Si vous êtes un gestionnaire de location qui administre divers hébergements pour différents utilisateurs, vous voudrez peut-être accorder aux utilisateurs des hébergements certains droits d'accès dans Lodgify et leur attribuer un hébergement. Il peut s'agir, par exemple, de l'accès aux réservations pour les propriétaires, de l'accès aux données pour les membres de votre équipe, et de l'accès aux calendriers et aux tâches pour votre personnel de nettoyage.
Parcourez les sections :
Comment gérer vos comptes utilisateurs
Créer un compte utilisateur
Pour créer un compte utilisateur :
- Rendez-vous dans votre Menu du compte en bas à gauche et sélectionnez Utilisateurs.
- Cliquez sur Créer un utilisateur.
- Une fenêtre pop-up s'affiche, dans laquelle vous pouvez saisir les informations de l'utilisateur.
💡 Notes :- Si vous ne souhaitez pas que vos invités voient le numéro de téléphone de l'utilisateur sur le site web, sélectionnez Cacher les numéros de téléphone sur le site web.
- Assurez-vous que l'adresse e-mail utilisée pour lier le compte n'est pas déjà utilisée sur un autre compte, que ce soit en tant que titulaire du compte ou en tant qu'utilisateur du compte.
- Choisissez un rôle et gérez les droits d'accès de l'utilisateur à Lodgify et aux PM Modules.
En savoir plus sur les rôles et autorisations dans la section ci-dessous. - Attribuez un hébergement, puis cliquez sur Créer.
- Une fois l'utilisateur créé, vous pouvez activer les paiements des utilisateurs pour celui-ci. Découvrez comment Configurer les paiements pour les utilisateurs.
- Le nouvel utilisateur reçoit une invitation par e-mail pour finaliser la configuration de son compte.
💡 Note : Le lien de vérification dans l'e-mail est actif pendant 24 heures. Si vous envoyez un deuxième e-mail de vérification avant la fin des 24 heures, le lien du premier e-mail est automatiquement désactivé. - Lorsqu'il clique sur le lien de vérification, il est dirigé vers la page Compte utilisateur pour créer un mot de passe pour la connexion à son compte et renseigner les informations manquantes.
💡 Note : Tant que le compte n'est pas vérifié, l'utilisateur apparaît comme En attente dans votre liste d'utilisateurs.
Gérer un compte utilisateur
Pour gérer un compte utilisateur :
- Rendez-vous dans votre Menu du compte en bas à gauche et sélectionnez Utilisateurs.
- Cliquez sur l'utilisateur que vous souhaitez modifier.
- Modifiez ses informations et, le cas échéant, son rôle, ses permissions, l'hébergement assigné et son paiement.
💡 Note : Si vous ne souhaitez pas que vos invités voient le numéro de téléphone de l'utilisateur sur le site web, sélectionnez Cacher les numéros de téléphone sur le site web dans les Informations de contact. - Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Supprimer un compte utilisateur
Pour désactiver ou supprimer un utilisateur :
- Rendez-vous dans votre Menu du compte en bas à gauche et sélectionnez Utilisateurs.
- Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur l'icône des trois points à côté de En attente ou Activé, puis sélectionnez Supprimer ou Désactiver dans le menu déroulant.
Plus d'informations sur les droits d'accès des utilisateurs
Une information importante concernant les autorisations des utilisateurs : tout ce qui affecte l'ensemble du compte ne doit pas être accessible aux utilisateurs, à l'exception de la section Politiques. Voici une liste non exhaustive des sections et des actions qui ne sont pas accessibles aux sous-utilisateurs et qui ne peuvent être gérées que par le titulaire principal du compte :
- Analytics
- Channel Manager
- Marketplace
- Publication d'un site web
- Créer un hébergement
- Supprimer un hébergement
- Paiements des utilisateurs
- Boite de réception (dans les Paramètres)
- API publique
- Affichage de la Taxe de vente / TVA
- Messages programmés
- Factures
- Tarifs externes
- Obtenir de l'aide
💡 Note : Seul le titulaire principal du compte peut contacter notre équipe d'assistance, et il n'est pas possible d'autoriser d'autres adresses e-mail à le faire. Si un utilisateur a besoin d'aide, il peut demander au titulaire principal du compte de nous contacter.
Autorisations de Lodgify
| Autorisation | Détails |
|---|---|
| Modifier l'hébergement | Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder à la section Hébergements et la modifier, ce qui inclut les détails de l'hébergement, les informations tarifaires, les disponibilités et les politiques. |
| Modifier les coordonnées des hébergements | Si elle est activée, l'utilisateur peut modifier les informations de contact de l'hébergement. Si elle est désactivée, l'utilisateur ne voit pas cette option. 💡 Note : Cette autorisation nécessite Modifier l'hébergement. |
| Gérer les paramètres des hébergements | Si elle est activée, l'utilisateur peut attribuer des promotions et des suppléments. 💡 Note : Cette autorisation nécessite Modifier l'hébergement. |
| Gérer les politiques des hébergements | Si elle est activée, l'utilisateur peut créer et modifier les Politiques via les Paramètres. |
| Modifier le calendrier et les réservations | Si elle est activée, l'utilisateur peut créer de nouvelles réservations et des périodes indisponibles. 💡 Note : Pour créer une réservation ou une période indisponible, l'utilisateur doit également disposer de Voir les coordonnées de l'invité, Voir le nom de l'invité et Télécharger le rapport des réservations. |
| Voir le nom de l'invité | Si elle est activée, le nom de l'invité apparaît dans la réservation. 💡 Note : La visibilité du nom de l'invité dépend également de Voir les coordonnées de l'invité. |
| Voir les coordonnées de l'invité | Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder à la boite de réception. Si elle est désactivée, les coordonnées de l'invité sont masquées dans la réservation. |
| Afficher la source des réservations | Si elle est activée, l'utilisateur peut voir de quelle source provient la réservation, par exemple Airbnb ou Booking.com. |
| Synchroniser le calendrier via iCal | Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder à Importer/Exporter le calendrier dans les Paramètres. |
| Télécharger le rapport des réservations | Si elle est activée, l'utilisateur peut télécharger un rapport de réservations pour les réservations de son hébergement. |
| Accéder au Créateur de site web |
Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder au Site Web, à l'exception de la publication.
