La fonctionnalité de gestion des tâches vous permet d'assigner et d'automatiser toutes les tâches de routine de votre équipe.
Parcourez les sections :
Membres de l'équipe
- Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe dans la section Membres de l'équipe en ajoutant leur e-mail et en sélectionnant leur rôle. Ils recevront une invitation par e-mail pour rejoindre Lodgify et créer leur propre mot de passe pour se connecter.
- Une fois leur compte créé, vous devrez les assigner aux hébergements avec lesquels ils travaillent et, si vous le souhaitez, modifier leurs permissions.
- N'oubliez pas que le personnel de nettoyage devra accéder à son calendrier de tâches via l'application principale de Lodgify. Ils peuvent télécharger l'application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et utiliser l'identifiant et le mot de passe créés lors de leur inscription.
- Il est important que votre équipe active les notifications de l'application pour être informée des tâches qui lui sont assignées.
Tâches
Vous pouvez créer trois types de tâches :
- Tâches ponctuelles : ce sont des missions uniques qui ne se répètent pas.
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Tâches planifiées automatiquement
- Basées sur les réservations : tâches qui doivent être déclenchées en fonction des réservations (ex : check-ins, ménage après le check-out).
- Basées sur le temps (prochainement) : tâches qui n'ont pas besoin d'être déclenchées par une réservation (ex : sur une base mensuelle, hebdomadaire, etc.).
Champs des tâches
- Hébergement : sélectionnez n'importe quel hébergement existant ou choisissez Aucun hébergement pour les tâches administratives. Note : les tâches sans hébergement ne peuvent pas être planifiées automatiquement en fonction des réservations car elles ne sont pas liées à une location.
- Planifié automatiquement : vous pouvez activer cette option pour générer automatiquement les tâches de ménage après le départ (check-out).
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Date, heure de début et de fin : si laissé vide ou si Aucun hébergement est sélectionné → heure par défaut : 9h00 – 13h00. Si un hébergement est sélectionné →
- Heure de début = heure de départ (check-out) de l'hébergement
- Heure de fin = heure de départ + 4 heures
- Les tâches ne peuvent commencer et se terminer que le même jour. (Prochainement : durée de la tâche, remplaçant la date de fin fixe.)
- Assigné à : les tâches peuvent être assignées soit à un rôle (« n'importe quel… »), soit à une personne spécifique.
- La Description et la Checklist sont facultatives.
Modification et suppression de tâches
- Lors de la modification ou de la suppression d'une tâche, il vous sera demandé si l'action s'applique uniquement à la tâche sélectionnée ou à celle-ci et à toutes les tâches récurrentes futures.
Photos obligatoires
Pour les tâches avec photos obligatoires activées dans les éléments de la checklist, les utilisateurs doivent télécharger une photo pour chaque élément avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée.
Visualisation par rôle
- Le personnel de nettoyage, le propriétaire et l'agent d'accueil ne peuvent voir que les tâches de l'hébergement qui leur est assigné et les tâches créées sans hébergement sélectionné.
- Les tâches non réclamées sont des tâches assignées à un rôle spécifique.