Cancelar una reserva y hacer un reembolso si es necesario

Cancelar una reserva y hacer un reembolso si es necesario

Si te encuentras ante una cancelación de reserva y es posible que necesites hacer un reembolso al huésped. Esto depende de varias condiciones que van desde los métodos de pago utilizados hasta la política, cómo debes manejar la cancelación y procesar el reembolso. En el siguiente artículo, enumeraremos varios casos de uso que te brindarán una mejor comprensión de cómo manejar cada situación individual.

💡 Notas:

• Para que puedas estar al tanto de todas tus reservas, los huéspedes no pueden cancelar la reserva por sí mismos. Esto siempre deberá ser gestionado por el lado del propietario o la agencia de alquiler.
• Las reservas importadas de canales externos deben ser canceladas y reembolsadas de la siguiente manera:

Leer sobre:

• Caso de uso 1: Reserva con politica e workflow del preventivo habilitada, pagada con tarjeta de crédito y reembolso automático activado
• Caso de uso 2: Reserva con politica e workflow del preventivo habilitada, pagada con tarjeta de crédito pero reembolso automático desactivado, o pagada con Paypal, etc.
• Caso de uso 3: Reserva sin politica e workflow del preventivo

🔎 Caso de uso 1: Reserva con politica e workflow del preventivo habilitada, pagada con tarjeta de crédito y reembolso automático activado

Si deseas cancelar y reembolsar una reserva con las siguientes características:

• La reserva tiene una politica e workflow del preventivo activa,
• Has activado la función de reembolso automático en tu pasarela de tarjetas de crédito,
• La reserva fue pagada con tarjeta de crédito,

Entonces debes seguir los siguientes pasos para cancelar la reserva y así activar el reembolso automático.

💡 Nota: El reembolso automático solo está disponible para reservas de Lodgify que se hayan realizado a través de tu sitio web o creadas manualmente.

Como el reembolso se activa automáticamente, debes asegurarte de seleccionar la forma correcta de cancelación para reembolsar la cantidad correcta de dinero a tu huésped.

💡 Nota: No es posible realizar un reembolso parcial cuando la función de reembolso automático está activada.

Para cancelar y reembolsar, sigue estos pasos:

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Reservas.
2. Selecciona la reserva que deseas cancelar.
3. En la casilla de Presupuesto, clic en el Estado Acceptada y selecciona ya sea Cancelar y reembolsar todos los pagos (El propietario cancela), o El huésped cancela.
4. Aparecerá el control deslizante de mensajes donde puedes editar la plantilla de correo electrónico si es necesario y hacer clic en Enviar para informar a tu huésped sobre la cancelación. El reembolso programado se hará automáticamente, pero podría tardar hasta 4 horas en verse completado.

🔎 Caso de uso 2: Reserva con una politica e workflow del preventivo habilitada, ya sea pagada con tarjeta de crédito pero con el reembolso automático desactivado o pagada con Paypal, etc.

Si deseas cancelar y reembolsar una reserva con las siguientes características:

• La reserva tiene una politica e workflow del preventivo activa,
• Has activado la función de reembolso automático en tu pasarela de tarjetas de crédito pero la reserva no se pagó con tarjeta de crédito,
• No has activado la función de reembolso automático,

Entonces debes seguir los siguientes pasos para cancelar la reserva y hacer el reembolso.

Para las reservas con una politica e workflow del preventivo activa, el sistema calcula automáticamente la cantidad que debe reembolsarse según la política de cancelación.

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Reservas.
2. Selecciona la reserva que deseas cancelar.
3. En la casilla de Presupuesto, clic en el Estado Acordado y selecciona ya sea Cancelar y reembolsar todos los pagos (Cancela el propietario), o Cancela el huésped.
4. Aparecerá el control deslizante de Mensajes donde puedes editar la plantilla de correo electrónico si es necesario y hacer clic en Enviar para informar a tu huésped sobre la cancelación. 
5. Ahora necesitas hacer un reembolso manual. Para emitir el reembolso, ve a la casilla de Cobro del pago y haz clic en el icono + junto a la transacción que deseas reembolsar.

