Gäste-Rechnungen senden und verwalten

Gäste-Rechnungen ermöglichen es Ihnen, ganz einfach Rechnungen für direkte und manuelle Reservierungen zu erstellen und mit Gästen zu teilen. Dies kann ebenfalls als Lösung dienen, wenn Sie zum Beispiel einem Gast eine Quittung zur Verfügung stellen müssen.

⚠︎ Wichtig: Rechnungen sind nur für Reservierungen ab dem 1. Januar 2024 verfügbar.

Springen Sie zum Abschnitt:

• Eine Rechnung erstellen
• Eine Rechnung senden
• Eine Rechnung bearbeiten
• Rechnungseinstellungen verwalten

Eine Rechnung erstellen

Sie können eine Rechnung für Ihre direkten, manuellen und OTA-Buchungen mit den Angebotsdetails erstellen.

• Wenn auf keine Rechnungsposition Umsatzsteuer angewendet wird, erscheint die Spalte „Umsatzsteuer“ nicht auf der Rechnung.
• Wenn eine Buchung über einen OTA eingeht und die Umsatzsteuer in Lodgify eingerichtet ist, wird sie automatisch auf die entsprechenden Positionen angewendet. Sie erscheint sowohl in der Spalte „Umsatzsteuer“ als auch im Zusammenfassungsbereich – selbst wenn der OTA keine detaillierte Aufschlüsselung der Umsatzsteuer bereitstellt.
• Wenn eine Buchung über einen OTA erfolgt ist und lokale oder staatliche Steuern als separate Posten aufgeführt sind, werden diese Steuern einzeln in der Rechnung angezeigt, mit dem Gesamtbetrag in der Zusammenfassung.

Folgen Sie diesen Schritten, um eine Rechnung zu erstellen:

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Reservierungen.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung. Von hier aus klicken Sie auf Rechnung erstellen:
   💡 Hinweis:
   • Die Details der Rechnung basieren auf der Reservierung zum Zeitpunkt der Erstellung. Wenn Sie später neue Elemente zum Angebot hinzufügen (z.B. eine zusätzliche Gebühr), sie können auf die drei Punkte klicken und auf Erneuern, um es mit den neuen Elementen zu aktualisieren.
   • Rechnungen können um Mitternacht, einen Tag nach dem Check-out und für alle Gebuchten Reservierungen erstellt werden, wenn Sie die manuelle Rechnungserstellung verwenden.
   • Das Rechnungs-PDF wird in der im Profil Ihres Lodgify-Kontos festgelegten Sprache erstellt und gesendet.
   • Rechnungen werden in derselben Währung wie das Angebot erstellt.
   • Es ist nicht möglich, Rechnungen zu löschen oder ungültig zu machen.
3. Sobald die Rechnung erstellt ist, sehen Sie die Rechnungsnummer und das Erstellungsdatum.
   Sie können auf die drei Punkte klicken, um die Rechnung entweder als PDF herunterzuladen, Erneuern, zu senden ode zu bearbeiten.

Wenn die Buchung storniert wird, wird eine Rechnung mit dem Betrag der Stornogebühr erstellt. Dies gilt nicht für Buchungen, die über OTAs stammen.
Wenn bereits eine Rechnung mit dem vollständigen Buchungsbetrag erstellt wurde, wird sie nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die Rechnung manuell neu erstellen, um die Stornogebühr korrekt anzuzeigen. Bitte beachten Sie, dass die Rechnungsnummer gleich bleibt, wenn die Rechnung nach der Stornierung neu erstellt wird.

Eine Rechnung senden

Senden Sie eine Rechnung per E-Mail

Um die Rechnung per E-Mail an Ihre Gäste zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Ihrer Reservierung und navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie An Gast senden.
   
2. Die Rechnung wird automatisch an die in der Reservierung eingegebene E-Mail-Adresse gesendet.
   💡 Hinweis: Sie können die Details der gesendeten Nachricht in Ihrem Posteingang einsehen.

