Para crear pagos y facturas para todas las personas a las que necesitas pagar, como propietarios de alquiler, agentes de check-in, personal de limpieza y tú mismo, primero debes tener a todos estos destinatarios con sus estrategias de pago configuradas en el sistema y haber creado una declaración del propietario. Ahora podrás crear pagos para tus destinatarios y hacer que el sistema sepa para qué pagos has transferido el dinero.
Lee acerca de:
- Crear un informe de pago
- Editar partes de un pago
- Agregar elementos a un pago
- Crear pagos y pagos parciales
- Pagos parciales y seguimiento de transferencias de dinero
Crear un informe de pago
- Ve al menú de la izquierda, selecciona Avanzado y luego haz clic en Módulos PM.
- Haz clic en Declaraciones del propietario en la barra de menú izquierda.
- Ve a tus Liquidaciones y haz clic en Detalles:
- Una vez que hayas configurado tu estado de declaración del propietario, verás un botón para Crear Pago:
💡 Nota: Recuerda que solo podrás crear pagos si has configurado a tus destinatarios y sus estrategias. Este es el concepto que el sistema necesita saber para extraer los números correctos para cada pago.
Luego sigue estos pasos:
- Primero, deberás seleccionar un Destinatario.
- Ahora el sistema comenzará automáticamente a generar un informe de pago para el destinatario seleccionado en función de la estrategia de pago que previamente definiste para ellos.
- Una vez que el informe esté listo, se te presentará un Borrador de Pago que desglosará todas las ganancias de este destinatario en particular para cada reserva recibida durante las fechas establecidas en el estado de cuenta, y podrás editarlo y modificarlo como desees.
Editar partes de un pago
Si deseas editar alguna parte del pago de un destinatario, puedes hacerlo en cualquier momento antes de crear la factura. También debes tener en cuenta que si editas el pago de un destinatario, también deberás editar el pago de otro destinatario que reciba dinero del mismo concepto para equilibrar la operación. Debes entender una reserva como un pastel completo que debe repartirse en pedazos. Cada pedazo de pastel puede tener un tamaño diferente, pero la suma de todos los pedazos siempre debe sumar el 100% del pastel.
Las razones para editar un pago manualmente podrían ser:
- Necesitas agregar un costo de mantenimiento único (por ejemplo, para cambiar la lámpara del techo).
- Necesitas eliminar la tasa de limpieza de 1 reserva porque el cliente se quejó de una limpieza insuficiente, por lo que descuentas la tasa de limpieza para ellos.
- Necesitas modificar el porcentaje de comisión de la agencia de alquiler para 1 reserva (por ejemplo, imagina que durante la pandemia decidiste reducir los precios para obtener reservas y, según el descuento aplicado en tus precios, decides reducir tu comisión también, para equilibrar los esfuerzos entre tú como administrador y el propietario del alquiler).
🔎 Ejemplo de cómo editar el pago: Supongamos que como agencia de alquiler normalmente cobras una comisión del 12% (del precio de la reserva) a los propietarios de alquiler para administrar sus alquileres vacacionales, pero para una de las reservas incluidas en el estado de cuenta actual decides no cobrar ninguna comisión al propietario. En este caso, deberás editar el pago de esta reserva en particular en dos lugares diferentes:
- En el documento de pago del propietario: Modifícalo del 88% al 100% del precio de alquiler de esa reserva, y
- Edita el documento de pago de la agencia del 12% al 0% del precio de alquiler de la reserva (o simplemente elimínalo, según si desean conservar un registro de la reserva o no).
➡ Recuerda, el porcentaje total siempre debe ser 100%
Añadir elementos a un pago
Siempre deberás revisar el informe de pagos. En caso de que quieras añadir algo, desplázate hacia abajo hasta el final y haz clic en Añadir elemento. Esto podría ser cualquier cosa que no esté relacionada con la reserva y no sea pagada directamente por el huésped, como un gasto, una tarifa, un servicio o una reserva que no se haya generado automáticamente a partir de las reservas recibidas en Lodgify.
💡 Nota: El Tipo de Concepto que necesitas seleccionar depende, por ejemplo, de si necesitas facturar el monto al propietario o simplemente necesitas recuperar el dinero del propietario (por ejemplo, si compraste una lámpara para el propietario y ya tienes la factura de la tienda a nombre del propietario).
- Añade una Reserva, una Tarifa o un Impuesto que se incluirá en la factura del destinatario
- Añade Otro (para ingresos) o un Gasto (para cualquier gasto) que no se incluirá en la factura del destinatario.
💡 Nota: Al crear Gastos, el monto siempre debe ser negativo.
Como los elementos añadidos son externos a las reservas, no se aplican estrategias y, por lo tanto, tampoco se aplican porcentajes.
