Check-in-Formular für Buchungen einrichten und senden

Sie können Check-In-E-Mails und SMS aktivieren, um die persönlichen Informationen Ihrer Gäste vor dem Check-in zu sammeln und zusätzliche Details bereitzustellen. Durch die Automatisierung des Versands von Erinnerungen für das Check-In-Formular erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, ausgefüllte Formulare zu erhalten, und vereinfachen den Check-in-Prozess, was ihn schneller und einfacher macht.

Die digitale Gästeregistrierung sammelt und übermittelt Informationen an lokale Behörden und erfüllt so die regionalen Vorschriften. Das online-Check-In-Formular konzentriert sich hingegen auf reservierungsspezifische Angaben wie Ankunftszeit oder benutzerdefinierte Fragen und übermittelt keine Daten an Behörden.
Sie können beide Formulare aktivieren oder nur eines davon. Wenn die digitale Gästeregistrierung aktiviert ist, werden alle Fragen, die bereits in diesem Formular abgedeckt sind, automatisch aus dem online-Check-In-Formular entfernt, um doppelte Eingaben zu vermeiden. 

💡 Hinweis: In der Lodgify Mobile-App können Sie das Check-in-Formular zur Buchung teilen, die Antworten der Gäste einsehen und bearbeiten.

Springen Sie zum Abschnitt:

• Konfigurieren Sie das Check-In-Formular
• SMS-Nachrichten konfigurieren
• Vorschau der Gastansicht
• Verwalten Sie die Informationen zum Check-In auf der Reservierung

Das Pre-Check-in-Formular konfigurieren

Um das Check-In-Formular zu konfigurieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Online-Check-In in der linken Menüleiste.
3. Klicken Sie nun auf Check-in-Formular und aktivieren Sie den Schalter, um es zu aktivieren.
4. Sie können die Fragen auswählen, die im Check-In-Formular an den Gast gestellt werden sollen. Jede ausgewählte Frage ist für die Gäste verpflichtend.
5. Sie können auch benutzerdefinierte Fragen hinzufügen, die die Gäste mit Text beantworten können.
   💡 Hinweis: Fragen werden automatisch in die Sprache des Check-In-Formulars übersetzt.
6. Vergessen Sie nicht, nach dem Hinzufügen aller Fragen auf Speichern zu klicken.

Sie können auch die E-Mail anpassen, die an den Gast gesendet wird, um ihn aufzufordern, das Check-In-Formular auszufüllen. Um die Standard-E-Mail und die Sendeeinstellungen zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie auf online-Check-In in der linken Menüleiste.
3. Klicken Sie nun auf Automatisierte Nachrichten und aktivieren Sie den Schalter, um es zu aktivieren.
   
   💡 Hinweis: Automatische Nachrichten können nur eingeschaltet werden, wenn das Formular aktiviert ist.
    
4. Sie können den Text der Standard-E-Mail ändern und in verschiedene verfügbare Sprachen für diese E-Mail übersetzen:
   💡 Hinweis: Der Platzhalter {{CheckinFormLink}} ist obligatorisch, da er die Gäste zum Check-In-Formular weiterleitet.
5. Dann können Sie konfigurieren, wie oft und wann diese E-Mails vor dem Check-in-Datum oder nach dem Buchungsdatum gesendet werden sollen.
   Sie können maximal 4 E-Mails senden. Wenn Sie weniger senden möchten, z. B. 2, wählen Sie einfach aus, wann die erste und die letzte E-Mail gesendet werden sollen, und setzen Sie die anderen beiden auf Keine.
   ⚠️ Wichtig: Bitte achten Sie auf die Zeitplan-Logik in Bezug auf das Check-in-Datum und das Buchungsdatum. Wenn Sie festlegen, dass die erste E-Mail "20 Tage" gesendet werden soll, wird sie im ersten Szenario 20 Tage vor dem Check-in-Datum gesendet; im zweiten Szenario wird sie 20 Tage nach dem Buchungsdatum gesendet.
6. Sie haben die Möglichkeit, das Kontrollkästchen zu aktivieren, um das automatische Senden des Check-In-Formulars zu ermöglichen, wenn ein Gast am Tag des Check-ins eine Reservierung vornimmt. Dies gilt für Reservierungen mit dem Status Gebucht.
    
