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Guide des fonctionnalités Ultimate

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Lodgify Resources Team
  • Mise à jour

Parcourez les modules :

Rapports

La section Rapports de votre compte Lodgify vous permet de garder une vue d'ensemble de votre activité grâce aux analyses, aux transactions et à l'occupation actuelle de vos hébergements.

Retrouvez plus d'informations dans cet article.

  • En haut à gauche, vous pouvez accéder à différentes sections (invités accueillis, occupation, entre autres).
  • En haut à droite, vous pouvez filtrer les informations affichées dans cette section (filtrer par hébergements, dates, et un bouton d'information avec plus de détails).
  • 📱 Sur l'application mobile, les analyses sont disponibles dans le tableau de bord.

Tâches

La fonctionnalité de gestion des tâches vous permet d'assigner et d'automatiser toutes les tâches de routine de votre équipe.

Membres de l'équipe

  • Vous pouvez ajouter des membres d’équipe dans la section Utilisateurs en ajoutant leur e-mail et en sélectionnant leur rôle. Ils recevront un e-mail d’invitation pour rejoindre Lodgify et créer leur mot de passe.
  • Une fois leur accès créé, vous devrez les affecter aux hébergements avec lesquels ils travaillent et, si besoin, modifier leurs autorisations.
  • Les personnes en charge du ménage devront accéder à leur calendrier de tâches via l’application principale Lodgify. Ils peuvent télécharger l’application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe créés lors de l’inscription.
  • Il est important que l’équipe active les notifications de l’application afin de recevoir les alertes pour les tâches qui lui sont assignées.

Tâches

Vous pouvez créer trois types de tâches :

  • Tâches ponctuelles : une tâche unique qui ne se répète pas.
  • Tâches planifiées automatiquement
    • Basées sur les réservations : déclenchées en fonction des réservations (ex. check-in, ménage après check-out).
    • Basées sur le temps (bientôt disponible) : déclenchées selon une fréquence (mensuelle, hebdomadaire, etc.).

Champs d'une tâche

  • Hébergement : sélectionnez un hébergement existant ou choisissez Aucun hébergement pour les tâches administratives. Remarque : les tâches Aucun hébergement ne peuvent pas être planifiées automatiquement en fonction des réservations, car elles ne sont pas liées à un hébergement.
  • Planifiée automatiquement : activez cette option pour générer automatiquement des tâches de ménage au check-out.
  • Date, heure de début et heure de fin : si ces champs sont vides, ou si Aucun hébergement est sélectionné → horaire par défaut : 9:00 – 13:00. Si un hébergement est sélectionné →
    • Heure de début = heure de check-out de l’hébergement
    • Heure de fin = heure de check-out + 4 heures
  • Les tâches doivent commencer et se terminer le même jour. (Bientôt disponible : durée de tâche, remplaçant l’heure de fin fixe.)
  • Assigné à : l’assignation peut se faire à un rôle (« n’importe qui parmi… ») ou à une personne spécifique.
  • Description et Checklist sont optionnelles.

Modification et suppression de tâches

  • Lors de la modification ou de la suppression, vous devrez choisir si l’action s’applique uniquement à la tâche sélectionnée ou à celle-ci et à toutes les occurrences futures.

Photos obligatoires

  • Pour les tâches avec des éléments de checklist configurés en photos obligatoires, les utilisateurs doivent ajouter une photo pour chaque élément avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée.

Visualisation par rôle

  • Le personnel de ménage, les propriétaires et les agents de contrôle ne peuvent voir que les tâches de leurs hébergements assignés et les tâches créées sans hébergement (Aucun hébergement).
  • Les tâches non réclamées sont les tâches assignées à un rôle spécifique.

Module voyageurs

L'application voyageur des PM Modules est une application mobile que nous avons créée spécifiquement pour vos invités. Elle facilite la communication avec vos invités tout au long du processus de réservation. L'application voyageur peut être facilement téléchargée sur le Google Play Store ou l'Apple App Store, alors découvrez ce qu'elle peut vous offrir, à vous et à vos invités. Si vous venez de commencer avec les PM Modules, vous pouvez également consulter cet article d'aide.