🔎 Ejemplo 1 de cómo añadir un elemento: Hubo un gasto adicional de 125€ por una lámpara rota en el alquiler, que no está relacionado con una reserva, el costo del servicio será cubierto por el propietario, pero la compañía de mantenimiento ha creado la factura a nombre de la agencia de alquiler.
En este caso, deberás hacer lo siguiente:
- Añade un Gasto de -125€ al pago del propietario. Ve al estado de cuenta y selecciona Crear Pago. Luego elige al propietario de la lista desplegable. Desplázate hacia abajo hasta el final de la página y haz clic en Añadir elemento. ➡ Selecciona Gasto como Tipo de concepto, elige el alquiler donde ocurrió este gasto, agrega una descripción y un valor fijo de -125€.
- Para equilibrar esto en tu estado de cuenta, debes añadir una Tarifa de 125€ al pago de la agencia de alquiler. Ve al estado de cuenta y selecciona Crear Pago. Luego elige a la agencia de alquiler de la lista desplegable. Desplázate hacia abajo hasta el final de la página y haz clic en Añadir elemento. ➡ Selecciona Tarifa como Tipo de concepto, elige el alquiler donde ocurrió esta tarifa, agrega una descripción y un valor fijo de 125€.
💡 Nota: En caso de que la agencia de alquiler haya comprado la lámpara para el propietario y ya tenga la factura de la tienda a nombre del propietario, aún necesitarás crear un Gasto para el propietario, pero para la agencia, el elemento añadido sería Otro.
Crear pagos y pagos parciales
Una vez que estés satisfecho con el informe de pagos, haz clic en Parece Correcto. Crear Pago. Podrás ver cada pago en el estado de declaración del propietario. Solo necesitas hacer clic en Ver Pagos.
⚠ Importante: Por favor, ten en cuenta que crear pagos en tu estado de declaración del propietario no significa que realmente haya movimiento de dinero. Esto simplemente asegura que tengas la cantidad exacta que necesitas pagar a tus destinatarios y puedas crear una factura. La transferencia de dinero real siempre deberá ser gestionada externamente a través de tu banco, etc.
Finalmente, también podrás descargar tus pagos y adjuntar documentos para referencia posterior (como facturas, recibos de transferencias, etc.).
💡 Nota: Una vez que hayas terminado de crear los pagos para cada destinatario que participe en el estado de declaración del propietario, ¡el monto en Ingreso Neto y el monto en Pago Realizado en el resumen de pagos de tu estado de declaración del propietario deberían coincidir exactamente! Por lo tanto, es muy importante que te consideres a ti mismo como un destinatario para que todos tus ingresos se reflejen y puedas ver de un vistazo si hay alguna incoherencia entre tus ingresos y tus pagos. Lee sobre las razones por las que el Ingreso Neto y los Pagos no coinciden.
Pagos parciales y seguimiento de transferencias de dinero
Si deseas saber si ya realizaste la transferencia de pago a uno de tus destinatarios o no, o simplemente quieres pagar una cantidad parcial de un alquiler a uno de tus destinatarios, puedes hacerlo con los Pagos Parciales. Esto sería, por ejemplo, el caso si también ofreces alquileres por períodos más largos y el huésped paga mensualmente. Entonces querrás pagar al propietario del alquiler también mensualmente, con pagos parciales en lugar del monto total de la reserva. Simplemente indica al sistema cuánto transferiste al destinatario, y el módulo de Declaraciones del propietario guardará esta información y te dirá si queda algo por pagar.
💡 Nota: Aunque la reserva sea a largo plazo, la reserva solo se considera en el estado de cuenta del período en el que fue la fecha de check-in, por lo que si deseas pagar al propietario en pagos parciales, debes hacerlo siempre desde el documento de pago del estado de cuenta correspondiente a la fecha de check-in de esta reserva en particular. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de lo que se ha pagado y lo que está pendiente en todo momento.
Para hacer un seguimiento de tus transferencias de dinero, sigue estos pasos:
- Ve a uno de tus estados de declaración del propietario y haz clic en Ver Pagos.
- Aquí verás la lista de todos los pagos que has creado para este estado de declaración del propietario . Para indicar al sistema cuánto transferiste realmente al destinatario, puedes hacer clic en Detalles.
Si está parcialmente pagado, también puedes Marcar como pagado. - Ahora haz clic en Pagos parciales, y selecciona Añadir/ver pago parcial. Luego inserta la cantidad que transferiste al destinatario.
💡 Nota: Si has pagado al destinatario el monto total de la reserva, haz clic en Marcar como Pagado.
💡 Nota: El Valor del Pago indicará el porcentaje del valor de la reserva que se ha pagado al destinatario, y todos los pagos parciales se marcarán en amarillo en tu lista de pagos, por lo que es fácil hacer un seguimiento de las reservas que aún tienen pagos pendientes.
Una vez que hayas verificado que todos tus pagos son correctos, puedes comenzar a crear facturas para tus destinatarios.