger vos paiements et ajouter des pièces jointes pour les références ultérieures (telles que les factures, les reçus de transfert, etc.).
💡 Note : Une fois que vous avez terminé de créer les paiements pour chaque bénéficiaire participant au relevé des propriétaires, le montant du Revenu net et le montant des Paiements effectués dans le résumé des paiements de votre relevé des propriétaires doivent correspondre exactement ! Par conséquent, il est extrêmement important que vous vous considériez comme un bénéficiaire afin que tous vos gains soient reflétés, et que vous puissiez voir en un coup d'œil s'il y a une incohérence entre vos revenus et vos paiements. Apprenez-en plus sur les raisons pour lesquelles le revenu net et les paiements ne correspondent pas.
Paiements partiels et suivi des transferts d'argent
Si vous voulez savoir si vous avez déjà effectué le transfert de paiement à l'un de vos bénéficiaires ou non, ou si vous voulez seulement verser une partie du montant d'une réservation à l'un de vos bénéficiaires, vous pouvez le faire avec les Paiements partiels. Ce serait le cas, par exemple, si vous proposez également des locations pour de plus longues périodes et que l'invité paie mensuellement. Vous voudriez ensuite payer le propriétaire du logement également sur une base mensuelle, avec des paiements partiels au lieu du montant total de la réservation. Dites simplement au système combien vous avez transféré au bénéficiaire, et le module comptable sauvegardera ces informations et vous indiquera s'il reste quelque chose à payer.
💡 Note : Même si la réservation est à long terme, la réservation est prise en compte uniquement dans le relevé de la période où la date d'arrivée était, donc si vous voulez payer le propriétaire en paiements partiels, vous devrez toujours le faire à partir du document de paiement du relevé correspondant à la date d'arrivée de cette réservation particulière. Cela vous aidera à suivre ce qui est payé et ce qui est dû en tout temps.
Pour suivre vos transferts d'argent, suivez ces étapes :
- Rendez-vous dans l'un de vos relevés des propriétaires et cliquez sur Voir les paiements.
- Ici, vous verrez la liste de tous les paiements que vous avez créés pour ce relevé des propriétaires. Pour indiquer au système le montant que vous avez réellement transféré au bénéficiaire, vous pouvez cliquer sur Détails.
Si le paiement est partiel, vous pouvez également Marquer comme payé. - Cliquez maintenant sur Paiements partiels, et sélectionnez Ajouter/voir un paiement partiel. Insérez ensuite le montant que vous avez transféré au bénéficiaire.
💡 Note : Si vous avez payé au bénéficiaire le montant total de la réservation, cliquez sur Marquer comme payé.
💡 Note : La Valeur du paiement indiquera le pourcentage de la valeur de la réservation qui a été payé au bénéficiaire, et tous les paiements partiels seront marqués en jaune dans votre liste de paiements, ce qui vous permettra de suivre facilement les réservations pour lesquelles des paiements restent en attente.
Une fois que vous avez vérifié que tous vos paiements sont corrects, vous pouvez commencer à créer des factures pour vos bénéficiaires.