Guide des fonctionnalités Ultimate

Explorez les modules :

Rapports
Gestion des tâches
Module voyageurs
Formulaire d'enregistrement des invités
Relevés propriétaire
Accès utilisateur

Rapports

La section Rapports de votre compte Lodgify vous aide à garder une vue d'ensemble de votre activité grâce aux statistiques, aux transactions et à l'occupation actuelle de vos hébergements.

Retrouvez plus d'informations dans cet article.

En haut à gauche, vous pouvez accéder à différentes sections (invités hébergés, occupation, entre autres).
En haut à droite, vous pouvez filtrer les informations visibles dans cette section (filtrer par hébergements, dates, et un bouton d'information avec plus de détails).
📱 Sur l'application mobile, les statistiques sont disponibles dans le tableau de bord.

Gestion des tâches

La fonctionnalité Gestion des tâches vous permet d'attribuer et d'automatiser toutes les tâches routinières de votre équipe.

Membres de l'équipe

Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe dans la section Utilisateurs en ajoutant leur e-mail et en sélectionnant leur rôle. Ils recevront une invitation par e-mail pour rejoindre Lodgify et créer leur propre mot de passe pour se connecter.
Une fois qu'ils ont créé un identifiant de connexion, vous devrez les assigner aux hébergements avec lesquels ils travaillent et, si vous le souhaitez, modifier leurs autorisations.
N'oubliez pas que les agents d'entretien devront accéder à leur calendrier de tâches via l'application Lodgify principale. Ils peuvent télécharger l'application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et ils utiliseront le nom d'utilisateur et le mot de passe créés lors de la création de leur identifiant de connexion.
Il est important que votre équipe active les notifications de l'application pour être informée des tâches qui leur sont attribuées.

Tâches

Vous pouvez créer trois types de tâches :

Les tâches ponctuelles sont des tâches uniques qui ne se répètent pas.
Tâches programmées automatiquement
- Tâches basées sur les réservations qui doivent être déclenchées en fonction des réservations (par exemple, les arrivées, le ménage après un départ).
- Basées sur le temps (bientôt disponible) - tâches qui n'ont pas besoin d'être déclenchées en fonction des réservations (par exemple, sur une base mensuelle, hebdomadaire, etc.).

Champs de la tâche

Hébergement : Sélectionnez un hébergement existant ou choisissez Aucun hébergement pour les tâches administratives. Remarque : les tâches « Aucun hébergement » ne peuvent pas être programmées automatiquement en fonction des réservations, car elles ne sont liées à aucun hébergement.
Programmée automatiquement : Vous pouvez activer cette option pour générer automatiquement des tâches de ménage après départ.
Date, heure de début et de fin : Si laissé vide ou si Aucun hébergement est sélectionné → heure par défaut : 9h00 – 13h00. Si un hébergement est sélectionné →
- Heure de début = heure de départ de l'hébergement
- Heure de fin = heure de départ + 4 heures
Les tâches ne peuvent commencer et se terminer que le même jour. (Bientôt disponible : durée de la tâche, en remplacement de la date de fin fixe.)
Assigné à : les tâches peuvent être attribuées soit à un rôle (« l'un des... »), soit à une personne spécifique.
La Description et la Checklist sont facultatives.

Modification et suppression des tâches

Lors de la modification ou de la suppression d'une tâche, il vous sera demandé de choisir si l'action s'applique uniquement à la tâche sélectionnée ou à cette tâche et à toutes les occurrences récurrentes futures.

Photos obligatoires

Pour les tâches dont les photos obligatoires sont activées dans les éléments de la checklist, les utilisateurs doivent télécharger une photo pour chaque élément de la checklist avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée.

Visualisation par rôle

Le personnel de ménage, le propriétaire de l'hébergement et l'agent de contrôle ne peuvent voir que les tâches de leur hébergement assigné et les tâches créées sans hébergement (Aucun hébergement sélectionné).
Les tâches non réclamées sont des tâches attribuées à un rôle spécifique.

Module voyageurs

L'application voyageurs des PM Modules est une application mobile que nous avons créée spécifiquement pour vos invités. Elle facilite la communication avec vos invités tout au long du processus de réservation. L'application voyageurs peut facilement être téléchargée depuis le Google Play Store ou l'Apple App Store, alors découvrez ce qu'elle peut vous offrir, à vous et à vos invités. Si vous débutez avec les PM Modules, vous pouvez également consulter cet article d'aide.

Parcourez les sections :

Application voyageurs
Formulaire et e-mail de pré-check-in
Guides
Ressources liées

Application voyageurs

Toutes les informations du module voyageurs sont accessibles à l'invité depuis l' application voyageurs (appelée Lodgify Guest) ou depuis une version ordinateur, comme les paramètres de l'hébergement et les guides.
Le code dont un invité a besoin pour accéder à l'application est celui qui se trouve dans Réservations - Connexion invités.