Nachrichtinhalt ändern

Der Gast erhält eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang.
Wenn Sie die Nachricht in der E-Mail ändern möchten, die an den Gast gesendet wird, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Klicken Sie im Seitenleistenmenü auf Benachrichtigungen.
3. Klicken Sie unter Zahlungen auf das Stiftsymbol neben Gast benachrichtigen, wenn der Eigentümer eine Rechnung sendet.
4. Hier können Sie die E-Mail-Nachricht bearbeiten. Denken Sie daran, den Inhalt gegebenenfalls zu übersetzen, und klicken Sie auf Speichern.
   Die nächste Rechnungs-E-Mail wird diesen aktualisierten Inhalt enthalten.

Eine Rechnung bearbeiten

Sie können eine Rechnung bearbeiten, um die Informationen Ihres Unternehmens, die Gästedaten auf dieser speziellen Rechnung und Notizen zu aktualisieren.

Folgen Sie diesen Schritten, um dies zu tun:

1. Gehen Sie zu Ihrer Reservierung und navigieren Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Bearbeiten.
   
2. Es öffnet sich ein Schiebefenster, in dem Sie die Unternehmens- und Gästedaten bearbeiten können, die auf der Rechnung erscheinen.
   💡 Hinweis: Achten Sie darauf, die Pflichtfelder, die mit einem roten * markiert sind, auszufüllen.
3. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Die aktualisierten Informationen werden im System gespeichert und Sie können auf die drei Punkte klicken, um die Rechnung herunterzuladen, falls erforderlich.

Rechnungseinstellungen verwalten

In Ihren Rechnungseinstellungen können Sie Ihre Rechnungsvorlage anpassen, Unternehmensinformationen, Gästedaten, Notizen, Rechnungsnummerierung und automatische Generierungseinstellungen aktualisieren.

Um auf Ihre Rechnungseinstellungen zuzugreifen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Gehen Sie in das Menü auf der linken Seite und wählen Sie Einstellungen.
2. Scrollen Sie im linken Menü nach unten und klicken Sie auf Rechnungseinstellungen.

Hier sind die Einstellungen, die Sie ändern können:

• Manuelle oder automatische Rechnungserstellung
  Klicken Sie auf den Schalter, um zwischen manueller und automatischer Rechnungserstellung zu wechseln.
  • Bei manueller Auswahl erstellen Sie Rechnungen einzeln, indem Sie für jede Reservierung auf die Schaltfläche Erstellen klicken.
  • Bei automatischer Auswahl werden Rechnungen automatisch erstellt und auf der Seite mit den Reservierungsdetails gespeichert. Wenn Sie die automatische Auswahl wählen, werden Sie aufgefordert, die Option für die automatische Nummerierung von Rechnungen auszuwählen, um sicherzustellen, dass alle Rechnungen eine Nummer erhalten.
    Sie können auswählen, ob Rechnungen erstellt werden sollen:
    • Nach dem Check-out-Datum: um Mitternacht am Tag nach dem Check-out,
    • Nach Bestätigung der Buchung: sobald eine Reservierung den Status Gebucht erreicht.
      
      
• Rechnungsnummerierung
  
  • Automatische Reihenfolge: Sie können ein benutzerdefiniertes Präfix und eine Anfangsnummer festlegen, um automatisch fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben.
    Zum Beispiel: Wenn Sie AB-1000 als Anfangsnummer festlegen, werden Rechnungen als AB-1000, AB-1001, AB-1002 usw. generiert.
  • Manuell: Diese Option verwendet das Standardnummerierungsformat von Lodgify, beginnend bei 1 ohne Präfix. Sie können das Nummerierungsformat manuell aktualisieren, indem Sie die Rechnung auf der Seite mit den Reservierungsdetails bearbeiten.
• Unternehmensinformationen
  Sie können Unternehmensinformationen aktualisieren und ein Logo hochladen, das auf der PDF-Rechnung angezeigt wird.
• Gästeinformationen
  Sie können die Gästeinformationen auswählen, die standardmäßig auf Rechnungen angezeigt werden.