7. Sie können auch konfigurieren, dass SMS-Nachrichten gesendet werden.
8. Sie können wählen, einige Ihrer Unterkünfte zu entfernen, damit das Formular für diese nicht gesendet wird. Check-In-Formulare werden automatisch zwischen 13:00 und 14:00 Uhr UTC gesendet.
   💡 Hinweis: Airbnb-Gäste erhalten das Check-In-Formular in ihrem Airbnb-Posteingang, nicht per E-Mail.
9. Vergessen Sie nicht, am Ende der Seite auf Speichern zu klicken.

⚠ Wichtig: Die E-Mail des Pre-Check-in-Formulars enthält Ihr Firmenlogo und Ihren Firmennamen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie das Logo hochladen und den Firmennamen in Ihren Teameinstellungen sowie in Ihren PM-Module einfügen.

💡 Hinweis: Wenn der Gast das Formular erhält, aber noch keine Fragen beantwortet hat, werden alle Änderungen, die Sie vornehmen, das erhaltene Formular aktualisieren. Sobald sie mit dem Ausfüllen beginnen oder es abgeschlossen haben, wirken sich zukünftige Änderungen nicht mehr auf dieses spezifische Formular aus.

SMS-Nachrichten konfigurieren

Sie können die Erinnerungen für das Check-In-Formular auch per SMS versenden. Diese Funktion ist in Ihrem Abonnement ohne zusätzliche Kosten enthalten.
Um den SMS-Dienst zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Online-Check-In im linken Menü.
3. Klicken Sie nun auf Automatisierte Nachrichten und aktivieren Sie den Schalter, um es zu aktivieren.💡 Hinweis: Automatisierte Nachrichten können nur aktiviert werden, wenn das Check-In-Formular aktiviert ist.
4. Jetzt können Sie auswählen, mit welcher Erinnerungs-E-Mail des Check-in-Formulars dieses SMS gesendet werden soll:
5. Geben Sie dann Ihre SMS-Absender-ID ein, die als Absender der SMS an Ihre Gäste angezeigt wird.
   💡 Hinweis: Dies wäre normalerweise Ihr Firmenname oder etwas, mit dem Ihre Gäste in Verbindung stehen. 

Die SMS wird wie folgt aussehen (der Text ist standardisiert und kann nicht geändert werden):
💡 Hinweise:

• Wenn Sie den SMS-Dienst erneut deaktivieren möchten, können Sie einfach Keine SMS versenden in den Versandoptionen auswählen, und die Änderungen werden sofort wirksam. So können Sie es einfach für ein paar Tage ausprobieren.
• Der SMS-Dienst ist nur in Verbindung mit einem aktiven Check-In-Formular verfügbar.

Vorschau der Gastansicht

Hier sehen Sie eine Vorschau dessen, was der Gast sieht, wenn das Check-in-Formular für Buchungen an ihn gesendet wird:

1. Wenn der Gast den Link zum Check-in-Formular für Buchungen öffnet, sieht er die Seite, auf der er das Formular ausfüllen kann:
   
2. Nachdem der Gast die Informationen im Check-in-Formular für Buchungen ausgefüllt hat, wird er – sofern das digitale Gästeregistrierungsformular aktiviert ist – automatisch dazu eingeladen, dieses ebenfalls auszufüllen:
3. Schließlich wird der Gast, wenn er das Gastportal aktiviert hat, nach Abschluss seiner Angaben automatisch dorthin weitergeleitet.

Verwalten Sie die Informationen zum Check-In auf der Reservierung

Sie können das Check-In-Formular manuell an den Gast aus der Reservierung senden und Änderungen an den enthaltenen Informationen vornehmen.

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Buchungen.
2. Wählen Sie die Reservierung aus, die Sie verwalten möchten, und scrollen Sie dann nach unten zum Abschnitt Online-Check-In.
3. Von hier aus können Sie:
   • Klicken Sie auf Nachricht schicken, um das Check-In-Formular manuell an Ihren Gast zu senden.
     
   • Sehen Sie sich die Historie der vorherigen E-Mail-Sendungen an und sehen Sie, wann das Formular ausgefüllt wurde.
     
   • Sehen Sie sich die im Check-In-Formular ausgefüllten Informationen an:
     
   • Bearbeiten oder hinzufügen Sie manuell Informationen im Check-in-Formular im Namen des Gastes hinzu, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken:
     
     💡 Hinweis: Sie können die Antworten des Check-in-Formulars auch in den Buchungsnotizen der PM-Module einsehen.