Si vous êtes un gestionnaire de location / une conciergerie qui administre divers hébergements pour différents utilisateurs, vous voudrez peut-être accorder aux utilisateurs certaines autorisations d'accès dans Lodgify et leur attribuer un ou plusieurs hébergements. Il peut s’agir, par exemple, de l’accès aux réservations pour les propriétaires, de l’accès aux données pour les membres de votre équipe, et de l’accès aux calendriers et aux tâches pour votre personnel de ménage.
Parcourez les sections :
- Gérer vos comptes utilisateurs
- Plus d'informations sur les droits d'accès des utilisateurs
- Créer un utilisateur test pour tester les rôles et permissions
Gérer vos comptes utilisateurs
Pour créer un compte utilisateur :
- Rendez-vous dans votre Menu du compte en bas à gauche et sélectionnez Utilisateurs.
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Cliquez sur Créer un utilisateur
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Une fenêtre pop-up s’affichera, vous permettant de saisir les informations de l’utilisateur.
💡 Notes :- Si vous ne souhaitez pas que les invités voient le numéro de téléphone des utilisateurs sur le site web, sélectionnez Cacher les numéros de téléphone sur le site web.
- Assurez-vous que l'adresse e-mail utilisée pour lier le compte n’est pas déjà utilisée sur un autre compte, que ce soit en tant que titulaire du compte ou en tant qu’utilisateur du compte.
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Choisissez un rôle et gérez les droits d’accès de l’utilisateur à Lodgify et aux PM Modules.
En savoir plus sur les rôles et autorisations dans la section ci-dessous. - Attribuez un hébergement, puis cliquez sur Créer.
- Une fois l’utilisateur créé, vous pouvez activer les paiements utilisateur pour celui-ci en suivant les instructions ici.
- Le nouvel utilisateur recevra une invitation par e-mail pour finaliser la configuration de son compte.
💡 Note : Le lien de vérification dans l’e-mail sera actif pendant 24 heures. Si vous envoyez un deuxième e-mail de vérification avant la fin des 24 heures, le lien du premier e-mail sera automatiquement désactivé. - Lorsqu’ils cliqueront sur le lien de vérification, ils seront dirigés vers la page du compte utilisateur pour créer un mot de passe et renseigner les informations manquantes.
💡 Notes :
- Tant que le compte n’est pas vérifié ou complété, l’utilisateur apparaîtra comme En attente dans votre liste d’utilisateurs.
- Le widget permettant aux utilisateurs de s’inscrire directement sur notre site web a été supprimé.
Pour gérer un compte utilisateur :
- Rendez-vous dans votre Menu du compte en bas à gauche et sélectionnez Utilisateurs.
- Cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
- Modifiez ses informations, et si nécessaire, son rôle, ses permissions, l’hébergement assigné et son paiement.
💡 Note : Si vous ne souhaitez pas que les invités voient les numéros de téléphone des utilisateurs sur le site Web, sélectionnez l’option Cacher les numéros de téléphone sur le site web dans les Coordonnées.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Pour désactiver ou supprimer un utilisateur :
- Rendez-vous dans votre Menu du compte en bas à gauche et sélectionnez Utilisateurs.
- Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur l’icône des trois petits points à côté de En Attente / Activé, puis sélectionnez Supprimer ou Désactiver dans le menu déroulant.
Plus d'informations sur les droits d'accès des utilisateurs
Une information importante concernant les permissions des utilisateurs est que tout ce qui affecte l’ensemble du compte ne doit pas être disponible pour les utilisateurs, à l’exception de la section Politiques. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des sections et actions qui ne sont pas accessibles aux sous-utilisateurs et qui ne peuvent être gérées que par le titulaire principal du compte :
- Channel Manager
- Marketplace
- Publication d’un site web
- Paiements des utilisateurs
- Boîte de réception (dans les Paramètres)
- API publique
- Taxes de vente / TVA
- Messages programmés
- Factures
- Tarifs externes.