   Si la reserva fue pagada con...	entonces...
   Tarjeta de crédito	Selecciona Hacer un reembolso. 💡 Nota: Marcar como reembolsado solo sirve para actualizar tu registro de transacciones con un reembolso. Una nueva ventana se desliza donde puedes ver la cantidad que el sistema calculó automáticamente según la política de cancelación. 💡 Nota: Esta cantidad no se puede cambiar. En caso de que prefieras reembolsar una cantidad mayor, deberás realizar un reembolso adicional posteriormente. Luego marca la casilla para confirmar que tu pasarela de pago (Stripe, Braintree, Authorize.Net o Pagos Lodgify) reembolsará la cantidad confirmada al huésped. Se abre una nueva ventana para enviar un mensaje a tu huésped y notificarle sobre el reembolso emitido.
   Paypal, Transferencia Bancaria o Efectivo 💡 Nota: En este caso, los reembolsos en el Sistema de Reservas de Lodgify actualmente solo se realizan para asegurarse de que tus Registros de Transacciones estén actualizados y reflejen tus pagos recibidos/reembolsados correctamente. Aún necesitarás realizar el pago real a tu huésped a través de uno de los canales mencionados anteriormente.	Realiza el reembolso a tu cliente. Selecciona Marcar como reembolsado. Una nueva ventana se desliza donde puedes insertar la cantidad que reembolsaste. Se abre una nueva ventana para enviar un mensaje a tu huésped y notificarle sobre el reembolso que emitiste.

🔎 Caso de uso 3: Reserva sin politica ni workflow del preventivo

Si deseas cancelar y reembolsar una reserva con las siguientes características:

1. La reserva no tiene una politica ni workflow del preventivo,
2. Has activado la función de reembolso automático en tu pasarela de tarjeta de crédito,
3. La reserva fue pagada con tarjeta de crédito,

O

1. La reserva no tiene una politica ni workflow del preventivo activa,
2. Has activado la función de reembolso automático en tu pasarela de tarjeta de crédito
3. La reserva no fue pagada con tarjeta de crédito,

Luego sigue los siguientes pasos para cancelar la reserva.

💡 Nota: Por favor, ten en cuenta que sin una política activa, no se pueden realizar reembolsos automáticos, por lo que deberás hacer el reembolso manualmente.

1. Ve al menú de la izquierda y selecciona Reservas.
2. Selecciona la reserva que deseas cancelar.
3. Haz clic en el estado de la reserva (Reservada) y selecciona Rechazar en el menú desplegable.
4. El control deslizante de Mensaje aparecerá donde puedes editar la plantilla de correo electrónico si es necesario. Haz clic en Enviar para informar a tu huésped sobre la cancelación.
   💡 Nota: Esta notificación de correo electrónico automática solo aparecerá si tienes esta opción activada en tu Configuración de Notificaciones por Correo Electrónico.
5. Como la politica e workflow del preventivo está desactivada, no recibirás notificaciones solicitando reembolsar dinero al cliente, por lo que todos los reembolsos deberán ser manejados manualmente. Para emitir el reembolso, ve a la casilla de Recaudación de pagos y haz clic en el icono + junto a la transacción que deseas reembolsar.

   Si la reserva fue pagada con...	entonces...
   Tarjeta de crédito	Selecciona Hacer un reembolso. 💡 Nota: Marcar como reembolsado solo sirve para actualizar tu registro de transacciones con un reembolso. Una nueva ventana se desliza en la que puedes insertar la cantidad que deseas reembolsar. Luego marca la casilla para confirmar que tu pasarela de pago (Stripe, Braintree, Authorize.Net, o Pagos Lodgify) reembolsará la cantidad confirmada al huésped.  Una nueva ventana se abre para enviar un mensaje a tu huésped y notificarle del reembolso emitido.
   Paypal, Transferencia Bancaria o Efectivo 💡 Nota: En este caso, los reembolsos en el Sistema de Reservas de Lodgify actualmente solo se realizan para asegurarse de que tus Registros de Transacciones estén actualizados y reflejen tus pagos recibidos/reembolsados correctamente. Aún necesitarás realizar el pago real a tu huésped a través de uno de los canales mencionados anteriormente.	Selecciona Marcar como reembolsado. Una nueva ventana se desliza en la que puedes insertar la cantidad que reembolsaste. Una nueva ventana se abre para enviar un mensaje a tu huésped y notificarle del reembolso que emitiste.