Formulaire et e-mail de pré-check-in

Accédez-y depuis Menu principal → Paramètres → Check-in en ligne, où vous pouvez configurer votre formulaire de pré-check-in et l'e-mail qui sera envoyé aux invités, leur demandant leurs coordonnées, leurs détails d'arrivée, leur moyen de transport, et, si vous le souhaitez, également leur numéro de passeport/téléchargement ou toute forme de pièce d'identité. Vous pouvez également configurer vos propres questions. Découvrez comment se fait la configuration complète dans cet article.
Pour le formulaire de pré-check-in, nous recommandons également de l'envoyer par SMS (sans coût supplémentaire), car Airbnb pourrait bloquer l'e-mail.
Vous pouvez trouver les réponses au formulaire de pré-check-in dans la section Réservations, à l'intérieur de la réservation - sous Check-in en ligne. Si vous le souhaitez, vous pouvez même l'envoyer manuellement depuis cet endroit.

Paramètres de l'hébergement

Il est essentiel de l'activer pour chaque hébergement afin que les invités puissent accéder à l'application.
Vous pouvez également définir les informations Wi-Fi, le code de la porte et les coordonnées de contact.

Guides

Vous pouvez créer un guide comprenant des vidéos, des photos et des informations sur l'hébergement. Ce guide peut être envoyé sous forme de PDF ou de lien menant au PDF. Sinon, il sera toujours accessible depuis l'application. Si vous avez déjà un guide, vous pouvez le télécharger au format PDF en cliquant sur Télécharger votre guide PDF.
Pour l'invité peu à l'aise avec la technologie, en allant dans la section Réservations et en cliquant sur Guide de l'hébergement, vous pouvez le télécharger et le lui envoyer directement en cliquant sur Afficher en dehors de Lodgify PM, dans le logo Messages. N'oubliez pas que la messagerie fonctionne avec les réservations Airbnb, Vrbo, Booking.com et Google Vacation Rentals.

Vidéos associées

Vous trouverez également ci-dessous quelques vidéos utiles pour mieux comprendre le formulaire de pré-check-in et l'application voyageurs :

Formulaire d'enregistrement des invités

Vous pouvez activer la fonctionnalité d'enregistrement des invités pour automatiser la collecte des informations sur les invités requises par les autorités locales. Elle s'adapte aux exigences légales de chaque région, garantissant que vous recueillez les bonnes informations. Une fois les informations collectées, elles sont automatiquement envoyées aux autorités concernées, ce qui vous fait gagner du temps et assure la conformité.

💡 Notes :

La connexion des hébergements aux autorités locales doit se faire hébergement par hébergement, même s'ils relèvent de la même réglementation des autorités locales.
Selon le pays, vous devrez peut-être aussi connecter les Statistiques, en suivant le même processus.
Voici plus d'informations sur le formulaire d'enregistrement des invités.

Relevés propriétaire

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Relevés propriétaire sur Lodgify comme un rapport ou un outil de comptabilité de base.

Parcourez les sections :

Bénéficiaires
Configurer vos règles de versement
Relevés
- Comment créer un relevé propriétaire
- Télécharger et partager des relevés

Bénéficiaires

Un bénéficiaire est toute personne qui va gagner de l'argent grâce aux réservations d'un hébergement (par exemple, un propriétaire ou vous). N'oubliez pas d'ajouter les Informations légales pour chaque bénéficiaire (telles que son adresse, ses coordonnées bancaires, etc.).

Avant de générer des relevés, vous devez configurer chaque propriétaire dans le système. Cela implique de saisir les informations du profil du propriétaire, de le relier à un ou plusieurs hébergements, et de définir des règles de versement. Les règles de versement déterminent comment les revenus de réservation, les frais et les taxes sont répartis entre le propriétaire et le gestionnaire. Les propriétaires peuvent également être reliés à un utilisateur Lodgify, ce qui garantit qu'ils ne voient que leurs propres relevés.

Le profil du propriétaire : saisissez les informations du propriétaire. Si ce propriétaire est également un utilisateur de votre compte Lodgify, sélectionnez Associer un utilisateur pour préremplir les champs et lui donner accès uniquement à ses propres relevés.
Les hébergements du propriétaire : sélectionnez le ou les hébergements associés à ce propriétaire.
Les règles de versement : définissez comment les revenus de réservation sont partagés entre le gestionnaire et le propriétaire, y compris le tarif du logement, les frais et les taxes.
Modifier un propriétaire : cliquez sur le propriétaire, puis sur l'icône de crayon pour modifier les informations relatives à ce propriétaire.

Configurer vos règles de versement

Il vous sera demandé de remplir plusieurs champs pour définir la stratégie de versement :

Tarif du logement : si la totalité du tarif du logement revient au propriétaire, cliquez simplement sur le propriétaire et laissez le bouton désactivé. Si vous souhaitez répartir le tarif du logement, activez le bouton de pourcentage et définissez les versements pour le gestionnaire et le propriétaire.
Inclure les commissions de canal : cochez cette case si vous souhaitez que les revenus soient calculés sur le montant total avant déduction des commissions de canal, en répartissant le montant payé par l'invité.
Inclure les suppléments de réservation : cochez cette case si vous souhaitez inclure les frais de suppléments dans les calculs de répartition.
Frais : si la totalité des frais revient au propriétaire, sélectionnez simplement le propriétaire et laissez le bouton désactivé. Si vous souhaitez répartir les frais, activez le bouton de pourcentage et définissez les versements pour le gestionnaire et le propriétaire. Vous pouvez appliquer des paramètres différents pour les frais de ménage et pour les autres frais.
Taxes reversées : choisissez si les taxes payées par les invités doivent revenir au gestionnaire ou au propriétaire.