Autorisations de Lodgify
| Décidez si... | Note |
|---|---|
| L'utilisateur peut modifier les informations de contact de l'hébergement |
Si activée, l'utilisateur peut modifier les informations de contact de l'hébergement. Si désactivée, l'utilisateur ne verra pas l'icône du crayon. 💡 Note : Ce paramètre est valide uniquement conjointement avec le droit d'accès à modifier les hébergements assignés. |
| L'utilisateur peut voir les informations de contact de l'invité |
Il doit être activé pour permettre à l'utilisateur d'accéder à la boîte de réception. Si désactivé, les informations de contact de l'invité seront masquées dans la réservation : |
| L'utilisateur peut voir le nom de l'invité |
Il doit être activé pour permettre à l'utilisateur d'accéder à la boîte de réception. Si activé, le nom de l'invité apparaîtra dans la réservation : 💡 Note : La visibilité du nom de l'invité dépend également d'un paramètre distinct. |
| L'utilisateur peut modifier le calendrier et les réservations |
Si activé, l'utilisateur peut créer de nouvelles réservations et périodes indisponibles. 💡 Note : Pour créer une réservation ou une période indisponible, l'utilisateur doit également avoir l'autorisation de :
|
| L'utilisateur peut télécharger le rapport des réservations | Si activé, l'utilisateur peut télécharger un rapport de réservation pour les réservations de leur hébergement. |
| L'utilisateur peut synchroniser le calendrier via iCal | Si activé, l'utilisateur peut accéder à l'Importation/Exportation du Calendrier dans les Paramètres. |
| L'utilisateur peut gérer les politiques de l'hébergement | Si activé, l'utilisateur peut créer et modifier des Politiques via les Paramètres. |
| L'utilisateur peut oir la source de la réservation | Si activé, l'utilisateur peut voir depuis quelle source la réservation provient, par exemple Airbnb, Booking.com, etc. |
| L'utilisateur peut modifier les hébergements qui lui ont été attribués | Si activé, l’utilisateur peut accéder à la section Hébergements et la modifier, y compris les détails du logement, les prix, les disponibilités et les politiques. |
| L'utilisateur peut accéder au Créateur de site web |
Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder au créateur de site web.💡 Notes :
|
| Masquer les prix des réservations et les détails du devis |
Si elle est activée, les utilisateurs ne pourront pas voir les éléments et sections suivants :
💡 Note : Une fois activée, les permissions "Peut modifier le calendrier et les réservations" et "Peut télécharger le rapport des réservations" seront automatiquement désactivées. |
| Peut gérer les périodes indisponibles |
Si activé, les utilisateurs auront uniquement accès au calendrier, pourront voir les disponibilités, créer et modifier les périodes fermées.
|
💡 Note : Il n’est pas encore possible d’accorder à un utilisateur un accès complet.
Autorisations des PM Modules
| Cas pratique | Paramètres |
| Vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe voit les détails des invités. |
Accédez aux paramètres des permissions et désactivez les permissions suivantes :
|
| Vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe voit les conversations avec les invités. |
Dans les PM Modules de Lodgify, aucun message réel ne sera partagé avec vos membres de l'équipe. Cependant, si vous utilisez le formulaire de check-in en ligne, vous devrez vous assurer que le membre de l'équipe ne peut pas voir les commentaires et notes de réservation. Étant donné que vos conversations avec les invités sont uniquement visibles dans votre système de réservation Lodgify, vous devez vous assurer que ce membre de l'équipe n'a aucune permission Lodgify. |
| Vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe voit les prix des réservations. | Pour masquer toute information sur les prix et les coûts des réservations, assurez-vous de désactiver les permissions liées à l'argent. |
| Vous voulez qu'un membre de l'équipe ait accès à la version ordinateur des PM Modules. | Pour donner accès à la version desktop des PM Modules, vous devez activer la permission Peut accéder au site web des PM Modules. 💡 Note : Veuillez noter que cela donne également au membre de l'équipe accès à votre tableau de bord, avec des statistiques sur les hébergements qui lui sont assignés. |