|
| Masquer les prix des réservations et les détails du devis |
Si elle est activée, l'utilisateur ne peut pas voir les éléments et sections suivants :
|
| Gérer les périodes indisponibles uniquement |
Si elle est activée, l'utilisateur peut uniquement accéder au calendrier, consulter les disponibilités, et créer et modifier des périodes indisponibles.
|
| Accéder aux fonctionnalités des PM Modules | Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder aux PM Modules depuis le menu principal. Pour accorder l'accès à des fonctionnalités spécifiques des PM Modules, attribuez les autorisations correspondantes. |
| Accéder aux relevés des propriétaires | Si elle est activée, l'utilisateur peut accéder aux relevés financiers des propriétaires d'hébergements. |
💡 Note : Il n'est pas possible d'accorder un accès complet à un utilisateur.
Autorisations des PM Modules
| Cas d'usage | Paramètres |
|---|---|
| Vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe voie les détails des invités. |
Rendez-vous dans les paramètres des autorisations et désactivez les autorisations suivantes :
|
| Vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe voie les conversations avec l'invité. | Au sein des PM Modules de Lodgify, aucun message n'est partagé avec les membres de votre équipe. Cependant, si vous utilisez le formulaire d'enregistrement en ligne, assurez-vous que le membre de l'équipe ne dispose pas de Voir les notes de réservation ni de Voir et ajouter des commentaires de réservation. Comme vos conversations avec l'invité sont uniquement visibles dans votre système de réservations Lodgify, vous devez également vous assurer que ce membre de l'équipe ne dispose d'aucune autorisation Lodgify. |
| Vous ne voulez pas qu'un membre de l'équipe voie les prix des réservations. | Pour masquer toute information sur les prix et les coûts de réservation, veillez à désactiver les autorisations liées à l'argent. |
| Vous voulez qu'un membre de l'équipe utilise la version bureau des PM Modules. | Activez Accéder au site Web PM Modules. Sans cette autorisation, le membre de l'équipe ne peut utiliser que l'application mobile. 💡 Note : Cela donne également au membre de l'équipe accès au Centre de contrôle, avec les statistiques des hébergements qui lui sont attribués. |
Rôles PM Modules
| Rôle | Autorisations | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Administrateur | Un Administrateur agit en tant que gestionnaire de location et peut également gérer l'ensemble de l'équipe. Toutes les autorisations sont activées par défaut, et il peut en plus inviter d'autres membres de l'équipe et gérer leur accès et leurs autorisations, à l'exception de ceux du titulaire principal du compte ou des autres Administrateurs. Un Administrateur ne peut accéder qu'aux hébergements qui lui sont attribués, et vous pouvez modifier la liste de ces hébergements. Un Administrateur peut accéder au site web des PM Modules. 💡 Note : Une équipe peut compter plusieurs Administrateurs. |
||||
| Gestionnaire de location | Un Gestionnaire de location dispose d'un accès complet à toutes les fonctionnalités, à l'exception de la modification des autorisations des autres utilisateurs. Un Gestionnaire de location peut accéder au site web des PM Modules. | ||||
| Agent de check-in |
Tout Agent de check-in dispose, par défaut, d'un accès à toutes les fonctionnalités, sauf :
Les Agents de check-in ne peuvent accéder qu'à l'application mobile, pas au site web. |
||||
| Personnel de nettoyage |
Le personnel de nettoyage ne peut accéder qu'à l'application mobile, pas au site web, et dispose d'un accès limité à la plupart des fonctionnalités :
💡 Note : Tout Administrateur ou Gestionnaire de location peut modifier manuellement les autorisations d'un utilisateur pour appliquer plus ou moins de restrictions. |
||||
| Propriétaire d'hébergement |
Les Propriétaires d'hébergement ne peuvent accéder qu'à l'application mobile, pas au site web. Les autorisations définies par défaut pour les Propriétaires d'hébergement sont :
💡 Notes :
|
||||
| Membre | Membre est le rôle le plus bas, sans aucune autorisation attribuée par défaut. Vous choisissez quels accès leur accorder dans les paramètres des autorisations. |
Créer un utilisateur test pour tester les rôles et permissions
Si vous souhaitez tester ce qu'un utilisateur ayant un rôle donné peut voir une fois que vous lui accordez l'accès, vous pouvez créer un utilisateur test et essayer différents rôles et autorisations.
Pour créer un utilisateur test, créez un nouvel utilisateur avec une adresse e-mail différente. La plupart des fournisseurs de messagerie vous permettent d'ajouter un signe plus suivi du texte de votre choix à votre adresse, et le message arrive quand même dans votre boite de réception habituelle. Si votre adresse e-mail est, par exemple, myaddress@myagency.com, vous pouvez créer un nouvel utilisateur avec myaddress+test@myagency.com. Le système traite ce membre de l'équipe comme un utilisateur différent, mais vous recevez toujours l'e-mail d'invitation sur myaddress@myagency.com.
💡 Note : Vous pouvez saisir ce que vous voulez après le signe +, afin de créer une adresse spécifique pour chaque rôle, par exemple, myaddress+owner@myagency.com ou myaddress+cleaning@myagency.com.
Acceptez l'invitation, puis attribuez les autorisations que vous souhaitez tester.