Application invité

  • Toutes les informations du Module Invité sont accessibles par l’invité depuis l’application invité (Lodgify Guest) ou depuis la version desktop, comme les réglages de l’hébergement et les guides.
  • Le code dont l’invité a besoin pour accéder à l’application se trouve dans Réservations → Accès invité.

Formulaire et e-mail de pré-enregistrement

  • Accès : Menu principal → Paramètres → Enregistrement en ligne. Vous pouvez configurer le formulaire de pré check-in et l’e-mail envoyé aux invités, afin de collecter leurs coordonnées, détails d’arrivée, moyen de transport, et, si vous le souhaitez, numéro de passeport ou pièce d’identité (upload). Vous pouvez aussi personnaliser les questions. Pour le paramétrage complet, consultez cet article.
  • Pour le formulaire de pré check-in, il est recommandé de l’envoyer aussi par SMS (sans coût supplémentaire), car Airbnb peut bloquer l’e-mail.
  • Les réponses au formulaire de pré check-in se trouvent dans la section Réservations, dans la réservation → Enregistrement en ligne. Si besoin, vous pouvez aussi le renvoyer manuellement depuis cet endroit.

Paramètres de l'hébergement

  • Il est essentiel de l’activer pour chaque hébergement afin que les invités puissent accéder à l’application.
  • Vous pouvez également configurer les informations Wi-Fi, le code de porte et les informations de contact.

Guides

  • Vous pouvez créer un guide avec des vidéos, photos et informations sur l’hébergement. Ce guide peut être envoyé sous forme de PDF ou via un lien menant au PDF. Sinon, il reste toujours accessible depuis l’application. Si vous avez déjà un guide, vous pouvez l’importer en PDF via Téléverser votre guide PDF.
  • Pour un invité « non technophile », depuis la section Réservations et en cliquant sur Guide de l’hébergement, vous pouvez le télécharger et l’envoyer directement en cliquant sur Afficher en dehors de Lodgify PM dans l’icône Messages. La messagerie fonctionne avec les réservations Airbnb, Vrbo, Booking.com et Google Vacation Rentals.

Vidéos liées

Vous trouverez également ci-dessous quelques vidéos utiles pour mieux comprendre le formulaire de pré-enregistrement et l'application voyageur :

Formulaire d'enregistrement des invités

Vous pouvez activer la fonctionnalité d’enregistrement des invités pour automatiser la collecte des informations requises par les autorités locales. Elle s’adapte aux exigences légales de chaque région afin de demander les bons éléments. Une fois les informations collectées, elles sont envoyées automatiquement aux autorités concernées, ce qui vous fait gagner du temps et assure la conformité.

💡 Notes :

Relevés propriétaire

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Relevés propriétaire sur Lodgify comme un rapport ou un outil de comptabilité de base. 

Bénéficiaires

Toute personne qui doit recevoir des revenus, par exemple un propriétaire ou vous. N’oubliez pas d’ajouter les Informations légales pour chacun (adresse, coordonnées bancaires, etc.).

Avant de générer des relevés, vous devez configurer chaque propriétaire dans le système : saisir les informations du profil, le lier à un ou plusieurs hébergements et définir des règles de versement. Les règles de versement déterminent comment les revenus, frais et taxes sont répartis entre le gestionnaire et le propriétaire. Un propriétaire peut aussi être lié à un utilisateur Lodgify, afin qu’il ne voie que ses propres relevés.

  • Profil du propriétaire : saisissez les informations. Si le propriétaire est aussi un utilisateur Lodgify, sélectionnez Associer un utilisateur pour pré-remplir et limiter l’accès à ses propres relevés.
  • Hébergements du propriétaire : sélectionnez l’/les hébergement(s) lié(s).
  • Règles de versement : définissez la répartition des revenus de réservation, frais et taxes.
  • Modifier un propriétaire : cliquez sur le propriétaire, puis sur l’icône crayon.