| Vous voulez qu'un membre de l'équipe ait accès aux statistiques. | Activez la permission Peut accéder au site web des PM Modules. Cela donne automatiquement accès au tableau de bord. |
Rôles PM Modules
| Rôle | Autorisations | ||||
| Administrateur |
Le rôle d'un Administrateur de l'équipe est d'agir en tant que gestionnaire de location, tout en pouvant gérer l'ensemble de l'équipe. Toutes les autorisations sont activées par défaut. Il peut inviter d'autres personnes et gérer l'accès et les autorisations des autres membres de l'équipe, à l'exception du propriétaire de l'équipe ou d'autres administrateurs de l'équipe. Un administrateur n'a accès qu'aux logements qui lui sont assignés, et les logements assignés peuvent être modifiés. Un administrateur peut accéder au site web des PM Modules. 💡 Note : Une équipe peut avoir plusieurs administrateurs. |
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| Gestionnaire d'hébergement | Un Gestionnaire de location a un accès complet à toutes les fonctionnalités sauf pour la modification des autorisations d'autres utilisateurs. Un gestionnaire de location peut accéder au site web des PM Modules. | ||||
| Agent d'enregistrement |
Tout Agent de check-in aura, par défaut, accès à toutes les fonctionnalités sauf :
Les agents d'enregistrement n'ont accès qu'à l'application mobile, pas au site web. 💡 Note : Tout propriétaire de l'équipe, administrateur, ou gestionnaire de location peut modifier manuellement les autorisations d'un utilisateur pour appliquer plus ou moins de restrictions. |
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| Personnel de nettoyage |
Le personnel de nettoyage ne peut accéder qu'à l'application mobile, pas au site web, et a un accès limité à la plupart des fonctionnalités :
💡 Note : Tout propriétaire de l'équipe, administrateur ou gestionnaire de location peut modifier manuellement les autorisations d'un utilisateur pour appliquer plus ou moins de restrictions. |
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| Propriétaire d'hébergement |
Les Propriétaires de logements n'ont accès qu'à l'application mobile, pas au site web. Les autorisations attribuées par défaut aux propriétaires de logements sont :
💡 Note : Tout propriétaire de l'équipe, administrateur ou gestionnaire de location peut modifier manuellement les autorisations d'un utilisateur pour appliquer plus ou moins de restrictions. 💡 Note : Chaque logement ne peut avoir qu'un seul propriétaire. |
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| Membre | Les membres disposent du niveau de permission le plus bas et n’ont aucune permission attribuée par défaut. Vous pouvez choisir quels accès leur accorder dans les paramètres des permissions. |
Créer un utilisateur test pour tester les rôles et permissions
Si vous souhaitez tester la façon dont un rôle voit le contenu après lui avoir donné accès, vous pouvez créer un utilisateur test et essayer différents rôles et permissions.
Pour créer un utilisateur test, il suffit de créer un nouvel utilisateur en utilisant une autre adresse e-mail. Si vous utilisez une adresse e-mail liée à Google, vous pouvez appliquer l’astuce ci-dessous.
Sinon, vous pouvez utiliser un service de messagerie publique comme Mailinator.
Si vous utilisez une adresse e-mail Google et que votre adresse habituelle est, par exemple, myaddress@myagency.com, vous pouvez créer un nouvel utilisateur avec une adresse e-mail alternative comme myaddress+test@myagency.com. Le système considérera cet utilisateur comme un membre distinct de l’équipe, mais vous recevrez toujours l’e-mail d’invitation à myaddress@myagency.com. Il vous suffira d’accepter l’invitation et d’expérimenter les permissions !
💡 Note : Vous pouvez ajouter n’importe quel texte après le signe + dans votre adresse e-mail, ce qui vous permet de créer un utilisateur spécifique pour chaque rôle, par exemple myaddress+owner@myagency.com ou myaddress+cleaning@myagency.com.
Une fois l’invitation acceptée, attribuez les permissions.