En savoir plus sur la gestion des propriétaires pour vos relevés et règles de versement :

Transactions

Les transactions telles que les dépenses ou les crédits liés aux hébergements peuvent être enregistrées pour être incluses dans les relevés. Ces transactions peuvent être ponctuelles ou récurrentes, par exemple pour un abonnement mensuel à un service, et elles sont liées à la fois au propriétaire et à l'hébergement.

Relevés

Vous pouvez générer des relevés pour des périodes spécifiques :

Les relevés peuvent être créés en tant que rapports ponctuels ou en tant que rapports récurrents pour des mises à jour régulières (générant automatiquement, par exemple, des relevés mensuels)
Le relevé inclura tous les hébergements concernés et fournira une répartition détaillée des versements, frais, taxes et de tout frais ou supplément additionnel
Les commissions OTA sont automatiquement importées depuis les OTA, il n'est donc pas nécessaire de les saisir manuellement
Une fois les versements traités, les relevés peuvent être marqués comme payés (pour aider à garder les dossiers financiers organisés et s'assurer que le gestionnaire et le propriétaire savent quels paiements ont été effectués)

Comment créer un relevé propriétaire

Allez dans le menu de gauche, sélectionnez Avancé, puis cliquez sur Rapports. Sélectionnez Relevés propriétaire dans la barre latérale gauche.
Cliquez sur le propriétaire pour lequel vous souhaitez créer un nouveau relevé, puis sélectionnez + Relevé.
Choisissez si vous souhaitez que le relevé soit ponctuel ou récurrent :
- S'il est ponctuel, sélectionnez simplement la date de début et la date de fin.
- S'il est récurrent, choisissez la fréquence et le premier jour de début de la récurrence (par exemple, tous les mois à partir du 3 de chaque mois).
Activez cette option si vous souhaitez répartir les revenus par nuit de séjour (au lieu d'attribuer l'intégralité des revenus d'une réservation à une seule date, le montant sera réparti nuit par nuit sur toute la durée du séjour).
Sélectionnez le ou les hébergements et cliquez sur Générer pour enregistrer votre relevé.

En savoir plus sur la création et la gestion des relevés propriétaire ici :

Télécharger et partager des relevés

Les relevés peuvent être téléchargés au format PDF ou XLS, ce qui facilite leur stockage ou leur partage avec les propriétaires. Si le propriétaire est un utilisateur, il n'a accès qu'à ses propres relevés via son compte Lodgify.

Trouvez le relevé que vous souhaitez télécharger
Cliquez sur un propriétaire pour voir tous les relevés liés à ce propriétaire, ou cliquez sur Relevés pour voir tous les relevés.
Une fois le relevé localisé, cliquez dessus, et une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Cliquez sur Télécharger en bas à droite et sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez télécharger le rapport.
Pour plus d'informations : Télécharger vos relevés propriétaire

Accès utilisateur

Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe dans la section Utilisateurs de votre compte en ajoutant leur e-mail et en sélectionnant leur rôle. Ils recevront une invitation par e-mail pour rejoindre Lodgify et créer leur propre mot de passe pour se connecter.

Découvrez comment gérer les utilisateurs dans cet article.

Une fois qu'ils ont créé un identifiant de connexion, vous devrez les assigner aux hébergements avec lesquels ils travaillent et, si vous le souhaitez, modifier leurs autorisations.
N'oubliez pas que les agents d'entretien devront accéder à leur calendrier de tâches via l'application Lodgify principale. Ils peuvent télécharger l'application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et ils utiliseront le nom d'utilisateur et le mot de passe créés lors de la création de leur identifiant de connexion.
N'oubliez pas que les propriétaires ne peuvent, par défaut, pas voir la version ordinateur des PM Modules. Ils devront accéder à leurs tâches en utilisant l'application Lodgify principale. Ils peuvent télécharger l'application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et ils utiliseront le nom d'utilisateur et le mot de passe créés lors de la création de leur identifiant de connexion Lodgify pour se connecter à l'application.
- Vous pouvez leur donner accès à la version ordinateur en activant l'autorisation « Peut accéder aux fonctionnalités des PM Modules » + « Peut accéder au site web des PM Modules ».
- Si vous souhaitez que les Utilisateurs aient accès aux statistiques, en plus de l'autorisation ci-dessus, vous devez également activer « Peut voir les graphiques liés aux revenus » et/ou « Peut voir les graphiques non liés aux revenus ». Cette option n'est visible que sur la version site web des PM Modules.
- Depuis la version ordinateur, en allant dans la section Hébergement, ils pourront voir un calendrier et leurs disponibilités. Cependant, il s'agit d'un accès en lecture seule.
Le propriétaire peut également consulter les statistiques depuis le Centre de contrôle, depuis l'application ou depuis l'ordinateur.