Configurer les règles de versement

Vous devrez renseigner plusieurs champs :

  • Tarif (Room rate) : si 100% va au propriétaire, sélectionnez le propriétaire et laissez le pourcentage désactivé. Pour répartir, activez le pourcentage et définissez les parts.
  • Inclure les commissions des canaux : cochez si vous souhaitez calculer le revenu sur le montant total avant déduction des commissions de canal.
  • Inclure les add-ons : cochez si vous souhaitez inclure les add-ons dans les calculs de répartition.
  • Frais : si 100% des frais va au propriétaire, sélectionnez le propriétaire et laissez le pourcentage désactivé. Pour répartir, activez le pourcentage et définissez les parts. Vous pouvez appliquer des paramètres différents pour les frais de ménage et les autres frais.
  • Taxes reversées (Pass-through taxes) : choisissez si les taxes payées par les invités reviennent au gestionnaire ou au propriétaire.
  • Articles utiles :

Transactions

Les transactions (dépenses ou crédits) liées aux hébergements peuvent être enregistrées et incluses dans les relevés. Elles peuvent être ponctuelles ou récurrentes, et sont liées à la fois au propriétaire et à l’hébergement.

Relevés

Vous pouvez générer des relevés pour des périodes spécifiques :

  • Relevés ponctuels ou récurrents (par exemple, mensuels)
  • Détail des versements, frais, taxes et charges additionnelles
  • Les commissions OTA sont importées automatiquement
  • Après traitement, les relevés peuvent être marqués comme payés

Créer un relevé propriétaire 

  • Menu de gauche → Avancé → Rapports → Relevés propriétaires.
  • Cliquez sur le propriétaire, puis + Relevé.
  • Choisissez le type :
    • Ponctuel : sélectionnez date de début et date de fin.
    • Récurrent : choisissez la fréquence et le premier jour.
  • Activez si vous souhaitez allouer le revenu par nuit de séjour.
  • Sélectionnez l’/les hébergement(s), puis Générer.

En savoir plus sur la création et la gestion des relevés propriétaires ici :

Téléchargement et partage les relevés

Les relevés peuvent être téléchargés en PDF ou XLS. Si le propriétaire est un utilisateur, il n’a accès qu’à ses propres relevés.

  • Trouvez le relevé à télécharger
  • Cliquez sur un propriétaire pour voir les relevés liés, ou cliquez sur Relevés
  • Ouvrez le relevé, puis Télécharger en bas à droite et choisissez le format
  • Pour plus d’infos : Télécharger vos relevés propriétaires

Accès utilisateurs

Vous pouvez ajouter des membres d’équipe dans la section Utilisateurs en ajoutant leur e-mail et en sélectionnant leur rôle. Ils recevront un e-mail d’invitation pour rejoindre Lodgify et créer leur mot de passe.

En savoir plus sur la gestion des utilisateurs dans cet article.

  • Une fois leur accès créé, vous devrez les affecter aux hébergements avec lesquels ils travaillent et, si besoin, modifier leurs autorisations.
  • Les personnes en charge du ménage devront accéder à leur calendrier de tâches via l’application principale Lodgify. Ils peuvent télécharger l’application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et utiliser le nom d’utilisateur et le mot de passe créés lors de l’inscription.
  • Les propriétaires, par défaut, n’ont pas accès à la version desktop des PM Modules. Ils devront accéder à leurs tâches via l’application Lodgify. Ils peuvent télécharger l’application 📱, appelée Lodgify - Vacation Rental App, et utiliser leurs identifiants.
    • Vous pouvez leur donner l’accès à la version desktop en activant l’autorisation « Can access PM Module features » + « Can access to PM modules website ».
    • Pour donner accès aux statistiques, en plus de l’autorisation ci-dessus, vous devez aussi activer « Can view revenue related charts » et/ou « Can view non-revenue related charts ». Cette option est visible uniquement sur la version web des PM Modules.
    • Depuis la version desktop, en allant dans la section Hébergement, ils pourront voir un calendrier et les disponibilités en lecture seule.
  • Le propriétaire peut également consulter les statistiques depuis le Control Center, sur l’app ou sur desktop.
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